Experiência do seu cliente com a contabilidade: como apresentar dados complexos?

Muito além de lidar com obrigações acessórias com a burocracia do empreendimento, o principal papel do contador é gerar relatórios gerenciais que sejam adequados e eficientes para facilitar a tomada de decisão do gestor. Isso faz toda a diferença na experiência do cliente com a contabilidade.

Entender isso e fazer com que o cliente também entenda, talvez seja o grande diferencial do profissional de contabilidade que consegue agregar valor ao seu trabalho, atualmente.

Por esse motivo, preparamos aqui algumas dicas para tornar a sua contabilidade mais acessível ao seu público, de modo que as informações geradas por você sejam úteis para o crescimento do negócio.

Tenha um sistema de qualidade que analise os dados de forma objetiva

Para mudar a percepção do cliente a respeito do setor contábil, a mudança precisa começar do próprio setor contábil e da maneira como ele adquire as informações. Isso diz respeito ao melhor uso dos dados.

Como lidar com eles? A tecnologia certamente é o caminho mais fácil. Um sistema capaz de organizar os dados de maneira que isso permita gerar informações mais precisas, faz toda a diferença num escritório de contabilidade. Lembre-se: são elas quem contribuirão com as tomadas de decisão futuras do gestor.

Um Enterprise Resource Planning (ERP), registra diferentes tipos de dados e os organiza, oferecendo informações relevantes para resolver questões que envolvem faturamento, balanço contábil, apuração de impostos, ponto dos colaboradores, entre outros. Com ele, todo o trabalho administrativo pode ser aperfeiçoado, bem como o operacional.

Transformar os dados em informações úteis para a tomada de decisão do gestor da empresa é um grande diferencial que um escritório de contabilidade pode ter. Como citado anteriormente, não cabe mais ao profissional contábil pensar somente nas soluções burocráticas que envolvem a sua atividade, mas sim, procurar atuar como um verdadeiro consultor estratégico para o crescimento da empresa.

Neste sentido, a sua visão de mercado, bem como o entendimento adequado de como funciona a empresa, são fundamentais para oferecer ao gestor conselhos úteis na hora de investir ou de reduzir os gastos.

Compreenda e interprete as legislações para apresentá-las de maneira simples

Além da carga tributária e os seus impactos no empreendedorismo brasileiro, existe outro problema bastante conhecido pelos empreendedores: a legislação. Sem tempo e interesse em compreendê-la adequadamente, eles recorrem a serviços contábeis para evitar problemas de natureza legal.

O que se espera de um contador é que ele garanta segurança jurídica para a empresa buscando evitar qualquer risco, como multas ou a alta carga tributária. Isso é natural, pois as leis no país costumam ser alteradas com uma frequência maior do que empreendedores não especialistas em termos políticos e tributários tem condições de acompanhar.

Sendo assim, um diferencial de um profissional contábil é justamente apresentar o devido entendimento de todas as leis que regem o empreendimento e oferecer uma interpretação correta e acessível para o empreendedor.

É interessante notar que, para o gestor, todo o debate político que envolve alterações nas leis não tem efeito prático no dia a dia, por isso, ele precisa de alguém para acompanhar as movimentações que acontecem em todo o cenário brasileiro para receber somente as informações precisas para, então, agir da maneira correta.

Escritórios que contam com especialistas em diferentes segmentos conseguem vantagem competitiva em relação à concorrência nesse aspecto: trabalhando em equipe eles têm maior facilidade para acompanhar as movimentações econômicas e, então, traduzi-la para os empresários de maneira simplificada.

Envie boletins informativos sobre atualizações nos processos

Não corra o risco de ver seu cliente desconfiar da qualidade do trabalho contábil oferecido. Mantenha-o informado.

Seu trabalho bem-feito pode ter resultados ainda mais significativos se você divulgá-lo para quem mais precisa conhecê-lo direito: o cliente. Tanto para mostrar a ele o retorno do investimento realizado quanto para valorizar o próprio trabalho.

Procure apresentar os resultados de maneira simples, fácil de entender. Não deixe de investir nesses relatórios. Eles são um importante mecanismo para oferecer um retorno interessante ao cliente, pois quanto mais bem elaborados, melhores condições eles oferecem aos gestores para administrar suas empresas. Além disso, eles permitem que você tenha como progredir a cada mês em função dos resultados anteriores.

Lembre-se que a ideia aqui é simplificar a mensagem, por isso o informativo precisará ser bem escrito e ter uma linguagem amigável. Nada de termos excessivamente técnicos ou referências incompreensíveis a leis com novas demandas do governo.

Você pode também usar esse espaço para explicar ao cliente o que ele precisa fazer para se organizar melhor para que a contabilidade seja ainda mais eficiente. Com as devidas orientações, o processo tende a se tornar muito mais tranquilo para ambas as partes. Inclusive, tomar atitudes para encontrar maneiras de ajudar o seu cliente a economizar mais é de extrema importância e um diferencial na contabilidade.

Invista em um atendimento de qualidade para melhorar a experiência do cliente na contabilidade

Como fazer quando você e sua equipe já deram tudo o que podiam, mas a impressão que fica é que não existe nada que a concorrência também não possa fazer? A resposta é simples: invista no atendimento. Quando você cria um relacionamento de qualidade com os clientes, você consegue se diferenciar da concorrência e, assim, obter benefícios.

O fato é que com a tecnologia, a quantidade de informações disponíveis tornou-se significativamente maior, e o que é mais impressionante: hoje é possível obter essa informação em tempo real. Isso significa que os clientes passaram a ter motivos para ficarem mais exigentes. Sendo assim, é preciso investir em formas de se relacionar com ele de maneira que isso o satisfaça. Até mesmo porque ele agora tem ferramentas para reclamar e expor negativamente seu serviço, gerando prejuízos significativos.

Mas é totalmente possível mudar essa visão equivocada sobre o contador de que o produto gerado é ruim. Pois aos olhos do empreendedor, por mais que seu trabalho seja ótimo, próximo da perfeição, você será sempre um gerador de guias com mais contas a pagar.

Isso não significa que aquilo que você entrega ao cliente é mal-feito. Mas ter empatia e reconhecer que o seu papel não é o melhor do ponto de vista dele, não significa que o que você faz não seja excelente. Isso deixará o ambiente muito mais descontraído, fazendo com o que cliente possa deixar transparecer algumas insatisfações, que não necessariamente seja com você e, sim, com esse produto final: contas.

Saiba como investir

Por isso, invista em ferramentas que tornem sua comunicação mais simplificada. Uma plataforma de atendimento pode ser o caminho. Plataformas permitem gerenciar demandas, identificar problemas e apontar tendências de assuntos a serem abordados.

Uma última dica, porém não menos importante, é de criar um serviço de FAQ inteligente (Frequently Asked Questions), em que você coloca numa página as perguntas e respostas mais comuns relacionadas ao seu serviço. Com esse recurso, seu cliente pode simplesmente resolver suas dúvidas sem precisar entrar em contato e perder tanto tempo.

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