Contribuições acessórias: saiba o que são e quais a empresa deve atender

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A legislação tributária brasileira é bastante complexa e toda pessoa jurídica e as equiparadas, independentemente do regime tributário no qual se enquadram, estão obrigadas por lei a cumprir uma série de exigências fiscais e administrativas.

Manter um negócio no que diz respeito às questões de gerenciamento e finanças já é um grande desafio para o empreendedor. Contudo, negligenciar o cumprimento das atribuições legais pode acarretar consequências muito prejudiciais e até fatais para a sobrevivência e continuidade do empreendimento.

Por isso, é fundamental conhecer o panorama geral de todas as obrigações principais e acessórias determinadas pela legislação fiscal do país e entender com precisão onde a empresa se enquadra de acordo com a sua estrutura, sua natureza jurídica e o seu faturamento.

Neste guia, reunimos informações essenciais para ajudar você a entender o que e quais são as contribuições acessórias com objetivo de promover uma gestão tributária mais adequada e efetiva. No decorrer do texto abordamos os seguintes tópicos:

• o que são contribuições acessórias?
• Quais as diferenças entre contribuições acessórias e obrigações principais?
• Como nascem as contribuições acessórias?
• Quais são os tipos de contribuições acessórias?
• Como saber quais contribuições a empresa deve atender?
• Quais são os prazos para a entrega das obrigações?
• Como as contribuições acessórias impactam o cotidiano das empresas?
• Como a tecnologia contribui na gestão e otimização das obrigações acessórias?

Esse conhecimento é indispensável para qualquer negócio. Então leia o artigo até o final e boa leitura!

O que são contribuições acessórias?

De acordo com o artigo 113, § 2º, do Código Tributário Nacional — CTN, obrigação acessória decorre da legislação tributária e tem por objeto as prestações, positivas ou negativas, nela previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos.

Em outras palavras, contribuições acessórias são declarações entregues (mensal, trimestral ou anualmente) pelas pessoas jurídicas e as equiparadas cujo objetivo é fornecer aos órgãos fiscalizadores — que podem ser municipais, estaduais ou federais — informações que confirmem o devido recolhimento das obrigações tributárias principais.

São ferramentas auxiliares estabelecidas pela legislação para coletar dados que se referem às operações das empresas, que são usados para apurar os tributos, impostos, encargos, contribuições e taxas que compõem a obrigação principal e comprovam que o negócio está devidamente cumprindo com a lei.

Atualmente, esses relatórios, em sua maioria, têm o formato eletrônico. Resumidamente, fazem parte desse conjunto de declarações os documentos que seguem:

• emissão de nota fiscal de vendas de mercadoria ou serviços;
• emissão das guias de recolhimento dos tributos;
• escrituração dos livros fiscais;
• declarações fiscais;
• demonstrações contábeis;
• declarações sociais;
• folha de pagamento, etc.

É importante ressaltar que mesmo que uma companhia esteja dispensada da obrigação principal (pagamento de impostos), normalmente, ela está obrigada a entregar ao Fisco a obrigação acessória sem movimento.

Quais as diferenças entre contribuições acessórias e obrigações tributárias principais?

Tanto a obrigação tributária principal como as obrigações acessórias estão definidas e determinadas no Código Tributário Nacional — CTN, Lei nº 5.172 de 25 de outubro de 1966 que dispõe sobre o Sistema Tributário Nacional e institui normas gerais de direito tributário aplicáveis à União, Estados e Municípios.

Obrigações tributárias principais

Conforme o § 1º do artigo 113 do CTN a obrigação principal surge com a ocorrência do fato gerador, tem por objeto o pagamento de tributo ou penalidade pecuniária e extingue-se com o crédito decorrente dela.

As obrigações principais referem-se ao dever que o contribuinte tem de pagar os tributos, como no caso de impostos, taxas, contribuições ou penalidades e deixa de existir após o pagamento. Sua caracterização é autônoma, isto é, independe da existência de outra obrigação.

Contribuições acessórias

De acordo com o § 2º do artigo 113 do CTN a obrigação acessória decorre da legislação tributária e tem por objeto as prestações, positivas ou negativas, nela previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos.

O § 3º ainda acrescenta, a obrigação acessória, pelo simples fato da sua inobservância, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária.

O objetivo das obrigações acessórias é auxiliar na arrecadação e fiscalização de tributos, que ocorrem por emissão de nota fiscal, controle de folha de pagamento, inscrição de cadastro de contribuintes entre outros.

Cada uma delas corresponde às obrigações tributárias principais, por isso, devem ser entregues documentos que comprovem a regularização junto às autoridades fiscais.

Os documentos que devem ser entregues nas contribuições acessórias dependem do enquadramento tributário escolhido pelo contribuinte. Caso haja descumprimento, incorrem em multas e, assim, pode ocorrer uma nova obrigação principal.

Como nascem as contribuições acessórias?

As obrigações acessórias são resultados de leis elaboradas e votadas pelo poder legislativo e sancionadas pelo poder executivo municipal, estadual e/ou federal. Na prática, os principais objetivos das obrigações acessórias são apurar, arrecadar e fiscalizar os tributos.

São esses órgãos que determinam quais declarações cada empresa deve apresentar, tendo em conta o seu tipo de atividade econômica e o seu enquadramento em cada tipo de regime tributário.

Além disso, determinam as regras, os prazos para cumprimento das declarações, bem como as penalidades decorrentes da falta do cumprimento desses prazos ou outras irregularidades.

As obrigações acessórias são criadas com a finalidade de gerenciar o cumprimento da obrigação fiscal exigida pelo próprio tributo, concedendo às administrações tributárias das três esferas de poder informações que comprovem o pagamento das obrigações principais, ou seja, impostos, contribuições, etc.

Quais são os tipos de obrigações acessórias existentes?

Cada regime tributário conta com uma série de contribuições acessórias correspondentes que devem ser declaradas pelas empresas que a eles se enquadrarem.

Cada modelo possui critérios, características e aspectos diferentes, assim como vantagens e desvantagens que devem ser observadas para cada tipo de negócio.

Os regimes tributários se dividem em:

• Simples Nacional;
• Lucro Presumido;
• Lucro Real.

Veja a seguir mais especificamente as contribuições acessórias que correspondem a cada um deles:

Contribuições acessórias do Simples Nacional

Como o próprio nome diz Simples Nacional é o regime tributário mais simples e com maior presença no Brasil. Ele foi criado para facilitar o recolhimento de tributos pelas microempresas e empresas de pequeno porte.

Essa simplificação se dá pela reunião de diversos impostos em uma única guia de arrecadação. O enquadramento no Simples Nacional, atualmente tem o limite de faturamento anual de até R$ 4,8 milhões.

As contribuições acessórias próprias do Simples são:

• DEFIS — Declaração de Informações Econômicas e Fiscais: a empresa fornece informações sobre o montante de despesas ao longo do ano. A periodicidade é anual com entrega até o dia 31 de março do ano subsequente;
• DAS — Documento de Arrecadação do Simples Nacional: tem como objetivo o pagamento do imposto calculado sobre o faturamento mensal da empresa com vencimento até dia 20 de cada mês;
• DIRF — Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte: enviada anualmente por empresas que optam por reter o Imposto de Renda — IR na fonte. A periodicidade é anual e o prazo de envio pode variar, de acordo com calendário estipulado pela RF ­;
• DESTDA — Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação: documento pelo qual é feito o recolhimento do ICMS referentes às diferenças de alíquotas entre os estados e a substituição tributária. Entrega mensal até o dia 20 de cada mês;
• EFD ICMS/IPI — Escrituração Fiscal Digital: documento elaborado pelos contribuintes do ICMS e do IPI;
• RAIS — Relação Anual de Informações Sociais: declaração que promove o controle sobre a atividade trabalhista no país, assim como a identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP, dentre outros;
• CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: declaração eletrônica para informar admissões e demissões de empregados registrados sob o regime da CLT — Consolidação das Leis do Trabalho. Envio até o dia 07 de cada mês, está gradativamente sendo substituída pelo e-Social;
• Demais obrigações (facultativas): ECD, ECF, SEFIP/GFIP.

Contribuições acessórias do Lucro Presumido

O regime tributário Lucro Presumido conta com mais contribuições acessórias e é o segundo maior regime em atuação no país.

Nele, a Receita Federal — RF presume que um percentual determinado do faturamento da companhia é o lucro. Trata-se de um lucro fixado a partir de percentuais padrões aplicados sobre a Receita Operacional Bruta — ROB. 

O enquadramento neste regime pode ser feito por grande parte das empresas brasileiras com exceção de bancos e empresas públicas. O limite de faturamento anual é de R$ 78 milhões e as alíquotas variam entre 1,6% até 32% sobre o faturamento de acordo com o tipo de atividade exercida.

Alguns segmentos específicos estão obrigados ao Lucro presumido, são eles:

• transporte de cargas;
• serviços hospitalares;
• indústria e comércio em geral;
• transportadores;
• atividade rural;
• atividades imobiliárias;
• intermediação de negócios;
• profissionais liberais, como contadores, advogados, engenheiros, médicos, consultores, economistas, dentistas, dentre outros;
• construção civil;
• revenda de combustíveis e gás natural.

A seguir veja as contribuições acessórias correspondentes ao Lucro Presumido:

• DES — Declaração Eletrônica de Serviços: declaração municipal com o objetivo de apresentar todos os serviços prestados no mês por empresas prestadoras de serviços. A entrega é anual e pode variar, conforme o calendário estipulado pela RF;
• GIA — Guia de Informação e Apuração do ICMS: corresponde à informação quanto à apuração e o recolhimento do ICMS. O prazo de envio varia de estado para estado;
• GIA-ST — Guia de Informações e Apuração de Substituição Tributária: declaração para os contribuintes de operações sujeitas à substituição tributária. O prazo de envio varia de estado para estado;
• DCTF — Declaração de Débitos Tributários Federais: declaração anual que deve conter dados referentes aos tributos pagos no exercício anterior, tais como IRPJ, IRRF, IPI, CSLL e outros. Deve ser enviada até o 15º dia útil de cada mês;
• SPED Fiscal — Sistema Público de Escrituração Digital: sistema destinado a transmissão de obrigações acessórias, como Nota Fiscal Eletrônica — NFE, Escrituração Fiscal Digital — EFD, EFD — Contribuições, etc. O prazo de envio pode variar, de acordo com o calendário estipulado pela RF.
• SPED Contábil — Sistema Público de Escrituração Digital: para envio da Escrituração Contábil Digital — ECD. Periodicidade anual e o prazo de envio é 31 de junho de cada ano;
• DIRF — Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte: declaração que tem como objetivo informar à Secretaria da Receita Federal do Brasil sobre as retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela organização,
• RAIS — Relação Anual de Informações Sociais: declaração que promove o controle sobre a atividade trabalhista no país, assim como a identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP, dentre outros. Periodicidade anual e deve ser entregue até o mês de março de cada ano, mas está sendo gradualmente substituída pelo e-Social;
• CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: declaração eletrônica para informar admissões e demissões de empregados registrados sob o regime da CLT — Consolidação das Leis do Trabalho. Envio até o dia 07 de cada mês, está gradativamente sendo substituída pelo e-Social;
• SEFIP/GFIP — Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: declaração que contém informações trabalhistas, previdenciárias e referentes ao FGTS, obrigatória a todas as companhias, mesmo que não tenha empregado registrado. O prazo de envio é todo dia 07 de cada mês.
• Livro Fiscal Eletrônico — LFE: específica para empresas contribuintes dentro do Distrito Federal;

Contribuições acessórias do Lucro Real

O regime tributário Lucro Real possui um processo de cálculo mais longo e mais complexo e é aplicável às empresas cujo faturamento anual é superior a R$ 78 milhões.

A apuração do lucro é realizada pela própria organização, isto é, não ocorre a presunção de lucro — como no Lucro Presumido — o que acontece é a declaração do lucro real da companhia.

O Lucro Real é o regime que incide nos impostos e contribuições federais do IRPJ e da CSLL que interferem diretamente na apuração e tributação de impostos incidentes sobre o PIS e Cofins.

O resultado é apurado de forma trimestral ou anual. As alíquotas praticadas no Lucro Real são as seguintes:

• IRPJ: alíquota de 15% sobre o lucro mensal de até R$20 mil e mais 10% sobre o lucro excedente;
• CSLL: 9% independentemente do lucro apurado;
• PIS: 1,65% sobre a receita;
• COFINS: pode chegar até 7,6% sobre a receita.

Empresas de alguns segmentos específicos estão obrigadas ao enquadramento no Lucro Real, são elas:

• do setor financeiro;
• de factoring;
• que desfrutam de benefícios fiscais com isenção ou redução do impostos;
• que obtiveram lucros, rendimentos e ganhos de capital provenientes do exterior;
• SPE — Sociedades de Propósito Específico, de acordo com a Lei Complementar 123/2006;
• empresas imobiliárias, enquanto não concluídas as operações imobiliárias para as quais exista registro de custo orçado.

A seguir veja as contribuições acessórias correspondentes ao Lucro Real:

• DES — Declaração Eletrônica de Serviços: declaração municipal com o objetivo de apresentar todos os serviços prestados no mês por empresas prestadoras de serviços. A entrega é anual e pode variar, conforme o calendário estipulado pela RF;
• GIA — Guia de Informação e Apuração do ICMS: corresponde à informação quanto à apuração e o recolhimento do ICMS. O prazo de envio varia de estado para estado;
• GIA-ST — Guia de Informações e Apuração de Substituição Tributária: declaração para os contribuintes de operações sujeitas à substituição tributária. O prazo de envio varia de estado para estado;
• SINTEGRA — Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços: destinada a contribuintes que pagam ICMS e que utilizam o Sistema de Processamento Eletrônico de Dados, o PED e aos empreendimentos emissores de cupons fiscais. O prazo máximo de envio é até o dia 25 do mês subsequente ao da operação.
• DCTF — Declaração de Débitos Tributários Federais: declaração anual que deve conter dados referentes aos tributos pagos no exercício anterior, tais como IRPJ, IRRF, IPI, CSLL e outros. Deve ser enviada até o 15º dia útil de cada mês;
• SPED Fiscal — Sistema Público de Escrituração Digital: sistema destinado a transmissão de contribuições acessórias, como Nota Fiscal Eletrônica — NFE, Escrituração Fiscal Digital — EFD, EFD — Contribuições, etc. O prazo de envio pode variar, de acordo com o calendário estipulado pela RF.
• SPED Contábil — Sistema Público de Escrituração Digital: para envio da Escrituração Contábil Digital — ECD. Periodicidade anual e o prazo de envio é 31 de junho de cada ano;
• DIRF — Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte: declaração que tem como objetivo informar à Secretaria da Receita Federal do Brasil sobre as retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela organização,
• RAIS — Relação Anual de Informações Sociais: declaração que promove o controle sobre a atividade trabalhista no país, assim como a identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP, dentre outros. Periodicidade anual e deve ser entregue até o mês de março de cada ano, mas está sendo gradualmente substituída pelo e-Social;
• CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: declaração eletrônica para informar admissões e demissões de empregados registrados sob o regime da CLT — Consolidação das Leis do Trabalho. Envio até o dia 07 de cada mês, está gradativamente sendo substituída pelo e-Social;
• SEFIP/GFIP — Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: declaração que contém informações trabalhistas, previdenciárias e referentes ao FGTS, obrigatória a todas as companhias, mesmo que não tenha empregado registrado. O prazo de envio é todo dia 07 de cada mês.

Contribuições acessórias específicas por atividades

Algumas contribuições acessórias são específicas de algumas atividades profissionais. São elas as dispostas abaixo.

DMED — Declaração de Serviços Médicos

A DMED deve ser declarada por profissionais da saúde, como médicos, ortopedistas, cardiologistas, psicólogos, psiquiatras, fisioterapeutas dentre outros. A periodicidade é anual, devendo abranger todos os valores de serviços prestados no exercício anterior. O prazo para o envio da DMED, conforme a Receita Federal é de até o último dia útil do mês de fevereiro.

DIMOB — Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias e se aplica às imobiliárias, construtoras e incorporadoras

Esta declaração deve conter os dados sobre vendas, locações, incorporações e quaisquer outras transações imobiliárias. A periodicidade da DIMOB é anual e o prazo é até o último dia útil de fevereiro do ano posterior aos serviços prestados.

Como saber quais contribuições a empresa deve atender?

Toda empresa deve contar com a assessoria de um contador e/ou tributarista, seja terceirizado, como de um escritório contábil ou em um departamento específico dentro da própria companhia.

É necessário analisar a natureza jurídica, o ramo de atividade, o porte e o devido enquadramento legal da organização para poder saber identificar com objetividade quais legislações e, consequentemente, obrigações principais e acessórias a empresa está sujeita.

Além disso, é possível desenvolver um planejamento tributário com possibilidades de elisão fiscal, que consiste na adoção de mecanismos permitidos por lei que assegura benefícios fiscais e a redução dos impostos com o objetivo de diminuir a carga tributária.

Como a tecnologia contribui na gestão e otimização das contribuições acessórias?

Todos os anos as empresas dedicam grande parte do seu tempo, recursos e dinheiro para atender as determinações legais e cumprir devidamente todas as burocracias tributárias. Imagina como é complexo o trabalho de gestão de todas as obrigações às quais uma companhia está obrigada.

Nesse cenário, é indispensável fazer uso de tecnologias que possam contribuir efetivamente para agilizar e otimizar a rotina das atividades das organizações.

Em se tratando das obrigações acessórias a utilização de ferramentas tecnológicas confere mais agilidade e precisão no que diz respeito à apuração dos impostos e outros detalhes importantes para o cumprimento das declarações, além é claro, de melhorar os processos e atender os prazos preestabelecidos.

Isso é possível, já que a maioria dos softwares tributários são parametrizados para atender as diretrizes das plataformas governamentais. Contudo, é imprescindível contar com um fornecedor de confiança, que ofereça um sistema completamente em conformidade às exigências legais e capaz de atender às particularidades de cada organização.

Por tudo que já foi apresentado, contar com um sistema de gestão empresarial como o da Fortes Tecnologia que dispõe de um conjunto de sistemas para atender todas as áreas da empresa pode contribuir para o cumprimento preciso das obrigações acessórias, além de eliminar processos manuais passíveis de erros.

Ele dispõe de mecanismos que conectam todos os departamentos e atividades da companhia, promovendo o ganho de produtividade, agilidade e garantia da segurança dos dados do negócio.

Além disso, oferece informações estratégicas por meio de soluções que podem garantir uma alta performance para qualquer negócio, contribuindo para a competitividade das empresas, com serviços diferenciados.

Por fim, como você pode perceber ao longo deste artigo, as obrigações acessórias fazem parte da rotina de atividades das organizações, assim conhecer o funcionamento de cada uma delas, bem como seus respectivos prazos, é essencial para não ter problemas com as entidades fiscalizadoras.

Outro grande desafio que envolve o correto cumprimento das obrigações acessórias está diretamente ligado aos profissionais responsáveis pelo preenchimento e envio das declarações. Por isso, vale ressaltar que é fundamental contar com profissionais experientes e qualificados.

Você também viu a importância de fazer a gestão das declarações com softwares apropriados, pois isso facilita o acompanhamento e ajuda a evitar o descumprimento de regras, agilizando os processos fiscais, e atendendo as legislações de forma mais efetiva.

Nesse post, você teve acesso a um guia a respeito das contribuições acessórias! Gostaria de conhecer as soluções tecnológicas da Fortes Tecnologia e saber em detalhes todos os recursos oferecidos? Entre em contato conosco e fale com um de nossos consultores especialistas.

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