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As novas tecnologias vêm facilitando, de modo significativo, os processos de trabalho dentro de uma empresa. Nesse sentido, os escritórios virtuais se configuram excelente alternativa, capazes de baratear custos e automatizar processos.
Levando em consideração essas informações, este artigo se propõe a explicar o conceito de escritórios virtuais, mostrando a sua importância e alguns exemplos de serviços oferecidos nesses espaços. Confira a seguir!
Como funciona um escritório virtual?
Um escritório virtual — ou virtual office — é uma empresa que fornece espaço corporativo para profissionais autônomos, startups ou instituições que estão se mudando, por exemplo. Esses ambientes proporcionam condições ideais de coworking para a realização dos trabalhos, e os empreendedores não precisam se preocupar com a manutenção das instalações.
Além dos espaços de trabalho, muitos escritórios virtuais oferecem endereços de escritórios, salas mobiliadas, telefone e serviços de motoboy. Para os profissionais que contratam esses serviços, um dos maiores benefícios de alugar um escritório virtual é o custo-benefício, pois paga-se um valor fixo mensal em vez de pagar separadamente pelo aluguel de uma sala, contratação de secretária e outras despesas.
Quais são as vantagens de contratar escritório virtual?
São inúmeros os benefícios propiciados pela contratação de um escritório virtual, e esse tipo de negócio já se mostra uma grande tendência. Abaixo citaremos algumas das muitas vantagens que esse espaço pode oferecer. Veja!
Endereço corporativo
Um dos grandes benefícios de ingressar em um escritório virtual para um profissional ou pequena empresa é a possibilidade de ter um endereço comercial e um endereço fiscal.
Essa localização é de grande ajuda para empresas que buscam se estabelecer no mercado, pois, além de ter um endereço financeiro, também podem aumentar a visibilidade do negócio e criar uma imagem organizacional positiva.
Gerenciamento de correspondência e recados
As cartas recebidas no escritório virtual serão processadas e enviadas à empresa. O atendimento telefônico também é outro benefício, pois, ao alugar o serviço, você pode utilizar a linha telefônica para receber mensagens e ligações.
Além disso, você terá uma secretária que atende as ligações de forma personalizada e transfere os contatos, caso seja necessário.
Baixo custo-benefício
Usar um escritório virtual custa menos do que alugar ou comprar espaço. Isso porque você não precisa pagar aluguel, funcionários ou outras despesas. Quando contratamos esse tipo de serviço, dependendo do plano, o contratante já terá acesso, no contrato, aos valores referentes a essas despesas.
Aumento da produtividade
Outra vantagem significativa oferecida pelos escritórios virtuais é o aumento expressivo da produtividade. Uma vez que algumas tarefas, como limpeza e gerência do espaço físico, são delegadas a outras pessoas, os gestores das empresas podem focar em aspectos mais complexos do seu negócio.
Quais são os serviços oferecidos por um escritório virtual?
São inúmeros os serviços oferecidos por um escritório virtual. É importante, no momento da contratação, que sejam observados fatores como a estrutura física e os serviços de atendimento e recepção. Contudo, nesses ambientes, podemos encontrar:
- serviço de recebimento e transferência de ligações telefônicas;
- anotação e repasse de recados;
- recebimento de correspondências;
- serviço de agenda compartilhada;
- disponibilização de endereço para registro de CNPJ, entre outros.
As novas tecnologias podem ser excelentes facilitadoras das rotinas de trabalho, e os escritórios virtuais mostram-se, nesse contexto, excelentes opções para reduzir custos e aumentar a produtividade.
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