Obrigações acessórias são grupos de informações remetidos periodicamente ao Fisco com vistas a fornecer subsídio à apuração e fiscalização de tributos. Embora na era da contabilidade digital quase a totalidade dessas declarações seja enviada pela internet, os processos que cercam o cumprimento de cada obrigação (juntada de documentos, digitação de valores, preenchimento e recolhimento de guias) trazem muita dor de cabeça (e riscos) aos contadores e empresários.

Segundo levantamento do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), o sistema tributário nacional tem 63 tributos atualmente em vigor e o impressionante número de 97 obrigações acessórias. Isso mesmo, são quase 1 centena de documentos, registros e declarações, rituais confusos e, muitas vezes, redundantes, exigidos habitualmente pela Receita Federal para controle de sonegação.

É evidente que esse desvio de energia (do core business para a contabilidade) traz prejuízos às organizações brasileiras. Isso porque essa “esquizofrenia fiscal” impõe às empresas um esforço burocrático hercúleo, tornando-as mais caras e mais pesadas para competir no mercado internacional.

Mas é possível fazer gestão contábil de excelência no país da papelada. Abaixo você confere como!

Se prejudica as forças produtivas, qual a razão da existência dessa enorme carga tributária no Brasil?

A burocracia é provavelmente o epicentro das causas de corrupção no Brasil, e o motivo é bastante simples: é da falta de clareza, da complexidade incompreensível e da ambiguidade das obrigações legais que advém a pressão esmagadora do Estado sobre as empresas (de todos os portes e segmentos) e, a partir disso, as “exceções negociáveis”.

É importante ter consciência dessa relação íntima entre burocracia e corrupção para compreender o porquê de termos uma das legislações tributárias mais confusas e numerosas do planeta. O que isso tem a ver com obrigações acessórias? Tudo.

O terror das empresas estrangeiras que vêm atuar no Brasil é que o país tem atualmente mais de 1,2 milhão de normas tributárias/fiscais, o que faz do Estado quase um inimigo confesso do empreendedorismo nacional.

Para deixar mais claro esse cenário caótico, em 2014, um advogado tributarista decidiu compilar todas as normas nacionais que tratavam de arrecadação de impostos: o resultado foi um livro de simplesmente 41,2 mil páginas, pesando 7,5 toneladas (o equivalente a 2 hipopótamos).

Ora, as normas de arrecadação não nascem desconectadas de seu lastro fiscalizatório. Assim, quanto mais leis tributárias, mais responsabilidades de comprovação de recolhimentos. Ou seja, mais obrigações acessórias.  

Quais as principais obrigações acessórias atualmente em vigor?

Em virtude da quantidade citada, se listássemos/detalhássemos todas as obrigações acessórias em vigor no Brasil, precisaríamos de um incomensurável e-Book. De toda forma, vamos relembrar algumas das declarações exigidas pelo Fisco às empresas:

• DCTF Mensal (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – Mensal): confissão dos débitos apurados pelas pessoas jurídicas;

• Dirf (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): devida a todas as pessoas jurídicas para fins de prestação de informações referentes aos beneficiários, créditos e retenções;

• Defis (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): dados econômicos e fiscais de empresas optantes pelo Simples Nacional;

• ECF (Escrituração Contábil Fiscal): demonstração da apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) durante o período.

Há ainda outras muitas siglas, que podem ser exigidas de nichos específicos, como DMED (para serviços médicos), DCRED (para administradoras de cartões de crédito), DBF (entidades com benefícios fiscais) e DOI (responsáveis por cartórios de notas). A lista completa das obrigações acessórias você confere aqui.

Quais as 5 dicas supremas em gestão contábil para dar conta desses “hipopótamos fiscais”?

1) Tenha um calendário fiscal e antecipe-se

O sujeito passivo que deixar de cumprir suas obrigações acessórias (ou que cumpri-las com incorreções/omissões), será intimado a prestar esclarecimentos e, após procedimento aberto pela Receita Federal, está sujeito a multas estratosféricas. Os riscos são elevados, o que exige ações estratégicas por parte da empresa.

A título de ilustração, basta lembrar que uma empresa paulista, há alguns anos, foi condenada a pagar uma multa de R$ 700 mil simplesmente porque não entregou arquivos digitais de suas operações, embora tenha apresentado todas as guias que comprovaram a apuração correta do ICMS.

Para evitar esse desgaste que, em alguns casos, pode comprometer definitivamente o funcionamento da empresa, é preciso montar uma estrutura organizada em gestão contábil. E dentro desse viés estratégico, ter um calendário fiscal eletrônico e programar alertas antecipados de obrigações são iniciativas fundamentais.

2) Organize todos os seus documentos

Notas fiscais, guias de recolhimento previdenciário, contratos de prestação de serviços, balanços contábeis, demonstrativos de resultado, DANFEs etc.: o patrimônio informacional que uma empresa deve juntar para conseguir prestar suas declarações sem risco de inconsistências é imenso, e você precisa ter tudo isso bem alinhado muito antes das datas de entrega das obrigações acessórias.  

O ideal, nesse cenário de automatizações e centralização contábil, é agregar todos os seus documentos em nuvem. Quando você troca as caixas-arquivo pelo dinamismo das soluções de cloud computing, perde-se menos tempo com tarefas administrativas, eliminam-se os extravios e ganha-se rapidez em seus processos contábeis.

3) Automatize o preenchimento de dados

Apesar dos muitos bancos de dados dos órgãos públicos, um dos grandes problemas do nosso sistema fiscal é a falta de padronização e centralização dos dados exigidos, falha que faz o contribuinte ter que digitar sucessivas vezes as mesmas informações em aplicativos/abas diferentes. Para sanar essa ineficiência da tecnologia tributária estatal, é preciso recorrer a automatizações.

Atualmente, já existem no mercado alguns poderosos sistemas de gestão contábil que importam dados da DANFE, informações das notas fiscais eletrônicas e até de planilhas CSV, garantindo lançamentos contábeis sem digitação manual.

Indo além das obrigações acessórias, vale a pena destacar que, com essas soluções de inteligência fiscal, até a conciliação bancária passa a ser realizada eletronicamente (a partir de dados importados dos extratos bancários).

4) Integre seus sistemas

Somos uma geração fronteiriça, que se organizou na borda entre a implementação de tecnologias disruptivas (como Internet das Coisas) e o passado recente de recursos embrionários, do GSM ao uso do computador como mero repositório de informações.

O preço desse nosso vanguardismo, infelizmente, é a formação de um exército de empresas híbridas: de um lado, essas organizações aceleram processos com ferramentas ultramodernas, mas, de outro, ainda convivem com sistemas legados obsoletos, implementados há muitos anos, mas que, por dificuldades de integração (e pela importância dos dados que armazenam) foram sobrepostos a novos recursos.

Essa sobreposição incremental sucessiva gerou, em muitas companhias, um parque tecnológico confuso e convidativo ao retrabalho (pelas infinitas digitações redundantes).

Imagine que uma imobiliária tenha, em um sistema, os dados de locações, sem nenhum diálogo com outra aplicação, que faz a gestão dos documentos fiscais. Nesse cenário, todo o preenchimento da Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB) será feito manualmente, sendo que algumas das informações solicitadas (ainda que indiretamente) serão exigidas também em outras obrigações acessórias, como EFD-Contribuições e Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).

Haverá, nessa situação, excesso de tarefas administrativas desnecessárias e elevado risco de erros (por consequência, de multas do Fisco).

5) Capacite sua equipe

Tecnologia é essencial, mas você precisa ter um time altamente preparado para utilizar todos os recursos que as soluções modernas de gestão contábil são capazes de entregar à sua empresa.

A Fortes Tecnologia, por exemplo, oferece treinamentos gratuitos aos colaboradores de seus parceiros, assegurando que a tecnologia de ponta introjetada na empresa seja utilizada no máximo de suas potencialidades. Eis a importância de mergulhar na era da transformação digital com o auxílio de uma empresa especializada em inteligência fiscal.

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