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Empreender e fazer a gestão de pequenas e médias empresas não são tarefas fáceis, mas apesar de todas as dificuldades, ainda é uma tendência crescente em todo o mundo. Muitas pequenas e médias empresas surgem todos os dias, através da iniciativa de empresários que decidiram investir em um negócio próprio.
No entanto, existe uma série de fatores que complicam a gestão e prejudicam a longevidade das PMEs. Entre os principais problemas estão os entraves causados pela burocracia, a alta carga tributária, uma legislação trabalhista complexa e que limita as contratações, a falta de infraestrutura que encarece todas as operações logísticas e ainda, o despreparo de parte dos empreendedores em relação ao gerenciamento da empresa.
Uma gestão eficiente e enxuta é essencial para o crescimento e sucesso dos negócios, por isso, o empresário deve sempre buscar aprimoramento e a formação gerencial. Com os conhecimentos técnicos necessários, é mais fácil administrar questões que envolvem finanças, marketing, capital humano, planejamento estratégico, além do desenvolvimento de novos produtos e serviços.
Todos esses elementos exigem um gerenciamento inteligente, mas muitas vezes, surgem problemas que impactam diretamente no resultado final. Para evitar que a empresa passe a fazer parte das estatísticas de mortalidade, é preciso identificar cada desvio e então, buscar soluções definitivas para corrigir os erros.
Neste post, vamos tratar dos principais problemas das pequenas e médias empresas no Brasil e como encontrar alternativas para melhorar a gestão e o desempenho do negócio.
Qual a diferença da gestão de pequenas e médias empresas para a de outras?
Certamente, existem processos e estratégias que devem ser desenvolvidos em todas as empresas, independente do porte e regime tributário. Mas quando falamos na gestão de pequenas e médias empresas, estamos falando em um tipo de organização com grande potencial de faturamento e crescimento, mas que ainda se encontram com alguns limites.
Um exemplo disso, é que as grandes companhias costumam ter uma boa equipe de diretoria focada apenas na estratégia e decisões da empresa, enquanto uma pequena ou média empresa, têm na sua maioria, diretores que também fazem o papel de gerente e coordenador de diversos processos. E muitas vezes, esses diretores ainda são os próprios donos, ou seja, exercem o papel de empresário no final das contas.
Por isso, uma gestão pensada para esses tipos de empresas com estruturas menos densas, é extremamente importante para que seja definido cada ponto necessário, tanto na parte física e tecnológica, quanto na parte humana da organização.
Vamos agora falar dos 9 problemas mais encontrados nessas empresas!
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1) Processos internos mal definidos
Em linhas gerais, os problemas surgem quando o planejamento inicial não foi bem elaborado. Por isso, antes de abrir uma empresa, é essencial desenvolver um plano de negócios completo e um planejamento detalhado, contemplando todas as variáveis, como investimentos, concorrência, demandas do mercado, fornecedores, custos operacionais, margem de lucro e curva de faturamento.
Porém, dentre os fatores mais críticos, estão os processos internos. Somente através de processos internos eficientes, é possível conquistar produtividade e atingir a excelência. Assim, é preciso analisar toda a operação, identificar os gargalos e otimizar as rotinas de trabalho por meio de métodos comprovados de resolução de problemas.
Análise Swot
Uma ferramenta bastante útil neste processo é a Análise SWOT. Conceitualmente, são analisadas as forças (Strengths), as fraquezas (Weaknesses), as oportunidades (Opportunities) e as ameaças (Threats) relacionadas ao negócio.
Essa metodologia utiliza uma matriz, para evidenciar o posicionamento da empresa, perante o mercado. Com essa visão mais abrangente, o empresário pode definir prioridades e elaborar estratégias específicas para solucionar os problemas.
Técnica do 5W
Outra técnica bastante usada é o 5W, que está baseada no questionamento recorrente sobre cada ponto até a localização da causa raiz.
Encontrar respostas para os cinco W: Who (quem?), What (o que?), Why (por que?), Where (onde?) e When (quando?). Eles ajudam a elucidar os verdadeiros motivos para os resultados negativos. Essa prática cria uma disciplina mental que fortalece o pensamento analítico e a tomada de decisão em qualquer área da empresa.
Técnica do 5S
Para colaborar com identificação de pontos de melhoria, existe também os 5S que reforçam cinco sensos importantes para os negócios. Este método foi criado pelos japoneses após a Segunda Guerra Mundial. O objetivo era reerguer o Japão economicamente.
- Seiri (utilização): separar o útil do inútil e assim, evitar desperdícios e estoques desnecessários. Colabora para a racionalização dos recursos, para o uso adequado dos espaços e para a redução custos.
- Seiton (organização): armazenar cada coisa em seu devido lugar, de forma ordenada, para facilitar a localização e o acesso de todos. Peças, materiais e documentos devem ser identificados, conforme padrão pré-estabelecido. Também gera economia de tempo e investimentos e ainda diminui as chances de acidentes.
- Seiso (limpeza): limpar e cuidar do ambiente, eliminando as causas de sujidades. Essencial para a motivação e para a produtividade das equipes.
- Seiketsu (saúde e higiene): criar condições seguras de trabalho e favoráveis a saúde e a higiene obedecendo as exigências previstas na legislação trabalhista. Também produz reflexos positivos no bem-estar e na autoestima dos colaboradores.
- Shitsuke (autodisciplina): fazer destas atitudes, um hábito, melhorando a imagem da empresa, através da filosofia do 5S.
Com o ambiente limpo e organizado, é mais simples identificar falhas, reduzir custos e desperdícios, utilizar corretamente os espaços e diminuir os acidentes.
Mapeamento de processos
O mapeamento de processos também é uma técnica muito importante para o diagnóstico de problemas. Por meio do mapeamento de todos os processos, subprocessos, entradas, saídas e entregas, é possível entender de forma estruturada como a empresa está operando. Gargalos, despesas desnecessárias, estoques exagerados e logística ineficientes, são desvios facilmente percebidos através deste estudo.
Na produção ou na prestação de serviços, a coleta de dados sobre o processo pode mostrar se existe estabilidade e se os padrões de qualidade estão sendo obedecidos. Com a análise destas informações, é fácil identificar variações que prejudicam a operação. Essa ferramenta tem o nome de CEP (Controle Estatístico do Processo) e permite correções rápidas, evitando perdas maiores.
Independentemente do segmento de atuação da PME ou da natureza dos problemas, essas ferramentas de gestão podem ajudar o empresário a buscar soluções assertivas, garantindo resultados mais expressivos para o negócio.
2) Dificuldade de crédito
O crédito bancário, para pequenas e médias empresas, tem ficado cada vez mais limitado, pois as instituições financeiras estão cada vez mais cautelosas, devido às altas taxas de inadimplência. Paralelamente, com a piora nas expectativas para a economia brasileira, os bancos têm reforçado o foco nas linhas consideradas de menor risco.
Aspectos como desempenho negativo do PIB, a queda dos investimentos públicos e privados, a alta da inflação, o aumento das taxas de desemprego e a variação do câmbio, compõem um cenário nada animador. E ainda existem as influências externas, em especial, a turbulência causada pela desaceleração da economia devido a crise sanitária do novo coronavírus.
Por outro lado, muitas empresas reduziram drasticamente suas operações e seus quadros de funcionários, devido a diminuição do consumo interno. E as despesas com as rescisões contratuais geraram enormes despesas, aumentando o nível de endividamento e enfraquecendo o caixa e as reservas financeiras destas organizações.
Esse contexto contribui para a restrição do crédito. Entretanto, o volume de negócios reduzido, o atraso nos pagamentos ou até mesmo, os calotes de clientes e falta de capital de giro, fazem com que os empresários necessitem de recursos adicionais.
Assim, as alternativas mais caras se tornam a opção. Diante de tantas dificuldades, o empresário acaba recorrendo a modalidades de crédito menos interessantes, como a antecipação de recebíveis, o uso do limite do cheque especial ou do cartão de crédito quando a necessidade de dinheiro é mais urgente. Mas essa prática deve ser administrada com cuidado, pois o crédito caro, com juros exorbitantes, cria uma dívida ainda maior, que por sua vez, pode prejudicar ainda mais os resultados da empresa.
Uma alternativa para isso, é montar um planejamento estratégico com prazos e detalhes do objetivos da organização, estruturar tudo com cuidado e ir diretamente falar com o gerente do banco. Nessa apresentação, leve em consideração os planos de contenção de gastos e custos, assim como estratégias fundamentais que farão sua empresa aumentar a receita. A ideia é ganhar a confiança de quem pode lhe ajudar a se capitalizar, e assim, ter crédito com mais facilidade.
Mas não deixe de fazer a lição de casa após conseguir o crédito. É essencial cumprir com o que prometeu na hora de pedir ajuda.
3) Falta de tecnologia
Diante de um mercado cada vez mais competitivo e de uma sociedade em constante transformação, muitas empresas se veem obrigadas a encontrar mecanismos que garantam uma gestão mais eficiente de recursos e de oportunidades. Neste contexto, a tecnologia tem papel decisivo.
Assim, Tecnologia da Informação (TI), passa a ser um parceiro estratégico para os negócios, sendo responsável pelo suporte técnico de todas as soluções. Bem como pela integração de sistemas, automatização de tarefas e pelo processamento de inúmeros dados.
O empresário precisa compreender que a qualidade da informação é fundamental para o gerenciamento, pois baliza a tomada de decisões e possibilita um maior controle da operação. Além disso, a informação é a base para uma efetiva gestão do conhecimento.
Por meio da tecnologia, é possível incentivar a inovação, o desenvolvimento de novos produtos e serviços, e a capacitação do capital humano. Ela também é essencial para fortalecer o relacionamento com os clientes e para criar canais de comunicação internos, capazes de integrar e engajar as equipes.
Devido à limitação financeira e a uma gestão mais ponderada, as pequenas e médias empresas nem sempre fazem uso de todas as facilidades que a tecnologia pode proporcionar. Neste caso, é preciso eliminar algumas crenças ultrapassadas, como acreditar que soluções tecnológicas são caras, que demandam grandes investimentos, que não são seguras ou pior, que não são necessárias para o negócio.
Atualmente, todas as empresas precisam de tecnologia para otimizarem seus processos, controlarem as finanças e os indicadores, para gerenciarem equipes, e também, para se comunicarem com clientes e fornecedores. Deste modo, o suporte técnico se torna ainda mais importante para garantir que todas as funcionalidades estejam acessíveis, colaborando assim, para uma gestão mais ágil, integrada e colaborativa.
4) Falta de gerenciamento adequado
Uma gestão com foco em resultados e em pessoas é fundamental para as pequenas e médias empresas. Desta forma, planejamento e controle financeiro, estratégias de marketing, práticas relacionadas ao capital humano, inovação e busca de novas oportunidades, devem fazer parte do cotidiano dos empresários. A experiência profissional e a formação gerencial são importantes na composição do perfil do empreendedor de sucesso.
A falta de profissionalização na administração, também pode causar problemas trabalhistas, tributários, fiscais e contábeis. Por falta de conhecimento ou de uma assessoria adequada, os controles, recolhimentos e pagamentos são realizados de forma equivocada, podendo colocar em risco a saúde financeira da empresa.
A produtividade deve ser o alvo das PMEs, de modo a garantir a competitividade do negócio. Para isso, é preciso encontrar alternativas para produzir mais e melhor, com menos custos. E esse deve ser o foco do empreendedor, dos gestores e das equipes, por meio do estímulo ao pensamento criativo com a intenção de conquistar processos mais eficientes, ganhos em qualidade, melhor utilização dos recursos, redução de custos e desperdícios, além da fidelização dos clientes.
Para tanto, é preciso garantir que todos conheçam a estratégia da empresa. Essa estratégia deve ser traduzida em objetivos macro, que por sua vez, precisam ser desdobrados em metas coletivas e individuais, de forma a incentivar o comprometimento e a participação dos times.
Gestão automática, sim! Isso é possível.
Para que o gerenciamento seja realmente eficaz, é necessário contar com um software de gestão, capaz de centralizar as informações e gerar relatórios gerenciais seguros e confiáveis. Esse tipo de software colabora muito para o controle em tempo real das informações e indicadores de desempenho, facilitando as análises críticas e a tomada de decisões.
Outro fator importante e que está vinculado ao gerenciamento, é a preparação dos líderes. Os gestores são os maiores responsáveis pelos resultados das equipes e por isso, devem ser capacitados, para se tornarem verdadeiros líderes.
Para isso, existem diversos cursos, além do coaching, recomendados no processo de desenvolvimento de lideranças. Neste sentido, competências comportamentais como maturidade, equilíbrio emocional, empatia, poder de comunicação e negociação, além da capacidade de construir relacionamentos produtivos, são bastante úteis para um estilo de gestão mais eficiente.
Ainda sobre gestão de pessoas e gerenciamento, a construção de equipes de alto desempenho deve estar sempre entre as prioridades das PMEs. Assim, os processos de recrutamento e seleção também precisam ser aperfeiçoados, considerando as necessidades e expectativas da empresa.
5) Falta de capital humano
A falta de mão de obra qualificada tem sido um dos principais desafios enfrentado pelos empreendedores. Contar com profissionais qualificados em todas as etapas da operação é determinante para a satisfação do cliente final.
Afinal, o capital humano é o grande diferencial competitivo das organizações. E a escassez de bons profissionais afeta negativamente todo o mercado.
Assim, ações direcionadas a atração e retenção de talentos, capacitação das equipes, reconhecimento e valorização, assim como oportunidades de crescimento, devem fazer parte do planejamento estratégico das PMEs.
6) Profissionalização do processo de recrutamento e seleção
O primeiro passo para um processo de recrutamento assertivo, é a definição do perfil ideal do profissional a ser selecionado. Neste momento, é fundamental listar os conhecimentos técnicos necessários, experiências, cursos e certificações, bem como as competências comportamentais que serão mais exigidas no dia a dia deste profissional.
Disciplina, comunicação interpessoal, poder de negociação, equilíbrio emocional, espírito de equipe, maturidade e motivação, são apenas alguns exemplos. Com este perfil ideal, a seleção se torna mais ágil com foco apenas nos candidatos potenciais.
Além disso, a profissionalização do processo garante mais efetividade e qualidade na escolha final. Por meio de recrutadores preparados, ferramentas adequadas ou até mesmo a contratação de empresas especializadas, é possível estabelecer parâmetros de comparação e seleção, eliminando toda a subjetividade. Testes, dinâmicas de grupo, simulados e entrevistas estruturadas, devem compor o processo.
7) Treinamento e desenvolvimento
A falta de mão de obra qualificada no mercado, exige que as empresas invistam em treinamento. Assim, é importante avaliar o perfil de cada colaborador, identificar competências e deficiências e então, elaborar um plano de desenvolvimento individual.
Com essa personalização, o treinamento passa a ser mais efetivo, e ainda é possível eliminar monopólios internos de conhecimento. Desta maneira, as equipes se tornam multidisciplinares e preparadas para novos desafios. Esse estudo deve incluir também a elaboração de um plano de sucessão.
8) Plano de carreira e políticas de cargos e salários
A retenção de talentos depende muito das oportunidades de crescimento oferecidas pela empresa. Neste caso, o plano de carreira e as políticas de cargos e salários — contendo as competências, exigências e responsabilidades necessárias a cada cargo — permitem que os colaboradores reconheçam quais as habilidades devem desenvolver, para progredirem profissionalmente.
Da mesma forma, a imparcialidade deve servir para a definição das grades salariais e para a autorização de aumentos.
9) Benefícios flexíveis
Os benefícios passaram a fazer parte da estratégia das empresas para atração e retenção de talentos. Além dos tradicionais como alimentação, transporte e assistência médica, alguns outros estão ganhando espaço e a preferência dos profissionais, por exemplo: bolsas de estudo para cursos de idiomas, graduação ou pós-graduação, descontos em restaurantes, academias e livrarias, parcerias com assessorias esportivas, possibilidade de trabalho remoto (home office), programas de previdência privada e premiações especiais por desempenho.
Algumas empresas adotam os benefícios flexíveis, permitindo que o próprio colaborador escolha o pacote que mais lhe agrada dentro de um portfólio preestabelecido. Desta forma, todos os perfis são atendidos garantindo mais satisfação e engajamento.
Resolvendo os problemas
Para solucionar todos esses problemas, o empresário deve reorganizar o negócio e aprimorar o planejamento. Assim, é possível eliminar vícios e implementar processos e controles mais eficientes. Neste caso, os indicadores são mandatórios para um acompanhamento eficiente da operação. Por isso, é essencial escolher quais serão os KPIs (Key Performance Indicators) da empresa, definir suas métricas e então, monitorar todas as ações.
Porém, é necessário analisar cada questão isoladamente. Para a dificuldade de crédito bancário, o empresário pode buscar além da dica dada no início, os programas de apoio ao desenvolvimento. Dependendo do valor do empréstimo, existe uma linha de crédito do BNDES (Banco Nacional do Desenvolvimento) a juros mais baixos. Há também recursos da FINEP, que realiza investimentos em empresas de base tecnológica. Por isso, é importante conhecer exigências e avaliar se o negócio pode ser enquadrado.
1. Investimentos e investidores
Outra possibilidade são as aceleradoras de empresas. A aceleradora é uma instituição privada com fins lucrativos administrada por investidores que negociam a venda de ações da empresa acelerada, ou seja, o lucro da aceleradora está vinculado ao sucesso do negócio.
E existe também a possibilidade de buscar um sócio investidor. Nesse caso, o empresário estabelece uma sociedade, transfere uma parte do negócio a um investidor e os resultados são divididos. Em linhas gerais, existem dois tipos de sócio investidor: aquele que investe o capital, esperando apenas o retorno financeiro do empreendimento, e o que também atua na gestão da empresa.
Outra tendência é a utilização de Capital de Risco. Neste modelo, Fundos de Capital e Investidores Anjo investem em novas empresas, comprando participação acionária e assumindo responsabilidades na administração do negócio.
Esta é uma boa alternativa para empreendedores inexperientes que passam a contar com o capital e com o conhecimento dos investidores, reduzindo assim as chances de mortalidade da PME. Entretanto, é importante lembrar que esses investimentos são direcionados a projetos bem estruturados, inovadores e com grande potencial de crescimento.
2. Conselhos e benchmarks
Quanto ao suporte técnico, é essencial que o empresário conte com uma equipe capacitada, normalmente terceirizada para atender a demanda. Neste caso, o ideal é pesquisar sobre as prestadoras de serviço, avaliar a reputação e a credibilidade, as condições e horários de trabalho, além dos orçamentos. É interessante também conversar com os outros empresários e pedir indicações. Analisando todos esses fatores, é possível comparar as propostas e escolher aquela com maior aderência às necessidades do negócio.
A falta de gerenciamento pode ser solucionada através da qualificação do próprio empresário por meio de cursos superiores ou de especialização, que garantam o conhecimento técnico necessário para administrar uma empresa. Paralelamente, é preciso investir em práticas relacionadas a gestão de pessoas e em estratégias para a atração e retenção de talentos. Afinal, equipes de alto desempenho são essenciais para a conquista de resultados ótimos.
Já a escassez de capital humano devidamente qualificado, é amenizada através de ações para a profissionalização dos processos de recrutamento e seleção, e também, por programas de treinamento com foco nas necessidades e demandas da empresa.
Somando todas essas condições, é possível estabelecer um gerenciamento verdadeiramente eficaz com tecnologia, capital humano e conhecimento técnico, alinhados para o crescimento e o sucesso dos negócios.
3. Conhecer muito bem a sua própria empresa
A gestão estratégica é uma das exigências do mercado aos empresários. A manutenção da competitividade, a chegada de novos concorrentes, os impactos da crise econômica, o controle dos custos, são apenas alguns dos fatores que interferem diariamente nos negócios, aumentando a necessidade de um gerenciamento inteligente e enxuto.
Para tanto, cabe ao empresário, conhecer a fundo os seus processos, mapeá-los, avaliar a fluidez e identificar gargalos, pontos críticos e riscos. As rotinas de produção, logística, marketing, finanças e recursos humanos, precisam ser analisadas continuamente e otimizadas, buscando redução de custos, além de ganhos em qualidade e produtividade.
O empresário deve também dedicar-se a sua equipe. Para tanto, a definição de metas individuais e coletivas é importante exatamente para mensurar o desempenho de cada profissional, e assim, avaliar como o treinamento pode ser útil para melhorar o desempenho de todos.
4. Conhecer bem os seus líderes e ouvir a opinião deles
O mesmo vale para a preparação de lideranças, já que os gestores são os responsáveis diretos pelos resultados dos seus times. A delegação também deve estar incluída nas práticas de gestão de pessoas, pois assim, o empresário pode abandonar o microgerenciamento e direcionar sua atenção para o planejamento estratégico da PME.
A tecnologia também deve fazer parte do cotidiano do empresário na gestão de pequenas e médias empresas, a fim de automatizar tarefas operacionais e dar agilidade aos processos. Ela serve também para acelerar as análises de indicadores, que fundamentam a tomada de decisão. Softwares de gestão são importantes para integrar informações de diferentes áreas e organizar os dados para facilitar a tomada de decisão.
Além disso, estes programas geram relatórios completos necessários para diagnósticos pontuais, identificação de tendências de mercado, eficiência de campanhas e ações de vendas, bem como o desempenho das equipes. Soluções que facilitam a comunicação interna também são bem-vindas, como aplicativos de mensagens e redes sociais corporativas.
Gerenciar uma pequena ou média empresa é sempre uma tarefa difícil, mas com dedicação, preparo, conhecimento e foco, o empresário pode conquistar excelentes resultados, minimizando os problemas, contornando as dificuldades e encontrando soluções através da inovação, do planejamento e da disciplina. Assim, as PMEs podem assegurar a longevidade e prosperidade dos seus negócios.
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