O business intelligence na contabilidade surgiu como uma forma de auxiliar o árduo processo de tomada de decisão. Antes desse conceito, muitas vezes, as escolhas eram feitas com base em aleatoriedades sem qualquer critério específico. Pode ser difícil acreditar, mas não era raro que estratégias fossem montadas sobre os sentimentos do dono da empresa a respeito do mercado em geral.

Para explicar melhor o significado desse novo momento vivido pelas companhias de todos os ramos, trouxemos a você este incrível artigo. Nele, nós vamos explicar a você o conceito de B.I. Você conhecerá as vantagens de aplicar essa metodologia em um escritório contábil e saberá, também, os passos necessários para adotar este incrível avanço. Não perca mais tempo e leia agora mesmo!

O que é business intelligence?

Imagine o que deve ser feito para extrair todos os dados contidos em uma grande pilha de papel que contém todas as notas fiscais de determinada organização. Pois é, agora considere organizar todas essas informações e produzir relatórios a partir delas. É um enorme trabalho, não é mesmo?

Antigamente, esse processo era inviável, por mais que levasse vantagens a uma empresa. No entanto, com a evolução dos sistemas informatizados, todos os procedimentos relatados anteriormente puderam tornar-se automáticos. Assim, a análise dessa grande carga de dados fez-se possível, e, com isso, importantes insights sobre um negócio podem ser conseguidos: trata-se do B.I. ou, como é mais popularmente conhecido, business intelligence.

Esse novo conceito toma para si a tarefa de analisar uma massa enorme de informações produzidas por uma companhia e torná-la útil, de forma a guiar a tomada de decisões ao nível estratégico. Quando aplicada ao setor contábil, pode constituir-se em grande diferencial competitivo, pois a contabilidade é naturalmente grande geradora de dados.

Quais são as vantagens de aplicar business intelligence na contabilidade?

Os ganhos obtidos com a adoção dessa nova metodologia são fantásticos. Ser guiado por uma cultura orientada a dados pode trazer uma evolução nunca vista. Acompanhe, a seguir.

Maior assertividade na tomada de decisões

O business intelligence é capaz de proporcionar um novo modelo ao processo de tomada de decisões. Como a cultura passa a ser orientada por dados, é perfeitamente possível saber qual foi o caminho trilhado até o momento. Com isso, a visão para onde se vai é bem mais clara. Em outras palavras: nada mais de decidir com base em emoções ou, até mesmo, “achismos”. Isso acaba com o B.I. sendo implementado na organização. O comportamento passado é mapeado por meio dos números, e é possível definir as ações estratégicas necessárias ao alcance dos objetivos propostos.

Gerenciamento preciso de indicadores de performance

O B.I. é um grande aliado (senão o maior) da gestão que se baseia em indicadores de performance. Fazer um planilhamento de modo detalhado com uma grande carga de dados à disposição pode mostrar exatamente os caminhos percorridos pela empresa até então e os pontos de melhorias e acertos praticados.

Análise de dados voltada para a estratégia da empresa

Um escritório contábil que se utiliza de B.I. é capaz de enxergar oportunidades aos seus clientes em meio a um mar de números. Perceba que uma nova postura de trabalho é adotada com o business intelligence: os dados não são mais conferidos, mas, sim, analisados em busca de informações que sejam úteis ao alcance da estratégia traçada pela companhia.

Como implementar o business intelligence no setor contábil?

Para que esse tipo de estratégia alcance o sucesso, é necessário seguir algumas recomendações implícitas ao modelo de trabalho. Acompanhe, a seguir, quais são as principais.

Recorra a um sistema de gestão

Conforme a cultura de dados evoluiu e passou a fazer parte das decisões estratégicas das organizações, os sistemas de gerenciamento também evoluíram no mesmo ritmo. Isso quer dizer que as ferramentas atuais já são pensadas para atender a essa demanda. Dessa forma, é extremamente aconselhável recorrer a um sistema que proporcione um processo de coleta e armazenamento dos dados, já voltado para posterior análise. Um sistema de gestão direcionado para o B.I. facilita muito todo o procedimento e traz agilidade para esse novo foco do trabalho.

Defina a estrutura de dados

Definir a estrutura dos dados significa dizer que o processo de coleta, armazenamento e análise seguirá um procedimento formal e bem-definido. Isso é necessário para que as informações necessárias sejam geradas de forma mais proveitosa possível.

Ou seja, não é suficiente ter uma grande massa de dados armazenada em um computador ou mesmo na nuvem: a estruturação deles deve permitir que somente as informações úteis ao negócio possam ser aproveitadas. Mais ainda, a geração de relatórios pontuais deve ser considerada, de modo que a equipe possa extrair insights úteis do alto volume de informações coletadas.

Torne o processo inclusivo

Não caia no erro de pensar que os dados devem ser acessíveis apenas à diretoria da empresa. Eles devem ser compartilhados para que todos os funcionários de todos os setores possam ter ideias produtivas a respeito do trabalho que desempenham.

Isso quer dizer que a cultura de tomada de decisão orientada a dados deve contar com a participação de todos. Claro que o acesso deve ser controlado. Mas o importante é que todos colaborem da forma que puderem, pois, assim, a produtividade pode ser aumentada incrivelmente e ideias verdadeiramente inovadoras podem surgir.

Tenha serviços especializados à disposição

Certamente, não há como ter toda a expertise necessária para implementação do B.I. “dentro de casa”. As especificidades de cada etapa de um projeto desses são muito grandes e vão desde a implementação de um sistema de gestão adequado até a construção de um armazém (virtual) de dados.

Dessa forma, é necessário contar com parceiros de negócios que desempenham essas atividades com maestria. Não perca tempo tentando desenvolver soluções que não domina. Delegue as atividades secundárias e foque as energias de seu time no desenvolvimento de habilidades que farão sentido no longo prazo.

O business intelligence na contabilidade já é uma realidade — esteja certo disso. Cabe a cada escritório contábil pesar as vantagens desse novo modelo de trabalho e decidir se é melhor adotá-lo ou não. No entanto, as experiências de cases de sucesso informam-nos que ter uma cultura de tomada de decisões orientadas por dados pode ser grande aliada em um mercado que se mostra cada vez mais competitivo.

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