O prazo para obrigação da emissão de nota fiscal 4.0, por meio de um sistema, começa  no dia 2 de agosto de 2018. Com isso, quem ainda não aderiu ao programa deve fazer a sua atualização o mais breve, pois a “versão 3.10” vai ser completamente desativada. 

Então, deve estar se perguntando: como faço para adaptar minha empresa, então? Quais os caminhos devo fazer para emitir minhas notas em um software? Qual software adquirir e como testá-las?  

Para essas e outras perguntas, compartilho com você minhas 9 dicas obrigatórias para adaptar sua empresa e reduzir os custos com emissão de notas e a organização financeira do seu negócio. Porque ter mais preocupações se você pode reduzí-las ?

9 razões obrigatórias para adaptar sua empresa e reduzir os custos com emissão de notas 

1) Emissão de notas em homologação ou produção

Em alguns estados é obrigatório a emissão de notas fiscais em homologação – antes de começar a emitir notas em produção. Ainda que não seja obrigatório, todos podem emitir notas em homologação. Porém, fica-se ciente que as mesmas não terão valor fiscal, seja para validar a impressão do Danfe ou qualquer outra validação necessária, antes de começar a emitir as notas em produção.

2) Sem preocupação com atualizações e erros

Cada vez mais, a Sefaz tem trabalhado para melhorar a segurança e a robustez nos sistemas de recepção das notas fiscais. Com isso, os sistemas que emitem notas fiscais também precisam acompanhar estas evoluções, o que acaba não sendo uma tarefa fácil, devido a quantidade e complexidade das atualizações necessárias.

Um exemplo claro desta situação foi quando a Sefaz anunciou que não iria mais atualizar o emissor gratuito e, para várias empresas que estavam atreladas ao sistema do Governo, teve que buscar uma outra solução de última hora.

Com isso, muitos processos não puderam ser passados por completo, obtendo perda de dados e de planilhas já catalogadas. Então, ter um sistema que possa passar tranquilamente suas informações é o primordial. Busque no mercado o que adeque as suas necessidades e tenha um bom suporte e implantação que te acompanhe nesse processo. Acredite: essa pesquisa faz total diferença. 

3) Acesso online 100% web

Com os desafios da nossa rotina, fica cada vez menos prático ter um sistema amarrado ao seu desktop. Principalmente, se você precisa de mobilidade para acompanhar o faturamento da sua empresa. Ter um sistema que não há a necessidade de se instalar nada é muito mais prático para você e seus funcionários.

A palavra de ordem agora são os softwares na nuvem. Basta que haja acesso à internet. Ou seja, não há mais a necessidade de deixar uma máquina exclusiva só pra emissão de notas fiscais ou acesso ao sistema. Os gestores podem acompanhar a evolução das vendas de onde estiverem, mesmo quando estiverem viajando à negócios.

Assim, com um sistema é fácil, você vai ter uma experiência muito mais agradável e estratégica com uma usabilidade totalmente intuitiva. Além disso, o sistema está sendo constantemente alimentado com regras para evitar erros operacionais.

Afinal, atire a primeira pedra aquele que emite nota fiscal há um bom tempo e nunca cometeu um erro no preenchimento. E, se pensou em “atirar a pedra”, pense duas vezes, pois pode ter cometido erros e o seu contador ter se “virado nos trinta” para buscar meios de justificar os erros, evitando custos com multa para você.

4) Documentos disponíveis online

Com um sistema 100% web, você ter mais autonomia para guardar e buscar com segurança seus documentos, incluindo os documentos também gerados pelo sistema. Ou seja, nos casos de “Danfe” e “XML”, você pode tê-los sempre disponíveis quando precisar.

Essa garantia pelo zelo e segurança dos seus documentos financeiros é essencial para muitas das suas entregas contábeis e fiscais, além de criar todo o seu histórico de documentos para análises futuras.

5) Relatórios de faturamento das vendas

Você pode dinamizar e ter mais controle dos seus dados com um software inteligente e online, além da movimentação financeira de sua empresa em tempo real. Assim, você tem maior nitidez sobre as informações para tomada de decisões. Com os dados sempre atualizados, você ganha tempo para executar outras tarefas e ajuda no norteamento dos investimentos da empresa.

6) Segurança das informações reforçada

Ultimamente, tem sido divulgado que computadores no mundo todo foram invadidos, estando o acesso sob custódia de hackers que solicitavam uma alta quantia em dinheiro para devolver o acesso para seus donos. Então, a menos que você seja especialista em segurança da informação, seu computador é um alvo fácil para ataques desta natureza.

Ter um software hospedado em servidores robustos na nuvem, traz, além de mais agilidade, segurança para seus dados e dos seus clientes. Por saber que esses são as informações mais sigilosas que devem existir, nada melhor que hospedá-los em um servidor com a segurança que um bom sistema possa te dar.

7) Integração com os sistemas de contabilidade

Por que perder seu valioso tempo todo mês reunindo os XML’s para enviar para sua contabilidade, se você já poderia enviar automaticamente a cada nota emitida?! O sistema faz sim esse trabalho por você, simples assim. Otimize seu tempo e de seus funcionários para que possam investir mais no atendimento ou na produção dos seus produtos e serviços.

8) Disponibilidade e escolha de suporte

Eis que, por algum motivo, a nota fiscal não está sendo autorizada e você já não sabe o que deve ser feito. Então, você pensa: e agora, quem poderá me ajudar ?! Não, não é o Chapolin Colorado! Ter um sistema que te ofereça time de suporte à disposição para te ajudar sempre que necessário também é fundamental. 

Saiba que esses verdadeiros “heróis e heroínas” podem tirar você e sua empresa do sufoco nos momentos mais primordiais e decisivos da sua empresa. Procure sempre uma empresa que esteja pronta e disposta a poder te atender com as melhores informações.

9) Importação dos cadastros de clientes e produtos

E você achou que seria necessário cadastrar novamente todos os clientes e produtos, para só depois começar a utilizar o Core Financeiro ? Carece não, é muito fácil importar os cadastros de clientes e produtos, então você vai poder utilizar seu tempo emitindo notas e administrando seu negócio.

Principais vantagens de um software financeiro

Ou seja, resumindo todas as preocupações que o Core Financeiro evita que você tenha, apenas com o plano para emitir notas fiscais:

• Sem riscos de ficar sem sistema e com a certeza de que sempre vai estar atualizado às novas exigências do Governo.
• Sistema totalmente web, podendo acessá-lo de qualquer local.
• Danfe e XML à mão sempre e acessíveis de qualquer local.
• Seus dados e documentos fiscais bem guardados com segurança reforçada.
• Notas fiscais enviadas diretamente para a contabilidade.
• Pouco tempo despendido na emissão das notas fiscais, tamanha facilidade do sistema.
• Time de suporte disponível para te ajudar no que for necessário.
• Importe os cadastros, e nada de perder tempo refazendo-os
• Emissão de notas de testes e oficiais em um mesmo local.

Saiba como ter tudo isso em sua empresa

O Fortes Financeiro mostra com mais clareza seus dados financeiros e junta todas essas razões obrigatórias em um sistema online rápido e prático. Você não perde tempo com burocracia, pesquisa e análise, pois toda informação que precisa saber o software mostra em tempo real.

Com ele você gerencia o seu financeiro, controla fluxo de caixa, faz levantamentos, extrato bancário, faturamento automático e muito mais. Saiba como um sistema financeiro empresarial pode gerar mais resultados para sua empresa.

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