ESTÁ SEM TEMPO PARA LER? CLIQUE NO PLAYER ABAIXO E OUÇA TODO O CONTEÚDO DE FORMA SIMPLES E PRÁTICA! O segundo semestre vai começar com mais desafios na entrega dos dados dos empregados das empresas do Grupo 2 do eSocial - com faturamento anual inferior a R$ 78 milhões em 2016.Desde janeiro de 2018, o eSocial está sendo implantado a todo vapor nas grandes empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões (o Grupo 1) em 2016. Já são cerca de 15 milhões de trabalhadores com os dados sincronizados nesse programa.Parece muito, mas, esse número representa cerca de 1/3 do total dos trabalhadores do país. Ou seja, o maior volume de trabalhadores ainda será atingido na próxima etapa: o Grupo 2 - que é formado pelas demais empresas, incluindo optantes pelo Simples Nacional, micro empresas, empresas de pequeno porte, pessoas físicas e MEIs com funcionário.E são justamente empresas desses portes, a maioria, incluídas no Grupo 2, que normalmente terceirizam os seus departamentos contábil, fiscal e pessoal para um escritório.
O eSocial tem como principal objetivo simplificar e unificar as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, prestadas ao governo, migrando para o mundo digital. E, como toda mudança nos sistemas do governo, a adaptação também tem que acontecer nos escritórios de contabilidade.Com a chegada da 1ª fase do Grupo 2 o reflexo virá diretamente nos escritórios de contabilidade. Mas, para o eSocial, modificar os processos no escritório não serão suficientes, será fundamental a adaptação inicial das empresas para essa nova realidade.O monitoramento eletrônico dos eventos trabalhistas trará um impacto direto no dia a dia tanto dos escritórios contábeis, como também das empresas, dos empregadores e de todos os trabalhadores brasileiros. Antes de tudo, vamos relembrar as fases de implantação do eSocial para cada grupo?
Com a programação das fases de implantação conseguimos visualizar o que precisamos pontuar como prioritário. Por isso, elaborei um checklist para você verificar no escritório de contabilidade que você trabalha como está o preparo para a chegada do eSocial para o Grupo 2.
A gestão dos trabalhadores pelo eSocial só é possível para o empregador doméstico, as empresas precisarão adquirir ou desenvolver programas de gestão de pessoas.É muito importante verificar se o sistema que você utiliza no escritório já está adequado ao eSocial e está apto a transferir arquivos por meio do WebService.Nesse momento ter um bom sistema além de dar mais confiabilidade às informações que serão geradas ainda facilitará a complexidade dos processos.
Esse é o processo de regularização do cadastro dos trabalhadores no banco de dados do empregador, para garantir a consistência dos dados cadastrais em relação aos dados existentes na base do CPF e do CNIS.São muitas empresas que ainda desconhecem esse processo e ele é muito importante para todas as fases seguintes do eSocial. Alguns sistemas inclusive disponibilizam ferramentas para essa conferência de forma otimizada, mas também é possível no Portal do eSocial, através de uma ferramenta gratuita disponibilizada pela Receita Federal para realizar a consulta de qualificação cadastral.Essa ferramenta pode ser utilizada de duas formas, pelo Módulo Web (para poucos funcionários) e Módulo Lote (para muitos funcionários, podendo ser gerado um arquivo texto para conferência, conforme o layout indicado no Portal do eSocial).Qualquer divergência apontada nesse momento, deverá ser regularizada com a atualização dos dados antes (da data de entrada em vigor do eSocial) de transmitir qualquer evento ao eSocial. Por isso é fundamental que essa etapa seja feita previamente.
É muito importante que os responsáveis pelo departamento pessoal do escritório tenham uma alta organização para o eSocial, a fim de declarar corretamente as informações e saber passar para as empresas com clareza o caminho do preenchimento correto dos dados no eSocial.Uma ótima forma de fazer com que o departamento pessoal esteja apto a encarar essa nova fase e aceitar esse desafio eSocial é proporcionar a participação em cursos e treinamentos (presenciais ou online). Assim, além de adquirirem conhecimento deixando-os mais confiantes, também tem a oportunidade de troca de experiência e dificuldades com outros profissionais.
O grande impacto para os escritórios de contabilidade, é, além de atender os clientes dentro dos moldes dos progressos tecnológicos do governo, também conscientizá-los quanto às novas formas e prazos de enviar as informações ao Departamento Pessoal para que entregue ao fisco.Muitas informações que chegavam com atraso, a partir do eSocial não serão mais possíveis, estreitando assim a relação "empresa X escritório de contabilidade", que devem sempre permanecer alinhados e trabalhando em sintonia, como em tempo real.Acredito ser essa a adaptação mais difícil pois não exige mudanças somente nos processos internos do departamento pessoal, mas, principalmente uma mudança de práticas nas empresas.Uma forma de alertar para essas mudanças com clareza e dar as diretrizes corretas aos clientes é através de informativos (impressos ou por e-mail), palestras, reuniões ou mesmo convidando o empresário para participar com você em um evento sobre o tema.Uma das principais ações para se tomar para o eSocial é sensibilizar os clientes de sua responsabilidade no sucesso desse processo!
Assim como já acontece na Nota Fiscal Eletrônica, também é possível ter acesso ao ambiente de testes da plataforma eSocial para todas as empresas do país.Esse ambiente de testes ficará disponível de forma contínua, inclusive após o início da obrigatoriedade do sistema e tem como objetivo preparar para o início da utilização obrigatória do sistema que começou em 8 de janeiro de 2018 para o Grupo 1 e 16° de julho de 2018 para o Grupo 2.Essa é uma ótima opção para que você consiga testar o eSocial no escritório de contabilidade, podendo aperfeiçoar os cadastros das empresas e validar o sistema antes do início da obrigatoriedadeSe após checar esses 5 itens você perceber que está tudo certo, você pode enfrentar a Fase 2 e 3 do Grupo 2 sem medo e depois ir seguindo fase a fase com sucesso. Mas, se percebeu que ainda há algo a ser aprimorado no Departamento Pessoal do escritório em que você trabalha, não desespere, agora é a hora de agir para que você não seja pego de surpresa.
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