Nota fiscal para MEI: esclarecendo dúvidas essenciais

“Nota fiscal para MEI” é uma das dúvidas mais recorrentes entre microempreendedores. E faz sentido: emitir corretamente a NF é o que garante regularidade fiscal, organização financeira e credibilidade do negócio. A boa notícia é que hoje o processo está padronizado e mais simples, especialmente para serviços, com o Portal Nacional da NFS-e. A seguir, você encontra respostas diretas — e atualizadas — sobre quando emitir, quais modelos usar (NFS-e x NF-e), como se cadastrar, quais cuidados tomar e o que mudou em 2023 e 2025.

Nota fiscal para MEI: quando a emissão é obrigatória

Antes de tudo, lembre que a obrigação depende do que você vende (produto ou serviço) e para quem você vende (empresa ou pessoa física).

• Vendas/serviços para empresa (PJ): o MEI deve emitir nota fiscal.
• Vendas/serviços para pessoa física (PF): a emissão é opcional, exceto se o cliente solicitar.
• Operações interestaduais para consumidor final (PF): em regra, exigem nota fiscal.
• Envio por transportadora/correios: ao despachar mercadorias, leve a nota fiscal junto; sem o documento, a remessa pode ser retida.

Essas regras ajudam a evitar multas, dar transparência e facilitar o controle do faturamento anual do MEI.

Nota fiscal para MEI (serviços): NFS-e Nacional e passo a passo

Desde 1º de setembro de 2023, o MEI prestador de serviços passou a emitir exclusivamente a NFS-e pelo Portal Nacional (ou pelo app NFS-e Mobile). O processo é único para todo o Brasil e traz mais padronização.

Como se cadastrar no Portal Nacional

1. Acesse o Portal Nacional da NFS-e e entre com sua conta gov.br (CNPJ/CPF).
2. Conclua o primeiro acesso (dados pessoais, e-mail e validação por código).
3. Em Configurações, finalize o perfil e marque “Não informar nenhum valor estimado para os tributos”.
4. Cadastre seus serviços como favoritos para agilizar futuras emissões (busque pela descrição/atividade).

Como emitir a NFS-e (Web ou Mobile)

1. Login no Portal (ou app NFS-e Mobile).
2. Clique em “Nova NFS-e” e escolha Emissão simplificada (serviço favorito) ou Emissão completa.
3. Informe data de competência, serviço prestado, dados do tomador, descrição e valor.
4. Nas perguntas de tributação municipal/ISS, selecione “Não” (o ISS do MEI é recolhido no DAS).
5. Revise e emita; depois, baixe o PDF/DANFSe para enviar ao cliente.

Dica prática: manter serviços favoritos e clientes recorrentes cadastrados acelera a emissão no dia a dia.

Nota fiscal para MEI (produtos): NF-e, NFC-e e NFA-e

Para quem vende mercadorias, o documento é a NF-e (ou NFC-e, no varejo ao consumidor, conforme o estado). Aqui, as regras são estaduais.

O que você precisa para emitir NF-e/NFC-e

• Certificado digital (e-CNPJ ou e-CPF), conforme exigência do seu estado.
• Credenciamento junto à SEFAZ estadual para emissão de NF-e/NFC-e (on-line ou presencial, conforme a unidade federativa).
• Em alguns estados, existe a NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica) para MEI; verifique a disponibilidade e o procedimento na SEFAZ local.

Novidade importante para 2025

Desde 1º de abril de 2025, ao emitir NF-e ou NFC-e, o MEI deve informar o Código de Regime Tributário (CRT) = 4. Sem esse dado, o sistema pode rejeitar a nota.

Cuidados fiscais ao vender produtos

• Preencha corretamente NCM, CFOP e CSOSN.
• Revise remetente, destinatário, descrição e valores antes de transmitir.
• Em caso de erro sanável na NF-e, use a Carta de Correção Eletrônica (CC-e).

NFS-e x NF-e: qual usar em cada situação?

• NFS-e (serviços): para prestação de serviços (ex.: design, manutenção, consultoria). Emissão obrigatória para MEI via Portal Nacional.
• NF-e / NFC-e (produtos): para venda de mercadorias (atacado/varejo). Emissão conforme regras da SEFAZ do seu estado (credenciamento, certificado, NFC-e no varejo, etc.).

Assim, escolha o modelo pelo objeto da operação: serviço = NFS-e; mercadoria = NF-e/NFC-e.

Armazenamento, organização e prazos

Para fins fiscais e de gestão, guarde todas as notas emitidas e recebidas por 5 anos. Prefira organização digital com backup para facilitar consultas, auditorias e a Declaração Anual do Simples Nacional. Isso também fortalece seu controle financeiro.

Perguntas rápidas (FAQ do MEI)

1) O MEI paga imposto por nota emitida?

Não. Os tributos do MEI estão no DAS mensal. Na NFS-e, responda “Não” às perguntas sobre incidência de ISS/tributação municipal.

2) Preciso de inscrição municipal ou estadual?

Para serviços, algumas prefeituras ainda exigem inscrição municipal (mesmo com o Portal Nacional). Para produtos, pode haver inscrição estadual e credenciamento na SEFAZ. Verifique sempre as regras locais.

3) Posso enviar mercadorias sem nota?

Não é recomendado. Em transportes/interestaduais, leve a nota; a fiscalização pode reter a carga sem o documento.

4) Errei uma informação na NF-e. E agora?

Use a CC-e para corrigir dados permitidos (ex.: descrição, endereço). Para alterações de natureza da operação ou campos críticos, emita nova nota conforme o caso.

5) Ultrapassei o limite do MEI (R$ 81 mil/ano).

Planeje o desenquadramento e a migração para ME. Isso impacta o modelo de emissão, a tributação e os cadastros.

Com o Portal Nacional da NFS-e e a padronização recente, a emissão de nota fiscal para MEI ficou mais previsível e menos burocrática. Seguindo os passos deste guia, você cumpre as obrigações, evita rejeições (especialmente com o CRT-4 na NF-e/NFC-e) e mantém o negócio organizado e profissional. Sempre que necessário, confirme exigências municipais/estaduais e mantenha seus documentos arquivados por 5 anos.