ESTÁ SEM TEMPO PARA LER? CLIQUE NO PLAYER ABAIXO E OUÇA TODO O CONTEÚDO DE FORMA SIMPLES E PRÁTICA!

Partindo da perspectiva que os escritórios de contabilidade são de fato empresas de serviços, cada dia mais os seus administradores procuram ferramentas de mercado para conciliar os resultados planejados com os resultados alcançados.

Para isso, várias ferramentas, sejam de gestão “no estado da arte” ou mesmo com conceitos disruptivos, vem ganhando força entre os empresários contábeis..

Agora, vamos falar um pouco sobre uma destas ferramentas que é a Análise SWOT, uma avaliação global que determina qual é a representação de uma companhia nos diversos ambientes, focalizando o retorno econômico e financeiro, além do desenvolvimento de um planejamento estratégico eficaz, especificando a partir da sua construção, metas a serem atingidas.

O que é Análise SWOT ou FOFA?

A análise Swot é um termo em inglês  originado de um acrônimo de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). No Brasil, ela também é chamada de FOFA (Fortalezas, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças).

Significa dizer que a análise deve ser feita com um olhar tanto de dentro pra fora da empresa como de fora para dentro. 

Existe um senso comum nas literaturas de administração que a Análise SWOT teria sido criada por Albert Humphrey . Quanto a precisão do ano de criação, não se sabe ao certo, mas ela provavelmente foi criada na década de 60, na Universidade de Stanford (EUA), por meio de um estudo, encabeçado por Albert, das 500 maiores corporações norte-americanas da época.

Como fazer Análise SWOT no escritório contábil?

O mais comum para a execução da análise é montar uma Matriz Swot, pela qual  facilmente se elenca os principais pontos identificados em cada quadrante. 

As  informações reconhecidas como forças e as fraquezas são uma representação do momento presente. Por outro lado, as oportunidades e as ameaças representam o que a empresa espera do futuro e o quanto isso avança no tempo, ou seja, de quanto tempo é esse futuro depende do planejamento estratégico. 

Deste modo, a análise SWOT deve relacionar as forças com as oportunidades e as fraquezas com as ameaças.

Exemplo da Análise SWOT para escritório contábil

Se o escritório identificou como uma de seus pontos fortes a sua capacidade de atender determinado nicho de negócios e vê uma oportunidade de crescimento econômico elevado no mercado onde atua, pode estar perante uma estratégia de crescimento, cujo plano de ação tem alta possibilidade de conseguir êxito.

Por outro lado, se a empresa reconhece uma fraqueza por não dispor ainda de uma determinada tecnologia que o mercado e os concorrentes estão rapidamente a adotar (o que seria uma ameaça), terá que procurar até encontrar uma solução para minimizar ou eliminar os seus efeitos.

E quando a gestão pensa clara e objetivamente sobre isso em momentos chaves de planejamento estratégico os resultados são conquistados naturalmente.

Executar as ações

As conclusões retiradas de uma Análise SWOT devem ser apresentadas e sujeitas a debate perante os decisores da organização, de modo a que é preciso que conduzam à implementação de medidas concretas, com objetivos, prazos e responsabilidades claramente definidos.

Só desta forma se poderá retirar um benefício desta ferramenta. De outra forma, a sua utilização poderá tornar-se um pouco subjetiva e sem resultados benéficos para o escritório contábil.

Dicas de realização da análise SWOT

1) Reúna pessoas-chave do seu escritório 

Embora seja possível, basear toda a análise em uma perspectiva individual , não é o ideal e empobrece a análise. O mais indicado é trazer pessoas distintas e coletar uma variedade mais interessante de informações para tornar a avaliação mais robusta. Alguns chamam de “olhar 360” para o negócio.

Então, o primeiro passo é selecionar quem participará do processo. Tente formar um grupo heterogêneo, que ofereça visões diferentes. Chame pessoas da equipe que estejam envolvidas no projeto e conheçam o objetivo.

Por exemplo, se a sua ideia é mudar parte da tecnologia utilizada pela operação do escritório, não é necessário convidar todo o time, mas é interessante ter o seu time de operação representado por um membro mais experiente, o mais novo, um extrovertido, outro mais quietinho e etc. 

Forme um grupo limitado de pessoas que você considera que farão boas colaborações. Realizar uma análise com gente demais, além de ser muito trabalhoso, pode gerar confusão em vez de clareza.

2) Realize um momento disruptivo de brainstorm

Com o grupo selecionado, é hora de listar livremente as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relacionadas ao que está sendo analisado. Neste momento, vale tudo o que vier à cabeça, em um processo bem espontâneo. Esse exercício pode ser coletivo ou individual.

No primeiro caso reúna o grupo e utilize um quadro ou cartolina para ir anotando as ideias que forem surgindo. Desta forma, todos podem acompanhar o processo. Se não, você pode fazer  entrevistas individuais ou pedir para cada um listar as próprias percepções em um papel. Depois você organiza as informações em uma única matriz.

3) Faça perguntas para conduzir a reflexão

Depois do brainstorm, é hora de coletar informações mais direcionadas. Aqui neste ponto, você pode montar um questionário para que as pessoas reflitam sobre cada um dos aspectos.

Algumas perguntas que podem ser feitas para conduzir a análise neste caso:

Forças:

• O que o nosso time faz melhor do que qualquer outro?
• Que característica dos nossos serviço os clientes enxergam mais valor?

Fraquezas:

• Em qual etapa nossos prospects (futuros clientes) ficam mais relutantes e fogem?
• Quando perdemos um cliente qual é o principal motivo?

Oportunidades:

• Há algum evento ocorrendo no mercado que possamos aproveitar para captar mais clientes, tipo o eSocial  ou Reforma Trabalhista?
• Aconteceu alguma mudança no mercado que nos coloque em vantagem, considerando os concorrentes?

Ameaças:

• O que os clientes geralmente procuram que não podemos oferecer neste momento?
• Quais as dificuldades mais comuns que temos para atender os clientes?

Organize as informações na matriz SWOT

Faça o apanhado de tudo o que você coletou até aqui (brainstorm + respostas às perguntas) e organize essas informações na matriz SWOT.

Neste momento, você já pode fazer relações entre forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. A própria organização visual da matriz facilita esse processo. É essa a hora de botar a “massa cinzenta pra funcionar” e observar cada um dos fatores com a lente do seu objetivo.

Pergunte-se:

• Quais forças são mais úteis para alcançar o objetivo?
• Quais fraquezas podem atrapalhar ou impedir nosso sucesso?
• Quais oportunidades e fatores externos podemos aproveitar?
• De quais ameaças precisamos nos prevenir?

Refine as informações e leve para a matriz apenas o que é mais relevante. Com isso, você já estará pronto para montar sua estratégia.

Defina um plano de ação

Por fim, é hora de decidir qual o melhor caminho que você pode seguir. A sua análise SWOT deve terminar com ações definidas.

Aproveite as mesmas perguntas e monte a ação correspondente:

• Quais forças são mais úteis para alcançar o objetivo? Ação: Potencializar a força X e Y.
• Quais fraquezas podem atrapalhar ou impedir nosso sucesso? Ação: Reduzir ou minimizar a fraqueza W e Z.
• Quais oportunidades e fatores externos podemos aproveitar? Ação: Aproveitar a oportunidade T e J para alavancar as vendas.
• De quais ameaças precisamos nos prevenir?

Agora mãos a obra! Já realizou a SWOT em planejamentos estratégico no seu escritório? Conta pra gente como foi deixando um comentário sobre a sua experiência e aproveite também para saber como desenvolver o marketing no seu escritório contábil.