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O segundo semestre vai começar com mais desafios na entrega dos dados dos empregados das empresas do Grupo 2 do eSocial – com faturamento anual inferior a R$ 78 milhões em 2016.

Desde janeiro de 2018, o eSocial está sendo implantado a todo vapor nas grandes empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões (o Grupo 1) em 2016. Já são cerca de 15 milhões de trabalhadores com os dados sincronizados nesse programa.

Parece muito, mas, esse número representa cerca de 1/3 do total dos trabalhadores do país. Ou seja, o maior volume de trabalhadores ainda será atingido na próxima etapa: o Grupo 2 – que é formado pelas demais empresas, incluindo optantes pelo Simples Nacional, micro empresas, empresas de pequeno porte, pessoas físicas e MEIs com funcionário.

E são justamente empresas desses portes, a maioria, incluídas no Grupo 2, que normalmente terceirizam os seus departamentos contábil, fiscal e pessoal para um escritório.

Qual o objetivo do eSocial?

O eSocial tem como principal objetivo simplificar e unificar as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, prestadas ao governo, migrando para o mundo digital. E, como toda mudança nos sistemas do governo, a adaptação também tem que acontecer nos escritórios de contabilidade.

Com a chegada da 1ª fase do Grupo 2 o reflexo virá diretamente nos escritórios de contabilidade. Mas, para o eSocial, modificar os processos no escritório não serão suficientes, será fundamental a adaptação inicial das empresas para essa nova realidade.

O monitoramento eletrônico dos eventos trabalhistas trará um impacto direto no dia a dia tanto dos escritórios contábeis, como também das empresas, dos empregadores e de todos os trabalhadores brasileiros. 

Antes de tudo, vamos relembrar as fases de implantação do eSocial para cada grupo?

1° grupo: Empresas com faturamento superior a 78 milhões em 2016

• 08/01/2018: Cadastro da empresa e tabelas
• 01/03/2018: Eventos não periódicos:
• 08/05/2018: Eventos periódicos (Folha de Pagamento) com dados desde o dia 1º
• 08/2018: Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias
• 08/2019: Substituição GFIP FGTS (ver Circular CAIXA nº 843/2019)
• julho/2019: Segurança e Saúde no trabalho-SST

2° grupo: Empresas com faturamento inferior a 78 milhões em 2016

• 16/07/2018: Cadastro da empresa e tabelas
• 10/10/2018: Eventos não periódicos
• 10/01/2019: Eventos periódicos (Folha de pagamento) com dados desde o dia 1°
• 04/2019:Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias
• 08/2019: Substituição GFIP FGTS  (ver Circular CAIXA nº 843/2019)
• 01/2020:Segurança e Saúde no trabalho-SST

3° grupo: Demais empresas privadas (Simples, MEIs e pessoas físicas,etc.)

• 10/01/2019: Cadastro da empresa e tabelas
• 10/04/2019: Eventos não Periódicos
• 10/07/2019: eventos periódicos (Folha de pagamento) com dados desde o dia 1º
• 10/2019: Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias
• 10/2019: Substituição GFIP FGTS
• 07/2020: Segurança e Saúde no trabalho-SST

4° grupo: Entes públicos e organizações internacionais

• 01/2020: Cadastro do ente público  ou organização internacional e Tabelas
• Eventos não periódicos: Resolução específica, a ser publicada
• Eventos periódicos: Resolução específica, a ser publicada
• Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: Resolução específica, a ser publicada
• Substituição GFIP FGTS: Circular CAIXA específica
• 01/2021: Segurança e Saúde no trabalho-SST

5 passos essenciais para adaptar a sua empresa

Com a programação das fases de implantação conseguimos visualizar o que precisamos pontuar como prioritário. Por isso, elaborei um checklist para você verificar no escritório de contabilidade que você trabalha como está o preparo para a chegada do eSocial para o Grupo 2.

1º) Aquisição e organização de um sistema de gestão de pessoas

A gestão dos trabalhadores pelo eSocial só é possível para o empregador doméstico, as empresas precisarão adquirir ou desenvolver programas de gestão de pessoas.

É muito importante verificar se o sistema que você utiliza no escritório já está adequado ao eSocial e está apto a transferir arquivos por meio do WebService.

Nesse momento ter um bom sistema além de dar mais confiabilidade às informações que serão geradas ainda facilitará a complexidade dos processos.

2º) Qualificação cadastral

Esse é o processo de regularização do cadastro dos trabalhadores no banco de dados do empregador, para garantir a consistência dos dados cadastrais em relação aos dados existentes na base do CPF e do CNIS.

São muitas empresas que ainda desconhecem esse processo e ele é muito importante para todas as fases seguintes do eSocial. Alguns sistemas inclusive disponibilizam ferramentas para essa conferência de forma otimizada, mas também é possível no Portal do eSocial, através de uma ferramenta gratuita disponibilizada pela Receita Federal para realizar a consulta de qualificação cadastral.

Essa ferramenta pode ser utilizada de duas formas, pelo Módulo Web (para poucos funcionários) e Módulo Lote (para muitos funcionários, podendo ser gerado um arquivo texto para conferência, conforme o layout indicado no Portal do eSocial).

Qualquer divergência apontada nesse momento, deverá ser regularizada com a atualização dos dados antes (da data de entrada em vigor do eSocial) de transmitir qualquer evento ao eSocial. Por isso é fundamental que essa etapa seja feita previamente.

3º) Organização do seu departamento pessoal

É muito importante que os responsáveis pelo departamento pessoal do escritório tenham uma alta organização para o eSocial, a fim de declarar corretamente as informações e saber passar para as empresas com clareza o caminho do preenchimento correto dos dados no eSocial.

Uma ótima forma de fazer com que o departamento pessoal esteja apto a encarar essa nova fase e aceitar esse desafio eSocial é proporcionar a participação em cursos e treinamentos (presenciais ou online). Assim, além de adquirirem conhecimento deixando-os mais confiantes, também tem a oportunidade de troca de experiência e dificuldades com outros profissionais.

4º) Conscientização dos Clientes

O grande impacto para os escritórios de contabilidade, é, além de atender os clientes dentro dos moldes dos progressos tecnológicos do governo, também conscientizá-los quanto às novas formas e prazos de enviar as informações ao Departamento Pessoal para que entregue ao fisco.

Muitas informações que chegavam com atraso, a partir do eSocial não serão mais possíveis, estreitando assim a relação “empresa X escritório de contabilidade”, que devem sempre permanecer alinhados e trabalhando em sintonia, como em tempo real.

Acredito ser essa a adaptação mais difícil pois não exige mudanças somente nos processos internos do departamento pessoal, mas, principalmente uma mudança de práticas nas empresas.

Uma forma de alertar para essas mudanças com clareza e dar as diretrizes corretas aos clientes é através de informativos (impressos ou por e-mail), palestras, reuniões ou mesmo convidando o empresário para participar com você em um evento sobre o tema.

Uma das principais ações para se tomar para o eSocial é sensibilizar os clientes de sua responsabilidade no sucesso desse processo!

5º) Adesão ao ambiente de testes do eSocial

Assim como já acontece na Nota Fiscal Eletrônica, também é possível ter acesso ao ambiente de testes da plataforma eSocial para todas as empresas do país.

Esse ambiente de testes ficará disponível de forma contínua, inclusive após o início da obrigatoriedade do sistema e tem como objetivo preparar para o início da utilização obrigatória do sistema que começou em 8 de janeiro de 2018 para o Grupo 1 e 16° de julho de 2018 para o Grupo 2.

Essa é uma ótima opção para que você consiga testar o eSocial no escritório de contabilidade, podendo aperfeiçoar os cadastros das empresas e validar o sistema antes do início da obrigatoriedade

Se após checar esses 5 itens você perceber que está tudo certo, você pode enfrentar a Fase 2 e 3 do Grupo 2 sem medo e depois ir seguindo fase a fase com sucesso. Mas, se percebeu que ainda há algo a ser aprimorado no Departamento Pessoal do escritório em que você trabalha, não desespere, agora é a hora de agir para que você não seja pego de surpresa.