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A abertura de um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) não é um processo muito fácil de realizar. Para conseguir esse número que é tão importante para provar a existência de uma empresa, profissionais da área contábil fazem diversos procedimentos burocráticos, criam a razão social, fazem a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) e muito mais.
Esses profissionais também definem o regime tributário das organizações que começarão a operar no mercado, determinam a natureza jurídica e enquadram nos tipos societários quando for necessário. Os contadores também resolvem outros problemas, como CNPJ inapto ou inativo, informam aos gestores como cumprir as exigências legais e tributárias para evitar problemas com a fiscalização.
Quer obter dicas de como resolver o problema de CNPJ inapto de seus clientes? Prossiga e descubra por que isso acontece!
Entenda o que significa o CNPJ inapto
CNPJ inapto é uma consequência que as empresas enfrentam quando ficam por dois anos consecutivos sem realizar as declarações fiscais ou pagar os tributos devidos ao Estado, ou à Receita Federal. A omissão pode decorrer da falta de entrega da Relação Anual de Informações e Salários (RAIS) durante 24 meses, motivo pelo qual o fisco identifica a situação cadastral inapta.
Segundo as regras da Receita Federal, uma pessoa jurídica pode ser declarada ainda como suspensa se somente parte das obrigações fiscais forem descumpridas. Nesse caso, é possível que seja realizada uma investigação por inconsistência nos dados ou suspeita de fraude. O CNPJ pode apresentar a situação baixada se ele foi descontinuado.
Isso não pode ser modificado e acontece se, durante 5 anos, as exigências legais da empresa foram ignoradas pelo proprietário ou se ele próprio pediu a baixa. Já a situação nula é inserida quando não há mais qualquer possibilidade de reativação do CNPJ em decorrência do envio de declarações de Imposto de Renda (IR) com erros ou comprovação de fraudes.
Descubra por que o CNPJ fica inapto
Como você pode ver, o CNPJ fica inapto quando a empresa deixar de realizar o envio das obrigações acessórias ou declarações obrigatórias durante dois anos seguidos, conforme o prazo estipulado pela legislação vigente. A contagem inicia no momento em que o contribuinte omite as informações que precisam ser apresentadas mensal ou anualmente. Confira alguns motivos para a inaptidão:
- ausência de envio de contribuições SPED EFD (Sistema Público de Escrituração Digital);
- falta de entrega da guia de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e de informações ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
- omissão da Relação Anual de Informações e Salários (RAIS);
- não apresentação da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- inexistência de declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS);
- falta de envio da Declaração Anual Simplificada do Microempreendedor Individual (Dasn-Simei).
Uma maneira eficaz de evitar perdas de prazos de envio das declarações e de pagamento de tributos é organizar um calendário que contenha todas as datas de entregas. Utilize essa ferramenta e consulte-a para garantir que os seus clientes estejam com a situação fiscal em ordem diante dos órgãos competentes. Implemente rotinas fiscais em seu escritório.
Esses são alguns exemplos de obrigações acessórias federais, no entanto, para evitar que esse tipo de situação aconteça, é importante implementar rotinas fiscais dentro da empresa.
Confira as diferenças entre CNPJ inapto e inativo
O CNPJ inativo difere do inapto, pois indica que o contribuinte não fez movimentações operacionais, patrimoniais ou financeiras no período de 30 dias. A consequência de ficar com as atividades completamente suspensas leva à inativação do cadastro realizada pela Receita Federal depois de um mês que as operações foram interrompidas pelo gestor.
Compreenda as principais consequências de ter CNPJ inapto
A empresa que tiver o seu CNPJ declarado inapto enfrenta diversas consequências negativas. Os documentos fiscais eletrônicos emitidos são nulos, a sua inscrição pode ser baixada, e o contribuinte ser impedido de realizar novas inscrições. Não será mais possível fazer cadastros com a numeração, e os sócios serão responsáveis por eventuais débitos.
Empresas com CNPJ inaptos podem ter a sua razão social inscrita no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal (Cadin) e serão impedidas de participar das concorrências públicas. Diante disso, a empresa inapta não poderá movimentar contas bancárias e muito menos realizar operações comerciais ou emitir nota fiscal, por exemplo.
O CNPJ inapto impede a realização de vendas antes de a situação ser regularizada pelo contribuinte. Caso o empresário queira regularizar a empresa, o contador precisará fazer um levantamento das informações que não foram transmitidas aos órgãos fiscalizadores no período de 24 meses. É fundamental efetuar as escriturações fiscais e as declarações faltantes.
Veja o que precisa fazer para resolver esse problema
Para solucionar o problema dos seus clientes, você precisa observar quais declarações e pagamentos não foram feitos dentro do prazo legal. Os contadores verificam isso no site do e-CAC, no campo “Certidões e Situação Fiscal”. Clique em “Consulta Pendências” e depois nos termos “Situação Fiscal”. Confira adiante o que precisa ser feito para colocar tudo em ordem!
Verifique as pendências do CNPJ
O primeiro passo para regularizar um CNPJ inapto é acessar as informações e descobrir todas as pendências legais que aparecem no portal do e-CAC. Ao verificar a situação fiscal, o profissional da contabilidade poderá informar ao contribuinte o que deve fazer e quais documentos terão que ser entregues à Receita Federal para regularizar o cadastro.
Apresente as declarações em atraso
Reúna todos os comprovantes de pagamentos e a documentação exigida pela fiscalização para iniciar a regularização. Preencha as declarações anteriormente omitidas e envie-as pelo site da Receita Federal. Se estiver regularizando um CNPJ de microempreendedor individual (MEI), é possível regularizar o cadastro com facilidade no portal do Simples Nacional, bem como pedir o parcelamento de eventuais débitos.
Pague as multas
É necessário pagar as dívidas em atraso e as multas aplicadas pelo órgão responsável para que o CNPJ seja regularizado. A mudança aparecerá assim que houver o processamento desses pagamentos, e a empresa constará como ativa novamente. O valor das penas pecuniárias pode variar, dependendo da situação fiscal e do tipo de empresa declarada inapta.
Viu como é fácil resolver situações que envolvem CNPJ inapto? Saiba que existem sistemas tecnológicos que facilitam a realização das atividades contábeis e que evitam as perdas de prazos. Alguns softwares específicos podem agilizar as suas rotinas, facilitar a conquista de novos clientes e evitar futuros transtornos que poderiam abalar a reputação de um profissional.
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