Em 2018, os empregadores passarão a prestar as informações trabalhistas e previdenciárias por meio do eSocial. Todos tem enxergado como um grande desafio para os setores administrativos das corporações. Mas você sabe quais as reais vantagens do eSocial para a sua empresa?

O principal objetivo do eSocial é unificar essas obrigações e substituir os programas utilizados atualmente como, por exemplo: o SEFIP, CAGED, RAIS, etc.

Porém, muitas empresas e profissionais ainda acham que a nova obrigação é um “bicho de sete cabeças” prestes a devorar todos que estão em volta, mas acredite: não é bem assim!

Agora que a primeira fase de implantação do eSocial já está liberada para as empresas, fique sabendo quais as vantagens de tudo isso.

Neste post, vou apresentar sete principais vantagens do eSocial, como uma nova forma de prestar as informações concernentes aos trabalhadores, além de mostrar que, com um sistema adequado, você possa acabar com a ideia de que estamos caminhando para o fim. Acompanhe!

Centralização das obrigações acessórias

Você  sabe o quanto é desgastante trabalhar com tantas obrigações, principalmente quando a maioria exige quase as mesmas informações.

Atualmente, temos a GFIP, CAGED, RAIS, DIRF, entre outras! Sem falar da responsabilidade quanto aos pagamentos dos colaboradores e assim por diante. Com o eSocial, você pode esquecer essas declarações, pois tudo será enviado para uma única base dados. Essa de fato é uma das grandes vantagens do eSocial.

Vale  ressaltar que mesmo com a implantação do eSocial em 2018, ainda vamos utilizar algumas dessas declarações por um tempo. Mas calma! É natural que seja  assim, pois viveremos um período de adaptação e por isso não podemos simplesmente abandonar as declarações atuais.

Quer entender melhor o que é eSocial e a diferença entre “doméstico” e “empresas”? Confira, no post que explicamos melhor sobre os dois.

Preciso instalar o eSocial em meu computador?

Sabe aquele trabalho de instalar programas para enviar as informações trabalhistas e previdências? Pois é, você não terá mais a preocupação com eles.

O eSocial por ser uma ferramenta online, ou seja, nas nuvens, vai facilitar bastante o envio das informações por não haver a necessidade de instalação em computadores, como ocorre como outros sistemas. A vantagem é que você não preciso dominar o uso de vários sistemas do governo, apenas do eSocial.

Vou precisar gerar arquivos e importar no eSocial?

Olha que noticia boa tenho para você! A resposta é não. Entre muitas vantagens temos a forma de envio, pois as informações serão transmitidas a partir do seu sistema de folha de pagamento.

Isso mesmo! Você registra as informações em seu sistema de folha de pagamento e por meio de um webservice, suas informações serão enviadas ao eSocial, mas essa explicação está muito técnica, não é?

Bom, imagine que você esteja registrando um trabalhador em seu sistema de folha e ao confirmar essa contratação ela será enviada ao eSocial de forma online, ou seja, não você não precisa  gerar um arquivo, depois entrar no eSocial e importar o mesmo.

Isso significa que você não vai acessar o eSocial, pois tudo será feito por meio do seu sistema de folha com a transmissão online das informações.

Este é um ponto extremamente positivo e conseguimos visualizar claramente as muitas vantagens, pois nos sistemas atuais temos várias etapas para conseguir enviar as obrigações trabalhistas e previdenciárias.

O melhor exemplo disso é o SEFIP. Nossa! Como é trabalhoso enviar uma GFIP. Você que envia essa declaração mensalmente sabe bem do que estou falando. Então, ponto para o eSocial e zero para os sistemas atuais!

Qual certificado usar: A1 ou A3?

É possível o uso dos dois certificados, mas dependendo do tipo utilizado o processo de envio exigirá mais atenção. É bem verdade que o certificado A3 tem muitas vantagens como, por exemplo, o prazo de validade, mas imagine que você utiliza o A3 e que tem um grande volume de informações para enviar ao eSocial.

Neste caso você terá que conecta o certificado e informar a senha para que essas informações sejam enviadas. Já o A1,  fica instalado no computador, a vantagem é que as informações serão enviadas de forma automática. Agora você percebeu que a utilização do A1 vai simplificar muito o processo de envio dos dados ao e Social.

Redução de erros cadastrais

Antes de falar das vantagens com a redução de erros, vamos lembrar os problemas que enfrentamos hoje? No SEFIP, por exemplo, é bem comum informações serem enviadas de forma errada. As poucas atualizações legais do sistema  geralmente resultam em informações e recolhimentos totalmente equivocadas.

Quem não lembra do FAP, onde o SEFIP não reconhece as ultimas duas casas decimais depois da vírgula? O resultado disso são valores calculados de forma errada. Já o eSocial  exigi apenas o cumprimento da lei e por isso ele precisa estar de acordo com ela.

Manutenção de históricos

Como você deve saber, o eSocial passa a exigir a prestação das informações trabalhistas e previdenciárias com nível de detalhamento bem mais criterioso, por essa razão você deverá manter o histórico de tudo que venha acontecer em relação a empresa e trabalhadores.

Parece ser algo bem trabalhoso, mas a vantagem de registrar todo em seu sistema de folha, é que você terá relatórios gerenciais para, inclusive tomar ações na  gestão de seus colaboradores. Assim, além de cumprir com as exigências do eSocial, você ainda terá a possibilidade de gerenciar melhor a sua empresa, se você é um empregador, e com isso melhorar seus processos e gestão de pessoas.

Sabe como seu sistema de folha vai te ajudar?

O papel do seu sistema de folha, não é apenas receber o registro das informações trabalhistas e previdências, mas também ajudar no gerenciamento desses dados. Assim como o eSocial, validações podem ser feitas antes mesmo do envio como, por exemplo, a verificação do NIS do trabalhador.

Além disso, notificações e aletas passam a ser indispensáveis para que você não esqueça, por exemplo, de alguns prazos.

Você faz parte dessa mudança!

Usar um sistema de folha de pagamento, principalmente após a implantação do eSocial, exigir mais cuidados. Utilize sua solução de forma consciente, sempre atento ao preenchimento correto dos dados. É importante dar atenção especial aos alertas e notificações do sistema de folha para reduzir a incidência de erros operacionais. 

Entenda melhor cronograma do eSocial e quais foram as suas pricipais alterações. Descubra também em qual grupo a sua empresa se encaixa.

Conheça a legislação, pois ter um sistema eficiente e não conhecer as leis pouco adianta para o eSocial. O ano de 2018 já começou e você precisa estar preparados para esse novo desafio. Então, concluo desejando boa sorte e que venha o eSocial em 2018!