Os custos e despesas servem para medir como os recursos financeiros são utilizados no processo produtivo e de gestão de uma empresa, mas cada conta possui uma finalidade específica.

Na verdade, uma conta é utilizada para medir o custo de transformação da matéria-prima no produto ou serviço que será vendido. O outro mede o valor gasto para manter o negócio funcionando. Quando uma receita é gerada na venda, o custo dos produtos vendidos e as despesas operacionais devem ser classificadas separadamente para definir com maior clareza os lucros líquidos da operação.

 Confundir custos e despesas é um equívoco que acontece com certa frequência pelos gestores e para evitar que isso ocorra na sua empresa explicaremos nesse post de forma detalhada o que representa cada conta. Venha descobrir!

1. Despesas

Primeiramente, é essencial lembrar que diariamente as empresas registram diversas despesas que não possuem qualquer relação com a produção e venda dos produtos e serviços gerados.

Por exemplo, uma clínica de estética ainda tem que pagar pelos serviços de segurança contratados, mesmo se ninguém comprar ou utilizar os seus serviços. No topo desses exemplos de despesas, ainda podemos destacar o pagamento de salários dos funcionários, seguros, etc, que estão ligados diretamente.

As despesas operacionais são utilizadas para manter o negócio funcionando independentemente das vendas serem realizadas ou não.

2. Custos

Já os custos têm relação direta com a produção e as vendas de mercadorias e serviços.

Quando a clínica de estética citada acima faz uma venda é preciso considerar os custos embutidos na fabricação dos produtos ou na execução das tarefas dos serviços antes mesmo de saber o lucro que a venda vai gerar.

Sendo assim, devem ser considerados como custos:

• Mão de obra qualificada;
• Energia consumida;
• Matéria-prima;
• Transporte;
• Entre outros fatores.

3. Como diferenciar os custos das despesas

Uma maneira simples de determinar se uma despesa é um custo ou de fato uma despesa é fazer a seguinte pergunta: Essa despesa teria ocorrido se a venda não fosse realizada? Se a resposta for “sim”, significa que é uma despesa operacional. Ao contrário, se a resposta for “não”, trata-se de um custo.

Compreender a diferença entre custos e despesas pode ser fácil considerando o seguinte exemplo simplificado. Imagine todos os produtos nas prateleiras da clínica de estética. O custo dos produtos vendidos inclui todo o dinheiro gasto desde a compra até a chegada deles no estoque. Já as despesas operacionais representam todas as outras despesas comuns no dia a dia e necessárias para manter a clínica em pleno funcionamento.

Para você compreender ainda melhor, a folha de pagamento pode ser classificada como despesas operacionais ou custos. Tudo vai depender do cargo e tarefas desempenhadas pelos colaboradores.

Por exemplo, a folha de pagamento do escritório pode incluir uma secretária, um contador, um especialista em marketing e profissionais de limpeza e todos esses salários devem ser incluídos como despesas operacionais. Já um vendedor ou um massagista que estão ocupando cargos relacionados a produtividade e geração de receitas devem ser incluídos no custo dos produtos vendidos.

4. Custos fixos e variáveis

Além da distinção feita entre custos e despesas, é importante lembrar também que os custos podem ser divididos em outras 2 categorias: os custos fixos e os custos variáveis.

4.1. Custos variáveis

​​Os custos variáveis mudam conforme as atividades desempenhadas e o volume de produção se alterem na empresa. S​ão alocados às unidades de produção e registrados como custo dos produtos fabricados e vendidos. A energia gasta na produção e a hospedagem de um vendedor na cidade onde o cliente o requisitou são exemplos de custos variáveis.

Considere uma manicure que realiza o atendimento em domicílio como exemplo. Os custos com transporte poderão variar conforme as diferentes distâncias entre um cliente e outro. Então isso seria um custo variável.

4.2. Custos fixos

Por outro lado, os custos fixos permanecem constantes, independentemente das atividades ou volume de produção. Os custos fixos representam tudo aquilo que não oscila diretamente com o volume de produção e vendas das mercadorias e serviços.

Os custos fixos incluem os custos indiretos e o de fabricação. Um bom exemplo de um custo fixo é o aluguel. Se uma empresa aluga um imóvel, deve pagar o aluguel para o proprietário estando cheio ou completamente vazio.

Ao comparar os custos fixos com os custos variáveis, ou quando se tenta determinar se um custo é fixo ou variável, simplesmente pergunte-se se o custo específico mudaria se a empresa parasse repentinamente a sua produção ou atividades de negócios. Se a empresa continuar a arcar com os custos, então temos um custo fixo. Ao contrário, se a empresa deixar de arcar com os custos, então é mais provável que tenhamos um custo variável.

5. Despesas fixas e despesas Variáveis

Vamos entender cada um dos dois conceitos e ver as diferenças entre despesas fixas e despesas variáveis.

5.1. Despesas fixas

As despesas fixas são as que não possuem nenhuma relação com o custo do produto. Ou seja, independentemente das vendas mensais ou dos custos de produção, as despesas fixas permanecem as mesmas.

Alguns exemplos de despesas fixas são: aluguel, taxas bancárias, seguros, entre outros.

5.2. Despesas variáveis

As despesas variáveis são as despesas relativas à produção (não confundir com custo). São chamadas, justamente, porque o valor gasto com elas é variável e seu valor total muda conforme as vendas, produção ou alguma outra atividade da empresa.

Lembra que falamos mais acima sobre custos e despesas? Isso porque, por não estarem atreladas diretamente à produção e nem à quantidade vendida de produto se comportam como despesas, mas ainda possuem forte relação com as atividades de produção e vendas.

Exemplos de tipos de despesas variáveis são: os fretes pagos pela entrega dos produtos aos clientes, combustível de veículos, embalagens, comissões de venda, energia elétrica, entre outros.

6. Como as despesas e os custos influenciam na tomada de decisões

Para tomar decisões mais assertivas em relação à produção, por exemplo, devemos considerar os custos. Mas qual deles é mais importante? Os custos fixos ou variáveis? De um modo geral, os custos variáveis ​​são mais relevantes para as decisões de produção do que os custos fixos.

Por exemplo, se um empreendedor precisar decidir entre manter os níveis de produção de forma constante ou aumentar o ritmo, os principais fatores dessa decisão serão as variáveis que incrementarão os custos da produção – e não os custos fixos relacionados com as operações que não podem ser alteradas.

Considere que o proprietário de um salão de beleza decida ficar aberto por 3 horas a mais para aumentar as vendas. Essa decisão vai impactar diretamente no consumo de energia, horas de trabalho dos funcionários, aumento de produtos em estoque para atender uma demanda maior etc.

Portanto, em casos mais simples, os custos fixos são menos relevantes para as decisões relacionadas à produção, devendo considerar os custos variáveis como fatores mais importantes para essa decisão.

A precificação dos produtos e serviços também deve sofrer um impacto significativo considerando que qualquer decisão tomada para aumentar a produção elevará o custo por exigir maior consumo de energia, matéria-prima, mão-de-obra etc. Esses custos deverão ser adicionados aos produtos e serviços para não afetar a rentabilidade do negócio.

Como você pode ver, a diferença entre custos e despesas não é algo tão complexo de se entender e a sua compreensão de forma mais profunda será determinante para ajudar na formação do planejamento estratégico da empresa no longo prazo. A saúde financeira e econômica do negócio depende disso!

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