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Eu costumo dizer que os empresários tradicionais do segmento de contabilidade não percebiam os seus negócios como empresas. Por isso, não existia um olhar atento para a gestão, toda a energia estava voltada para o operacional e toda a estrutura para a execução funcionava de forma extremamente desorganizada e burocrática. E é baseado nessa contextualização que neste post vou falar da importância da gestão de processos.
Com um negócio extremamente limitado e com uma rotina infinita de apagar incêndios operacionais, esses empresários contábeis tradicionais atuavam sem estratégias e políticas para o desenvolvimento de atividades e pessoas. Suas empresas contábeis sempre estiveram alheias às formas de monitoramento, execução e engajamento de equipe.
A falta de visão como gestores e a baixa produtividade para execução de conformidades, minaram o olhar desses empresários contábeis e construíram ao longo do tempo, uma imagem para a sociedade de profissionais extremamente burocráticos, meros cumpridores de exigências do fisco.
Mas, esse modelo de empresário contábil está cada vez mais fadado ao fim. Atualmente, empresas de contabilidade estão mais atentas à gestão e à renovação de práticas em seus negócios, entregando energia para criar formas eficientes de aumento de produtividade, geração de valor percebido e, consequentemente, lucratividade.
Neste artigo, vamos entender mais sobre a gestão e criação de processos como uma das bases principais para que uma empresa de contabilidade elimine da sua rotina, uma infinita jornada operacional ineficiente e desorganizada minada de riscos, se tornando cada vez mais competitiva no mercado.
Mas o que é a gestão de processos?
Eu costumo dizer que gestão de processos é a prática de buscar o aperfeiçoamento de um conjunto já definido de “formas de executar” tarefas e rotinas de uma empresa. No nosso caso uma empresa de contabilidade.
Para deixar mais claro, é quando os gestores, em busca de melhorias em suas operações, monitoram a forma com que as rotinas contábeis estão sendo executadas para alterá-las, caso seja necessário, buscando sempre tornar esses processos ainda mais eficientes.
Mas concorda que para fazer a gestão de processos é necessário primeiramente construí-los? Então vamos entender sobre o que são os processos de uma empresa contábil e como construí-los em 5 fases.
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Como criar processos no escritório contábil?
Os processos de uma empresa de contabilidade são as formas ordenadas de como executar as tarefas previsíveis de sua operação. É a forma pré-estabelecida, o passo a passo, de como o time de uma empresa contábil vai cumprir com as rotinas e também entregar e gerar valor percebido para os clientes.
A criação desses processos impacta em todo o resultado de uma empresa contábil, desde o engajamento do time, até a qualidade e segurança dos serviços que estão sendo oferecidos ao cliente.
Além disso, o aumento da produtividade é um dos fatores que mais se destaca nos resultados da empresa de contabilidade, já que essas “receitas” de execuções geram eficiência, qualidade e redução de custos, impactando em sua lucratividade.
No entanto, é importante entendermos que os processos precisam ser claros, intuitivos, funcionais, além de estarem disponíveis para que todo o time contábil tenha acesso e consiga executá-los. Não adianta burocratizar a forma de executar a entrega de burocracias.
Para construir processos eficientes eu criei 5 fases e aqui nós vamos entender sobre cada uma delas.
1. Compreensão de tarefas
A primeira fase é a que eu chamo de Compreensão de Tarefas. É a fase onde o gestor contábil vai entender as tarefas que são realizadas pelo seu time, como:
- identificar a periodicidade;
- qual setor é responsável pela execução;
- se outros departamentos estão envolvidos;
- quais os sistemas que são utilizados;
- quais os riscos;
- o tempo de execução e o que essas tarefas geram de valor percebido para o cliente.
Nessa fase também é importante identificar quais das tarefas precisam de controles rigorosos sobre a execução, pois sabemos que muitas das rotinas contábeis estão sujeitas às indesejadas multas do fisco em caso do não cumprimento. E identificar essas demandas de alto risco nos ajuda a construir processos mais rigorosos para a execução eficiente e segura para cada uma delas.
2. Mapeamento e diagnóstico dos processos atuais
A segunda fase, é o momento de mapear e daignosticar os processos atuais. É nesse momento que o gestor contábil vai entender como são executadas as tarefas que foram compreendidas na primeira fase. Por exemplo: o passo a passo do processo atual para que o time execute e entregue a folha de pagamento mensal dos clientes.
Seguindo esse exemplo de tarefa acima, algumas perguntas devem ser respondidas, durante essa fase:
- Como funciona a execução da folha de pagamento com variáveis?
- O cliente envia para que o time do departamento pessoal lance no sistema contábil ou o cliente utiliza algum aplicativo integrado com a contabilidade?
- É o cliente que lança ou o colaborador do cliente tem um aplicativo de ponto onde essas informações já são direcionadas para o sistema da contabilidade?
- Após ter essas e outras informações no sistema contábil, como o colaborador da contabilidade executa a tarefa?
- Quanto tempo ele gasta?
- Como ele controla as execuções do que já foi realizado e o que ainda está pendente?
- Como o departamento envia os documentos para os clientes?
- Os documentos do DP são enviados por e-mail, mas são fracionados ou toda a demanda do mês já é entregue de uma única vez?
3. Identificar melhorias com os responsáveis pelas tarefas
Entendido como as tarefas estão sendo executadas, é o momento de passar para a terceira fase, onde se identifica junto com os colaboradores responsáveis pelas demandas, quais as melhorias que devem ser aplicadas para que os cumprimentos sejam realizados de forma mais automatizada, segura e eficiente.
É nessa fase que o gestor inicia junto com o seu time a construção de novos processos, baseando-se no que vinha dando certo e nos gaps do que estava sendo praticado. Além disso, é importante que o time esteja envolvido nessa fase, já que a execução está nas mãos do operacional. Essas mãos são as fontes de informação para o que pode ser funcional ou não nesse novo processo.
Também é na terceira fase que o gestor e os colaboradores vão escolher os sistemas e ferramentas que serão utilizados para a execução do novo passo a passo de cada tarefa. Sabemos que atualmente, o mercado oferece diversos recursos tecnológicos para que as tarefas sejam cumpridas de forma automatizada e mais produtiva. E a sua empresa de contabilidade deve se beneficiar desses recursos.
4. Modelagem dos processos
A modelagem dos processos é a quarta fase. Esse será o momento onde, após ser construída a nova forma de executar as tarefas, você precisará escolher como formalizar e desenhar para que o novo passo a passo seja cumprido pelo time atual e, também, por aqueles que em breve passarão a trabalhar na sua empresa contábil.
São diversas as formas que você pode escolher para desenhar o passo a passo. Pode ser através de diagrama, mapa, mapas mentais, checklist e outros meios. O importante é prezar por algo que seja intuitivo, sem burocracia e funcional. Afinal de contas, a intenção é tornar o cumprimento mais seguro e produtivo.
5. Utilização de ferramentas tecnológicas
A quinta e última fase é o momento onde você vai escolher quais sistemas e ferramentas serão necessários para controlar a execução dos processos desenhados. Essa ferramenta tecnológica vai servir para que o time consiga controlar os vencimentos de cada tarefa e também o cumprimento de cada uma delas.
A escolha do sistema de controle de processos, além de gerar mais segurança e evitar a procrastinação e o esquecimento do cumprimento de obrigações, vai auxiliar o gestor contábil a monitorar e entender por meio de dashboards: o tempo gasto por execução, os melhores talentos, se os processos criados são eficientes e ajudar na melhor precificação dos serviços, além de identificar outros ganhos através de métricas.
Mas lembre! Não adianta cobrar a execução de processos e qualidade se a sua empresa contábil não contar com pessoas certas e engajadas! Mas esse é um papo para um outro artigo.
Espero que tenha gostado deste conteúdo. Se sim, compartilhe com seus colegas contadores e os ajude a fazer uma boa gestão de processos.
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