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A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) já é uma realidade no dia a dia das empresas. Ela foi criada para substituir o formato tradicional das notas fiscais, proporcionando mais segurança nas transações comerciais e mais agilidade na escrituração fiscal.
Porém, muitas empresas ainda encontram dificuldades no momento de consultar, baixar e armazenar a NF-e pelo período mínimo de 5 anos, conforme obrigatoriedade prevista na legislação fiscal.
Um outro obstáculo do setor fiscal das empresas tem relação com obtenção da chave de acesso, que muitas vezes é confundida, durante a etapa de recebimento do documento, com o próprio número da NF-e.
Por isso, resolvi fazer este artigo trazendo algumas dicas de como obter a chave da NF-e.
Portaria RFB 849/2020
Antes de mais nada, é importante que você saiba que a Portaria RFB nº 849/2020 revogou a partir 1º de julho de 2020, o acesso aos dados e informações relativos à NF-e por terceiros.
Isso significa que desde o dia 1º de julho de 2020, não é mais permitido consultar os dados completos da NF-e e baixar o XML sem o uso de certificado digital, tanto pelo Portal da NF-e quanto pelo serviço fornecido pelo SERPRO.
Assim, o certificado digital é um item estritamente necessário para a emissão, consulta e download do XML dos documentos eletrônicos.
Chave de acesso de uma nota fiscal
Todas as NF-e (nota fiscal eletrônica) possuem uma chave de acesso, composta por uma sequência numérica de 44 posições. Ela funciona como o RG, identificando de forma única cada nota fiscal. É a chave quem vai distinguir uma NF-e da outra
A chave de acesso está contida no arquivo XML da nota e no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), sendo composta pelos seguintes dados:
- CNPJ do emitente;
- Código da UF do emitente;
- Ano e mês da emissão da NF-e;
- Número da série da NF-e;
- Modelo da NF-e;
- Forma de emissão do documento;
- Número da NF-e;
- Dígito verificador da chave de acesso da NF-e; e
- Código numérico da chave de acesso.
Para que serve a chave de uma NF-e?
É por meio da chave de acesso que a empresa consegue obter o XML da NF-e, que nada mais é do que a versão digital da nota fiscal. É esse arquivo que possui validade jurídica e precisará ser armazenado pela empresa.
Como obter a chave de acesso de uma Nota Fiscal?
Basicamente, existem quatro formas de se obter a chave de acesso de uma NF-e. Confira a seguir quais são!
1. Solicitar ao Fornecedor
Se a empresa adquiriu algum bem ou mercadoria, junto a eles, o Fornecedor deve encaminhar o DANFE. Se isso não ocorreu, é preciso que a empresa entre em contato com o fornecedor solicitando esse documento.
Com o DANFE em mãos e com o uso do certificado digital, a empresa poderá acessar o Portal Nacional da NF-e para fazer a consulta e o download do XML, podendo assim, armazenar o arquivo e ficar livre de possíveis punições.
2. Consulta pelo Portal da Sefaz do Estado
A Secretaria da Fazenda do Estado pode disponibilizar algum portal onde o contribuinte poderá fazer o download das notas fiscais eletrônicas, o Estado do Ceará, por exemplo, dispõe do Portal Siget.
3. Arquivo SPED Fiscal
Através do arquivo SPED, é possível conferir as chaves dos documentos.
Se por algum motivo você tenha perdido o arquivo do SPED Fiscal de uma competência, saiba que é possível recuperá-lo através do programa ReceitanetBX.
Assim, com o arquivo em mãos, você terá acesso a todas as chaves eletrônicas e poderá fazer o download do XML por meio do Portal Nacional da NF-e.
4. Utilizar um sistema de gestão de documentos eletrônicos
A forma mais simples, rápida e segura de se obter a chave de acesso, bem como, o arquivo XML de uma NF-e, é através de um sistema de gestão de documentos eletrônicos.
Com o Fortes DOC Prime você poderá buscar os documentos fiscais de entrada sem a necessidade de manifestar a ciência da operação, além de contar com o armazenamento em nuvem e com a segurança dos dados.
Também contamos com a ferramenta Obter XML da NF-e pela Chave, com a qual a empresa poderá buscar o arquivo XML utilizando apenas a chave de acesso.
Sabe aquele arquivo SPED que comentei anteriormente? Pois bem, com essa funcionalidade você poderá importá-lo para obter o XML de todas as NF-e, evitando assim, possíveis sanções por não dispor deste arquivo.
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