Quando falamos de registro de ponto eletrônico, logo pensamos no relógio de ponto e se é possível utilizar um programa alternativo ao relógio.

Como utilizar um software de tratamento, como impacta em sua folha de pagamento ou como realizar o tratamento de batidas indevidas e inclusão de batidas do trabalho dos colaboradores que foram esquecidas, além da conexão entre o relógio x programa de tratamento são outros questionamentos que recebo muito das empresas.

Pensando nesses questionamentos frequentes, separei 13 dúvidas sobre as rotinas na sua empresa quanto ao ponto eletrônico.

O ponto eletrônico é obrigatório?

O registro e a utilização do sistema de registro eletrônico de ponto é disciplinado pela Portaria 1510, de 21 de agosto de 2009, e é previsto no art. 74 da CLT, embora só tenha entrado em vigor a partir de 01/09/2011, segundo o Ministério do Trabalho.

A portaria trata o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) como equipamentos e programas informatizados que por meio eletrônico registra entradas e saídas dos colaboradores. Isso quer dizer que qualquer sistema de controle de ponto, que sejam usados meios eletrônicos para identificar o empregado, tratar, armazenar ou enviar qualquer tipo de informação de marcação de ponto, deverá atender aos requisitos da Portaria nº 1.510/2009.

A empresa que possui até 10 empregados não está obrigada a utilizar nenhum sistema de controle de ponto. Sendo assim, a empresa com mais de 10 empregados podem optar por sistema manual, mecânico ou eletrônico.

13 Dúvidas sobre o ponto eletrônico

Se a sua empresa adotou pelo ponto eletrônico, vou começar falando sobre o relógio, tratado também como REP – Registrador Eletrônico de Ponto.

1) REP – INMETRO

Desde 1º de abril de 2017, os relógios de ponto (REP) só podem ser comercializados caso sejam certificados de acordo com a Portaria 510/2015 publicada pela INMETRO.

Com um relógio certificado pela INMETRO, você tem a garantia que seu equipamento passou por testes e avaliações, oferecendo segurança e integridade dos registros efetuados no relógio, pois tem comunicação criptografada, conta com sistema de detecção e em caso de tentativa de violação, o funcionamento do REP é bloqueado.

2) Arquivo AFD

O Arquivo de Fonte de Dados (AFD) é gerado pelo REP a partir dos registros armazenados na Memória de Registro de Ponto (MRP). Podendo ser coletado pela porta USB (Dependendo do modelo do REP é disponibilizado 2 portas USB, sendo uma porta fiscal, para pronta captura dos dados pelo Auditor Fiscal do Trabalho) ou pelo software de acesso ao relógio onde é realizado o download ou exportação do arquivo.

Entenda o layout do arquivo AFD na imagem abaixo.

3) Arquivo ACJEF

O Controle de Jornada para Efeitos Fiscais, ou ACJEF é um dos arquivos que o Programa de Tratamento de Registro de Ponto é responsável pela geração quando a empresa receber a visita de auditores fiscais.

No ACJEF contém todas as informações ocorridas na jornada de trabalho.

Exemplo: Horário contratual do colaborador, horas extras, adicional noturno, e atrasos e/ou saídas antecipadas.

Veja um modelo de um ACJEF gerado pelo Fortes Ponto.

4) Arquivo AFDT

O Arquivo Fonte de Dados Tratado, ou AFDT, é um outro arquivo solicitado pelo auditor fiscal quando a empresa recebe a visita por fiscalização, e é gerado pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

No AFDT contém todas as batidas e as informações tratadas no software de tratamento.

Exemplo: Inclusões e desconsideração de batidas, batidas pré-assinaladas, motivos de Inclusão e desconsiderações de batidas.

Veja a seguir um modelo de um AFDT gerado pelo Fortes Ponto.

5) Software de Tratamento de Batidas

O programa de tratamento de registro do Ponto, tem por função:

• Tratar os dados relativos à marcação das jornadas de trabalho, originários exclusivamente do AFD.
• Gerar o relatório “Espelho de Ponto Eletrônico”.
• Gerar o Arquivo Fonte de Dados Tratados – AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais – ACJEF.

De acordo com o art.18 da portaria 1.510 do MTE, o fabricante do programa de tratamento de registro de ponto eletrônico, deverá fornecer ao consumidor do seu programa um documento denominado “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade“, assinado pelo responsável técnico pelo programa e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que seu programa atende às determinações desta portaria, especialmente que não permita:

I – alterações no AFD; e

II – divergências entre o AFD e os demais arquivos e relatórios gerados pelo programa

§ 1º A declaração deverá constar ao seu término que os declarantes estão cientes das conseqüências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica.
§ 2º Este documento deverá ficar disponível para pronta apresentação à Inspeção do Trabalho.

6) Batidas de Intervalo (pré-assinaladas)

Permitido exclusivamente e autorizada por lei no art. 74, parágrafo 2º da CLT como registro dos intervalos para repouso e alimentação.

Neste caso, os softwares de tratamento podem utilizar ferramentas para geração dessa marcação de intervalo. Logo as entradas e saídas do intervalo não serão registradas no REP, mas deverão constar no AFDT com a sinalização de horário pré-assinalado – “P”.

7) Tratamento de inclusão de Batidas

Em casos que o colaborador esqueceu de registrar a batida, deve ser inserido no Programa de Tratamento, a inclusão da marcação que o empregado deixou de fazer, bem como a justificativa da marcação que foi incluída. Logo, esse registro também será documentado no AFDT.

Encontra-se no âmbito do poder diretivo do empregador a medida a ser adotada quanto ao comportamento do empregado.

Algumas empresas adotam advertências por escrito, e quando a falta de registro continuar, pode até acontecer de haver uma suspensão. Mas também existem outros métodos como elaboração de uma ficha para justificativas do esquecimento ou solicitação de desconsideração de batidas, em caso de duplicidade, sendo validada com a assinatura do empregado e de seu gestor.

8) Gerenciamento de batidas (Desconsiderar batidas indevidas / Exclusão de batidas)

É comum acontecer do colaborador registrar uma batida incorreta, seja uma entrada ou uma saída, ou até mesmo uma batida em duplicidade. Esse registro deve ser atendido pelo software de tratamento e documentado no AFDT como uma marcação desconsiderada, acompanhado de um registro com a justificativa explicando a ocorrência.

Não sendo permitido a exclusão de batidas originais, ou seja marcações registradas no REP.

9) Espelho de ponto – Portaria 1510

Quando sua empresa recebe a visita de um auditor fiscal, além dos arquivos AFDT e ACJEF, também será solicitado o relatório Espelho de Ponto Eletrônico que deve seguir o layout disponibilizado no anexo II  da portaria 1.510.

Para um controle interno da empresa, você poderá utilizar outro modelo de espelho de ponto de sua preferência, desde que mantenha à disposição para apresentação em uma inspeção do trabalho, o Relatório de Espelho de Ponto Eletrônico no layout exigido pela portaria.

Veja um modelo do espelho de folha de ponto eletrônico gerado pelo Fortes Ponto.

10) Restrição de marcação de ponto

Um dos requisitos, conforme o art.10 da portaria 1510, é que o REP não pode possuir funcionalidades que permitam restringir as marcações de ponto.

Com isso, o REP não deve ter:

• Mecanismos que restrinjam a marcação do ponto em qualquer horário;
• Mecanismos que permitam o bloqueio à marcação de ponto

11) Comprovante de registro do ponto do trabalhador

Imprimir o comprovante de registro do trabalhador é uma das funcionalidades de um REP. O comprovante é tratado como um documento para o colaborador acompanhar, a cada marcação, o controle de sua jornada de trabalho, devendo conter as seguintes informações:

• Cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
• Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI, caso exista;
• Local da prestação do serviço;
• Número de fabricação do REP;
• Identificação do trabalhador contendo nome e número do PIS;
• Data e horário do respectivo registro; e
• NSR (Número Sequencial de Registro).

O comprovante será emitido em via única destinada ao trabalhador, sendo obrigatória a emissão de um comprovante a cada batida.

12) Conexão entre o REP e Programa de Tratamento

Quem decide como os dados das marcações registradas no REP serão enviadas para o software de tratamento será o fabricante do REP. Podendo disponibilizar a coleta por pendrive em uma porta exclusiva para o usuário, ou disponibilizar um software, seja desktop ou web para geração do arquivo AFD.

O REP também pode suportar conexão via cabo de rede para que o programa de tratamento possa se adequar a suas configurações e então poder receber essas batidas de forma online.

13) Portaria 373 do MTE

A portaria 373, de 25 de fevereiro de 2011 do MTE, dispõe que empregadores possam adotar sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho. Ou seja, o REP deixa de ser o único meio de registro eletrônico, podendo as marcações serem registradas em aplicativos para tablets, smartphones ou até mesmo em um notebook e computador.

Além disso, essa é uma boa opção para empresas que têm funcionários externos ou querem também utilizar um sistema alternativo de registro de ponto para todos os colaboradores.

Para isso, os empregadores devem ser autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

O art. 3 da Portaria 373, reforça a portaria 1.510 sobre os sistemas alternativos que não devem admitir:

• Restrições à marcação do ponto;
• Marcação automática do ponto;
• Exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
• A alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – Estar disponíveis no local de trabalho;

II – Permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – Possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.