Se você se mantém atualizado quanto às novidades da legislação fiscal, com certeza tem noções sobre a obrigatoriedade do eSocial. Esse sistema está sendo implantado aos poucos nas empresas brasileiras e, a partir de julho de 2018, o Segundo Grupo eSocial deverá estar operando sob o novo regramento.
Ele tem como objetivo modernizar e unificar todo o envio de dados sobre os trabalhadores em uma única plataforma, fazendo com que as empresas prestem informações uma única vez e, assim, torna-se possível aprimorar a verificação por parte dos órgãos fiscalizadores.
Apesar de ser uma obrigatoriedade, o intuito é que ela seja benéfica às empresas, pois reduzirá a burocracia e os gastos com recursos para enviar os documentos. Entretanto, é necessário que as organizações saibam exatamente em quais grupos elas se encaixam, quais são as fases de implementação e seus prazos e como adaptar sua companhia para atender às exigências legais.
Diante da urgência e importância do assunto, criamos este post em que respondemos a todas essas perguntas e, além disso, também explicamos como um sistema de Recursos Humanos (RH) impacta positivamente no eSocial. Confira!
As empresas que deverão adotar o sistema são divididas em três grupos e cada um deles detém prazos diferentes de etapas de implantação do eSocial. Para saber se a sua organização se encaixa no segundo grupo, verifique se ela preenche os seguintes requisitos:
O faturamento consiste na receita bruta do ano-calendário de 2016, conforme o Decreto n.º 1.598/77 essa conta compreende:
Se o total dessa receita for menor que R$ 78 milhões em 2016, você está no grupo 2. A orientação é que essas companhias estejam adaptadas até a data de 16 de julho de 2018, entretanto, a implementação se dará aos poucos, havendo uma data específica para cada tipo de informação a ser enviada. Entenda também todas as novidades do eSocial em 2018 e descubra o que há de novo neste 2º semestre.
Como já foi mencionado, a implementação do eSocial será feita gradativamente, havendo uma data específica para cada tipo de informação a ser enviada. Confira quais as são fases as específicas para o grupo dois:
O governo também disponibiliza ambientes de testes, que se encontram ativos desde junho de 2017 para empresas de Tecnologia e Informação (TI) e em agosto de 2017, a fase de testes para as empresas em geral.
Faz-se importante saber que os empregadores que não seguirem os prazos estipulados para cada ciclo de informação não conseguirão passar para a próxima etapa, pois são pré-requisitos para inclusão de informações nas seguintes.
As penalidades pelo descumprimento do eSocial seguem o mesmo regramento para as obrigações acessórias previstas no art. 57 da Medida Provisória 2.458-35/01, que consiste em onerosas multas (que podem chegar a até 3% do total das operações financeiras) e causar um impactante desequilíbrio nas contas da empresa.
A adaptação consiste em modernizar a companhia para que ela consiga enviar as informações nos parâmetros exigidos pelo governo, como também na capacitação dos seus setores para realizarem o procedimento de envio de informações. Nos tópicos seguintes, expomos os elementos mínimos para adequação ao eSocial.
Não é necessário ter processadores potentes e uma internet excessivamente rápida para atender ao eSocial. Os requisitos mínimos para transmitir dados são:
Atualmente, o acesso à tecnologia é acessível, adquirir bons equipamentos é um investimento com excelentes retornos financeiros, pois também trará inúmeros benefícios aos processos da companhia.
Os eventos a serem enviados ao eSocial devem estar registrados em documentos eletrônicos e aglomerados em arquivos especificamente no formato XML.
Eventuais registros são feitos em um ambiente web, ou seja, não há um programa offline para gerar declarações ou validar o assinador. Os arquivos são enviados ao eSocial após serem assinados digitalmente pelos empregadores e o sistema retornará o recibo de entrega ou mensagem de erro.
A transição para o eSocial deve abarcar sua empresa inteiramente, principalmente quanto ao seu setor RH e contábil, pois eles serão responsáveis pelo registro de informações sobre os eventos e enviarão os dados ao sistema.
Caso seus profissionais não estejam atualizados quanto aos detalhes do eSocial, introduza-os à novidade, estimule a participação em cursos e eventos sobre o tema, faça ensaios e testes sobre os envios e elabore, juntamente a eles, uma rotina para cumprimento dessa obrigação.
Um sistema de RH é uma ferramenta indispensável para manter a organização regularizada perante o eSocial, evitar prejuízos com multas e outros problemas fiscais.
O software da Fortes Tecnologia, por exemplo, elimina eventuais falhas humanas como atrasos, erros de digitação ou de preenchimento, evitando gargalos no processo de envio de informações e a necessidade de retrabalho. Isso maximiza a produtividade de seu pessoal e incrementa em seus trabalhos.
Além disso, ele permite um melhor controle sobre pagamentos legais e direitos trabalhistas, processa automaticamente a folha de pagamento de várias empresas simultaneamente, envia declarações na forma exigida pelo Fisco, entre inúmeras outras funcionalidades.
Uma boa plataforma também é desenhada para facilitar o manuseio de sua equipe do RH, necessitando pouco ou nenhum treinamento. Isso possibilita que sua organização se adéque ao eSocial sem atrasos.
Falta pouco tempo para a adequação do segundo grupo eSocial, entretanto, com a leitura deste artigo, você sabe exatamente quais são os prazos, os requisitos mínimos necessários e a melhora forma para fazê-lo!
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