A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída, ou simplesmente EFD-Reinf, é um subprojeto do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) que possibilita aos contribuintes o envio de informações relacionadas às retenções e de natureza fiscal. Mas, como fazer adaptação da EFD-Reinf da melhor forma? Vamos descobrir neste artigo.

Este ano, a partir do dia 1º de maio, a EFD-Reinf passa a ser obrigatória para pessoas jurídicas que tenham faturado valor superior a R$ 78 milhões no ano de 2016 e, a partir do dia 1º de novembro, para empresas que tenham obtido faturamento de até 78 milhões, tendo o mesmo ano de referência.

Em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social), a EFD-Reinf substituirá as informações contidas em outras obrigações acessórias, como o Bloco P da EFD-Contribuições.

Quem está obrigado a entregar?

De forma mais específica, estão obrigadas a enviar a Reinf: as pessoas jurídicas que retém PIS, COFINS, Contribuição Previdenciária, Contribuição Social sobre Lucro Líquido e que tenham recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.

Além disso, entidades promotoras de eventos esportivos, associações desportivas que mantém equipe de futebol profissional, produtores rurais ou pessoas jurídicas da agroindústria também devem cumprir essa demanda.

Adaptação da EFD-Reinf: como se preparar?

Por sua obrigatoriedade iniciar este ano e por se tratar de uma escrituração nova, é natural que muitas empresas ainda estejam em processo de adaptação e atualização de seus sistemas para a nova obrigação.

É por meio dela que será informado eventos, tais como a retenção da contribuição previdenciária sobre os serviços tomados e prestados, visto a cessão de mão de obra ou empreitada, comercialização da produção e na apuração da contribuição previdenciária substituída pelas agroindústrias e demais produtores rurais, dentre outros.

Mesmo que os eventos a serem informados sejam poucos, é preciso atenção na hora de implantar a EFD-Reinf. Nesse sentido, enumerei algumas dicas que podem ajudar você e sua empresa no processo de atualização desse sistema. Vamos lá?

1. Defina um profissional responsável

A primeira dica é muito importante! É necessário que você busque por um profissional, um colaborador dentro da organização, que tenha a responsabilidade de encabeçar a implantação da EFD-Reinf.

O que se tem hoje são muitas dúvidas a respeito desta obrigação, não se sabe se é de responsabilidade do setor fiscal, ou do setor financeiro ou ainda do departamento pessoal. Diante deste contexto, o mais adequado é definir uma pessoa que será a dona do projeto.

2. Analise a estrutura tecnológica da sua empresa

Por se tratar de uma obrigação nova, muitas empresas podem não estar preparadas para ela. Então, verifique a estrutura tecnológica de computadores e sistemas para identificar se o processo de adaptação a EFD-Reinf será simples ou não.

3. Faça um mapeamento das informações

Atente-se às informações que devem ser enviadas. Para não cometer nenhum erro ou omissão, faça um mapeamento dos dados que são contemplados pela EFD-Reinf, como as retenções, a contribuição previdenciária substituída, dentre ouros. 

Todos os processos que precisam ser entregues devem ser mapeados.

4. Capacite os colaboradores

Os profissionais que atuam em sua empresa devem estar capacitados para lidar com a EFD-Reinf. Invista no treinamento e na profissionalização deles a respeito das etapas, do que é preciso ser feito para cumprir esta obrigação.

5. A gestão também deve participar

É preciso que a gestão da empresa se conscientize sobre a importância dessa obrigação acessória. Trata-se de um projeto grande para a organização, cuja gestão tem que participar e acompanhar de perto as etapas.

Por fim, apesar da adaptação da EFD-Reinf parecer um processo burocrático, é só ficar atento as regras e prazos de envio. E lembre sempre de buscar informações e ficar atento a qualquer mudança.

Você também pode acompanhar as nossas redes sociais e blog da Fortes Tecnologia, estamos sempre transmitindo informações e trazendo novidades sobre a EFD-Reinf. Em breve, teremos um webinar gratuito onde você vai poder tirar suas dúvidas com nossos especialistas ao vivo sobre o assunto. Não perca!