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GFIP é mais uma sigla que os contadores têm que conviver no dia a dia no trabalho, a exemplo do CSLL e SST no eSocial. Ela diz respeito a um documento criado para fazer o recolhimento dos valores do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e também da Previdência Social. A GFIP ainda é responsável por acrescentar dados que comprovam e tornam mais fácil o acesso ao tempo de contribuição dos segurados.
Esse documento também é responsável por reduzir a burocracia nas solicitações referentes à Previdência Social. Isso acontece porque a obrigação passou a ser realizada por meio magnético, por meio do SEFIP, sistema que faz a geração dos dados e também a impressão da guia.
A GFIP não é um documento novo, pois foi criado há mais de 20 anos, mas muitos contadores ainda têm dúvidas a respeito da geração e o envio da guia, o que resulta em multas e outras sanções que podem onerar as empresas.
Para ajudar você a saber mais sobre GFIP, preparamos este artigo. Acompanhe!
O que é GFIP?
A Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) é um serviço do governo criado em 1999, e sua função é substituir a GRE. Com isso, a guia passou a fazer a substituição dos valores do FGTS, que é responsável por fazer a promoção de benefícios aos empregados que trabalham com carteira assinada no país e, por isso, são amparados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Tanto instituições públicas quanto privadas devem fazer a documentação, e uma das funções da GFIP é consolidar os dados trabalhistas de todos os trabalhadores que possuem direito aos benefícios previdenciários.
Qual sua função?
A GFIP tem como principal função promover a coleta de informações previdenciárias dos empregados em regime CLT brasileiros, e o envio dos valores referentes aos pagamentos dos trabalhadores ao INSS, referente ao fundo de garantia de todos os funcionários de uma empresa.
Contudo, o repasse das quantias é apenas uma das etapas do envio das informações da GFIP. É necessário que as empresas, por meio de seus contadores e profissionais do setor de departamento pessoal e também financeiro, devem detalhar uma série de dados acerca dos funcionários, a exemplo de vínculos empregatícios e remuneração. Com essas informações, o INSS pode fazer o gerenciamento dos direitos dos beneficiários.
Nesse cenário, a GFIP é de fundamental relevância devido ao fato de que possibilita ao INSS ter um controle maior dos dados dos usuários, além de tornar mais fácil a auditoria das companhias pela Receita Federal. O manuseio e manutenção dessas informações, ao constar em um sistema, contribui para uma maior agilidade dos atendimentos nos postos do INSS.
Outros benefícios ainda podem ser usufruídos com a adoção do GFIP, como a possibilidade de organizar e consultar os dados de cada trabalhador de maneira individual.
É sempre bom lembrar que o envio do documento na data correta é capaz de assegurar que a empresa esteja em dia com as suas obrigações fiscais e trabalhistas, e evita questões como o pagamento de multas e a fiscalização. Vale lembrar que os trabalhadores também podem ser prejudicados devido à alimentação de dados errados no sistema.
Isso porque, os erros relacionados ao envio da guia de recolhimento podem fazer com que os empregados não tenham mais direitos a alguns benefícios do INSS. Por esse motivo, trata-se de um dos documentos mais importantes na gestão contábil de uma empresa.
Portanto, fica mais fácil entender que a GFIP tem a função de otimizar os processos burocráticos e necessários para o com andamento das atividades envolvendo as questões de departamento pessoal das empresas. Além disso, ainda é capaz de garantir mais segurança para as informações referentes às empregadoras e seus colaboradores.
O que a lei diz sobre a entrega da GFIP?
De acordo com o Art. 15, da Lei 8.036/1990, a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social precisa ser recolhida ou enviada até o sétimo dia do próximo mês, em que o salário do trabalhador foi pago, ou quando se tornou devida ao colaborador.
Também deve ser enviada nesse prazo quando há outro fato relacionado à contribuição para o INSS. Caso não haja expediente bancário na data limite, é preciso fazer a antecipação do pagamento para o dia anterior em que haja expediente bancário.
Legislação sobre GFIP
A GFIP passou a vigorar em 1999, contudo, a sua origem está relacionada à Lei nº 9.528 de dezembro de 1997. De acordo com a norma, as empregadoras passaram a ser obrigadas a fazer o repasse de informações referentes às contribuições previdenciárias e ainda qualquer outra informação relacionada ao cálculo de concessão de benefícios relacionados ao INSS.
Contudo, a GFIP apenas passou a ser obrigatória depois do decreto nº 3.048 de 06 de maio de 1999, que estabeleceu as regras e os detalhes de como deveria ser a apresentação da guia. Além da função do recolhimento dos valores devidos do fundo de garantia, a guia também passou a ter um caráter declaratório. Por essa razão, deve ser enviada todos os meses, mesmo quando não existe pagamento a ser feito pelas empregadoras.
Quem precisa se preocupar com ela?
A GFIP deve ser preenchida e enviada por todas as pessoas, físicas ou jurídicas, que fazem o recolhimento do FGTS ou realizam o envio de informações à Previdência Social a respeito da remuneração dos seus funcionários, e outras movimentações de forma obrigatória.
É importante ficar atento, pois mesmo que não haja recolhimento para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, todas as pessoas físicas e jurídicas que possuem empregados precisam fazer a entrega da GFIP que, nessa circunstância, será declaratória. Assim, o documento deve conter todos os dados cadastrais e financeiros de interesse da Previdência Social.
Já as empresas que estão inadimplentes, inativas, ou sem movimento, precisam fazer o encaminhamento da GFIP ao menos uma vez no ano. Eles devem informar a situação atual, o que torna possível a atualização do cadastro e a não geração de multas. As empresas que não fazem a entrega da declaração e também não pagam os encargos, são consideradas sonegadoras.
Quais informações devem conter no GFIP?
As informações financeiras são os principais dados que devem constar na guia, em especial aqueles relacionados aos funcionários de uma companhia. Para ajudar você a compreender melhor as informações que devem constar na GFIP, separamos alguns campos da guia abaixo. Acompanhe!
- dados da empresa;
- remuneração bruta do funcionário (sem descontos), inclusive dos benefícios.
- acontecimentos responsáveis pela geração da GFIP;
- dados do trabalhador(cada colaborador terá a sua guia específica);
- valores a serem pagos ao INSS;
- valor que será recolhido referente ao FGTS.
Assim, é possível perceber que, para um correto preenchimento da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, é preciso estar atento aos dados de cada trabalhador da empresa, pois as informações são transmitidas de maneira individual.
Nesse caso, quando se trata de uma empresa de pequeno porte, essa pode não ser uma tarefa tão complexa, mas à medida que a organização se expande, essa tarefa pode se tornar um verdadeiro desafio.
Além dessa atividade, os profissionais de departamento pessoal e contabilidade ainda têm de se preocupar com as rotinas de folha de pagamento, controle de ponto e documentação atualizada, o que é essencial para o bom andamento das atividades.
Dessa forma, também se afasta problemas relacionados à rotina financeira, o que é de fundamental importância para afastar problemas relacionados à fiscalização, que podem gerar multas junto à Receita Federal. Dessa forma, o trabalhador fica resguardado, o que também evita questões que possam atrapalhar as questões relacionadas ao recolhimento da GFIP.
Onde emitir a GFIP?
Para entregar a guia, é preciso acessar pela internet o aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), disponibilizado pela Caixa Econômica Federal.
Os documentos são criados pela SEFIP de maneira obrigatória, e enviados ao canal eletrônico de Conectividade Social, que também é de propriedade da Caixa Econômica Federal. No app ainda é possível gerar a Guia de Recolhimento da Previdência Social (GRPS).
Para facilitar a transmissão dos dados, deve ser usado, de forma obrigatória, o canal Conectividade Social, o que também requer a certificação digital da empregadora ou da entidade responsável por sua utilização.
Já as empresas que optaram pelo Simples Nacional, a utilização do certificado digital é obrigatória. O uso do certificado digital é facultativo para Micro Empreendedores Individuais (MEIs) e também para o empregador doméstico.
Quais as principais orientações para o preenchimento da GFIP?
O correto preenchimento da GFIP é fundamental para que a entrega seja realizada com sucesso, e não cause transtornos que podem resultar em dados cadastrados de forma incorreta, o que pode prejudicar a empresa e o próprio funcionário. Acompanhe as orientações de preenchimento de dados a seguir!
Preencha os dados cadastrais
Os dados cadastrais da empresa são fundamentais para a identificação do negócio e, por isso, precisam ser preenchidos com a máxima atenção para que não haja erros, assim como os dados pessoais dos trabalhadores. Alguns desses dados são:
- razão social
- CEI (Cadastro Específico do INSS)
- CPF (cadastro de pessoa física)
- CNPJ (cadastro nacional de pessoa jurídica)
- PIS (programa de integração social)
- nome
- endereço
- razão social e demais informações.
É sempre bom reforçar que a correta utilização dos dados afasta o risco de erros, omissões ou mesmo atrasos na entrega.
Informe corretamente os valores
Os dados declarados no SEFIP sobre os salários e valores de contribuição dos funcionários são a base para o cálculo do valor a recolher para a Previdência Social e o FGTS.
Portanto, é necessário ter a máxima atenção na hora de fazer o preenchimento. Isso porque, qualquer equívoco poderá resultar em recolhimentos inconsistentes e, neste caso, a empresa fica passível de pagar multas e juros, além de prejudicar o trabalhador, pois os dados de recolhimento não estarão corretos.
Informe todos os campos
Para que a transmissão da guia ocorra com sucesso, é preciso que todos os campos da GFIP sejam preenchidos. Com isso, você evita a recusa pelo sistema, e também deve prestar atenção ao informar todos os dados dos funcionários da empresa no arquivo, sejam eles aprendizes, funcionários efetivos, contribuintes individuais, entre outros.
Preste atenção às guias de recolhimento
É importante estar atento à transmissão da SEFIP, já que o software será o responsável por gerar as guias do INSS (GPS) e de recolhimento do FGTS (GRF), que precisam ser pagas de acordo com o prazo e a data do documento.
Arquive os documentos gerados
Um grande benefício de realizar a transmissão da GFIP pelo SEFIP é que o sistema gera arquivos de segurança com as informações existentes no momento que antecede o fechamento. É por essa razão que é altamente recomendado que os contadores e empresas realizem a guarda pelo prazo mínimo de 30 anos, pois pode ser preciso fazer a apresentação ou retificação junto ao INSS, ou seja, à Previdência Social.
Qual o prazo de entrega da GFIP?
A Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social precisa ser enviada pelo sistema do canal Conectividade Social de forma obrigatória até:
- o sétimo dia do mês subsequente àquele em que o empregador realizou o pagamento do empregado, ou que tenha acontecido outro fato gerador referente à Previdência Social;
- para os casos que envolvem o recolhimento do FGTS, a transmissão das informações deve ser feita de forma antecipada com no mínimo de 2 dias úteis da data de seu vencimento;
- o documento online referente ao 13º salário, deve ser transmitido exclusivamente à Previdência Social até o dia 31 de janeiro do ano seguinte.
Para aqueles casos em que não houver expediente bancário, o envio precisa ser feito no expediente bancário do dia útil anterior.
Como evitar multas e outros problemas?
A forma mais eficiente de evitar multas é fazer uma organização dos procedimentos internos para que a GFIP seja paga dentro do prazo de vencimento para cada colaborador. Para aquelas situações em que ocorrer erros, será preciso fazer a retificação deles utilizando o sistema SEFIP, de acordo com o que consta no Manual da GFIP/SEFIP.
Dessa forma, será possível gerar uma nova GFIP/SEFIP que deve ser substituída por aquela que contém informações incorretas. Caso não tenha sido declarado trabalhadores no documento anterior, será possível incluí-los no novo documento, e dessa forma a correção pode ser feita.
É importante que você saiba que GFIPs com dados errados podem ser excluídos por meio do sistema, conforme consta no Manual da GFIP/SEFIP.
Qual é a relação entre GFIP e previdência social?
Quando é feito o pagamento da GFIP pelo contribuinte, o sistema bancário gera a informação de quitação, dando baixa no sistema do FGTS e da Previdência Social. Portanto, para o FGTS, a GFIP representa o grupo de dados composto pela Guia de Recolhimento do FGTS — GRF e pelo arquivo SEFIP. Por sua vez, a GRF é criada e impressa pelo SEFIP depois do arquivo SEFIPCR.SFP ser transmitido pelo Conectividade Social.
Entre os registros criados para o FGTS e que compõem a GFIP/SEFIP se destacam:
- Relação de Estabelecimentos Centralizados — REC;
- Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP — RE;
- Protocolo de Envio de Arquivos;
- Guia de Recolhimento do FGTS — GRF, gerada e impressa pelo SEFIP após a transmissão do arquivo SEFIP;
- Declaração de ausência de fato gerador para recolhimento FGTS;
- Comprovante de Solicitação de Exclusão;
- Comprovante de Solicitação de Retificação para o FGTS;
- Relação de Tomadores/Obras — RET;
- Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social.
Como elaborar a GFIP sem movimento?
A norma com relação à GFIP diz que, caso não haja fatos geradores de contribuição previdenciária para a empresa, as companhias precisam fazer a apresentação da guia GFIP com os dados de ausência de fato gerador.
Essa obrigatoriedade consta no artigo 9 da Instrução Normativa RFB nº 925 de março de 2009.
De quem é a obrigatoriedade da entrega do documento?
A GFIP é um documento com informações do funcionário, mas, apesar disso, a responsável por fazer o seu envio é o empregador, ou seja, a empresa. Dessa forma, a contabilidade das organizações, em conjunto com o departamento pessoal das empresas, deve estar atenta à emissão da GFIP dentro dos prazos solicitados.
O setor de contabilidade, no geral, é o responsável pelo envio das informações, mas esse é um trabalho realizado por diversos setores, o que também inclui o financeiro, que fica responsável pelo pagamento dos valores devidos.
Onde é feita a entrega da guia GFIP?
Como já mencionamos, a geração da GFIP deve ser feita no SEFIP e, depois de todos os dados preenchidos, é hora de transmitir as informações pela internet no canal eletrônico Conectividade Social, que é um sistema responsável por fazer o relacionamento entre os empregadores e a Caixa Econômica Federal.
Com isso, dados podem ser trocados entre as instituições, usando para isso o sistema, além de outras funcionalidades relacionadas ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. Para tanto, é preciso que a empresa tenha certificação digital para utilização do sistema.
Qual é a relação da GFIP com a DCTFWeb?
A Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social tem sido substituída, de forma gradual, por duas novas obrigações fiscais:
- a Guia de Recolhimento do FGTS (GRFGTS);
- a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb);
A primeira é administrada pela Caixa Econômica e é responsável pela parte de arrecadação regular e rescisória do FGTS.
Já a segunda é responsável pela parte de pagamento previdenciário e fará a substituição da guia GPS pelo novo documento de arrecadação, chamada de DARF Numerada.
De acordo com a implantação do eSocial, será implementado um cronograma para a efetivação das obrigações. Assim, enquanto algumas empresas ainda estão se adequando, a GFIP pode continuar sendo usada pelas empresas que ainda não adequaram os seus processos. Para que a transição seja realizada com sucesso, é importante que as suas áreas contábil, fiscal e de RH estejam atualizadas.
Principais mudanças GFIP para a DCTFWeb
Se você chegou até aqui, é comum que tenha dúvidas sobre a mudança da GFIP para a DCTFWeb. Pois saiba que as alterações mais significativas estão mesmo relacionadas com o sistema para emissão e o envio do DARF.
Essa, inclusive, tem sido uma das principais questões para as empregadoras, já que elas passaram a enfrentar muitos problemas para o envio das informações de forma automática, já que a maioria ainda não possui sistemas desenvolvidos para o novo modelo.
Isso acontece porque a DCTFWeb tem a sua geração a partir das informações do eSocial — sistema online desenvolvido pelo governo federal com a função de unificar pelo menos 15 deveres da área trabalhista para pessoas físicas e jurídicas — na EFD-Reinf.
Depois do envio dos dados, a Central de Atendimento da Receita Federal faz o compilado das informações de débitos e créditos para calcular qual o valor a empregadora deve ao INSS e ao FGTS. Depois disso, a entrega da guia é feita via e-CAC, anulando a função do SEFIP.
Outra diferença bastante relevante entre a GFIP e a DCTFWeb é a data para emissão e pagamento, que deve ser realizada até o dia 15 do mês seguinte à ocorrência dos fatos geradores de contribuição previdenciária, sendo que, em caso de feriados ou finais de semana, o pagamento deve ser realizado no último dia útil anterior.
É importante saber que a DCTFWeb já funciona desde novembro de 2021 e, caso seja necessário fazer consultas de documentos antes dessa data, é preciso acessar o SEFIP.
Como vimos ao longo desta leitura, a GFIP é um importante documento para coletar e enviar informações das empresas e seus empregados para a Previdência Social, e também para o FGTS. Seu correto preenchimento e pagamento no prazo é de fundamental importância para se evitar o pagamento de multas e juros, além de garantir os direitos do trabalhador. Ademais, é preciso estar atento ao DCTFWeb, que faz parte da integração do eSocial.
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