A evolução digital é um tema extremamente importante nos dias atuais, porque a digitalização vem mudando completamente o cenário das empresas. Desde processos internos administrativos até processos industriais, não existe uma área que fique de fora deste movimento.
Se olharmos para um panorama geral da América Latina, veremos que 98% das empresas são categorizadas como Pequenas e Médias empresas, ou as chamadas PMES e apesar de essas empresas representarem apenas ¼ do PIB da região, 44% delas contam com uma estratégia digital para curto prazo.
Os dados são de um estudo recente da Atlantico e mostram que independentemente do porte, a evolução digital é sim um prioridade para grande parte das empresas.
Na era da digitalização, a integração eficiente de setores-chave como Recursos Humanos (RH), Departamento Pessoal (DP) e Tecnologia da Informação (TI) é fundamental para o sucesso das organizações.
Vamos explorar a seguir como é possível conectar essas áreas, qual a importância de um projeto como estes e os benefícios que isso pode trazer!
Falar em evolução digital é falar sobre eficiência operacional e agilidade nos processos. A integração entre departamentos é um ponto de muita importância para alcançar esses ideais. Além disso, a digitalização mudou muito os papéis e responsabilidades dos profissionais em diversos setores.
O profissional de TI, por exemplo, deixa de ser apenas um profissional responsável pelo funcionamento dos equipamentos e sistemas. Hoje existe um movimento para que cada vez mais ele tenha um olhar estratégico e analítico, que se envolve nos processos internos e não apenas atuando para garantir a segurança dos dados de cada departamento, mas também observando e fazendo ajustes de processos. Esse profissional se tornou uma figura central para melhorias em todos os departamentos.
Quando a LGPD entrou em vigor, muitos dos profissionais de TI se tornaram também o DPO da empresa (Data Protection Officer) e isso influenciou ainda mais essa mudança de papel, porque ele precisa garantir que na empresa todos os processos estejam ocorrendo em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.
Todo esse cenário faz com que a integração entre Recursos Humanos, Departamento Pessoal e TI seja uma necessidade, já que estes departamentos armazenam uma alta quantidade de dados pessoais, muitos deles sensíveis, inclusive.
O TI é, sem dúvidas, um grande aliado para garantir processos mais fluidos e seguros tanto no Departamento Pessoal quanto no RH. Saiba então por onde começar a integração na sua empresa:
Passo 1: Avaliação das necessidades
Antes de qualquer coisa, é essencial compreender as necessidades e processos de cada departamento. O RH precisa de soluções eficazes para gerenciamento de pessoal, enquanto o DP lida com questões trabalhistas e a TI é responsável pela infraestrutura tecnológica.
Passo 2: Escolha das ferramentas tecnológicas adequadas
A seleção cuidadosa de ferramentas tecnológicas é crucial. Após identificar as necessidades e processos de cada departamento é interessante que ambas as áreas dialoguem para identificar quais ferramentas e tecnologias são necessárias para fazer com que as áreas estejam mais conectadas e que as ferramentas e sistemas troquem informações entre si e com outros setores também.
Busque parceiros que ofereçam soluções personalizadas que atendam às demandas específicas de cada setor.
Passo 3: Integração de dados e processos
Avalie as possibilidades de integração de dados, processos e sistemas. A integração eficaz começa com a harmonização das informações geradas por cada área, por isso, tente garantir que as informações fluam livremente entre o RH, DP e TI, eliminando redundâncias e erros humanos e inclusive automatizando alguns processos manuais.
Passo 4: Segurança e conformidade
Certifique-se de que as tecnologias avaliadas para seu projeto de integração considerem o fator de segurança de dados e que elas atuem em conformidade com a legislação, como a LGPD. A segurança é uma preocupação primordial, especialmente quando se trata de dados sensíveis de colaboradores.
Passo 5: Treinamento e educação
Escolheu suas ferramentas e as tecnologias utilizadas? Agora é fundamental capacitar os colaboradores para lidar com as novas tecnologias e processos. Isso reduzirá a resistência à mudança e melhora a eficiência operacional.
Passo 6: Monitoramento contínuo
A integração não é um projeto único; é um processo contínuo. Implemente métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para acompanhar o progresso e fazer ajustes conforme necessário.
Ainda que o processo de integração entre as áreas possa parecer desafiador, a integração é um dos assuntos mais falados atualmente quando o assunto é evolução digital nas empresas.
Isso porque com a quantidade de dados com os quais as companhias lidam diariamente e a quantidade de sistemas distintos que geram estes dados, se torna cada vez mais complexo o trabalho dos líderes e gestores, que utilizam estas informações para sua tomada de decisão.
Para o Departamento Pessoal e o RH não é diferente. Além de trazer maior sinergia entre os dados, a integração entre este departamentos e o TI pode trazer os seguintes benefícios:
1. Eficiência e produtividade aumentadas
A integração elimina a necessidade de transferência manual de informações entre os departamentos. Isso reduz a duplicação de tarefas, minimiza erros e acelera os processos, resultando em uma melhoria substancial na eficiência e produtividade global da organização.
2. Tomada de decisão embasada em dados
A centralização dos dados permite uma análise mais aprofundada. Os gestores têm acesso a informações precisas e atualizadas sobre a força de trabalho, facilitando a tomada de decisões informadas e estratégicas.
3. Conformidade com regulamentações
Com as crescentes regulamentações de proteção de dados, como a LGPD, a integração garante que os processos estejam em conformidade. Isso reduz consideravelmente os riscos de multas e implicações legais.
4. Segurança de dados reforçada
A integração também aprimora a segurança de dados. Uma infraestrutura de TI integrada permite a implementação de medidas de cibersegurança mais eficazes, protegendo informações sensíveis contra ameaças internas e externas.
5. Redução de custos
Embora o investimento inicial seja necessário, a longo prazo, a integração resulta em economia de recursos, como tempo e pessoal, além de reduzir despesas relacionadas a erros operacionais.
6. Satisfação do colaborador
A integração simplifica processos burocráticos, como solicitação de férias e gestão de benefícios, tornando a experiência do funcionário mais agradável e eficiente. Isso contribui para a retenção de talentos.
Já viu que para profissionais que atuam como analistas ou gestores nas áreas de RH e DP, a integração completa de RH, DP e TI não é apenas uma aspiração, mas uma estratégia essencial para garantir o sucesso de um negócio na era digital. Ela resolve problemas como falta de conexão entre áreas, riscos de vazamento de dados e ainda garante diversas melhorias nos processos.
Como dissemos anteriormente, por mais que projetos como estes não sejam tão simples, contar com parceiros estratégicos para apoiar sua empresa nesse processo pode desmistificar a forma como a sua empresa enxerga sua evolução tecnológica.
Nós, da Fortes Tecnologia, já beneficiamos mais de 300 mil empresas através de nossos sistemas de gestão, impactando cerca de 2 milhões de talentos no mercado. Além disso, atuamos com parceiros estratégicos que apresentam soluções complementares aos nossos sistemas de gestão, garantindo a melhor experiência e expertise na sua jornada de integração.
Conte conosco para te apoiar e comece hoje seu projeto de integração entre os departamentos!
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