Gestão contábil

Como aplicar contabilidade digital no meu negócio?

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Escrito por Fortes Tecnologia
Publicado em: 03/06/2019 Tempo estimado de leitura: 7 minutos

A contabilidade digital é uma vertente desse ramo que aplica a tecnologia para atender melhor os clientes. Com ela, o prestador de serviços oferece mais produtividade, com muitos benefícios financeiros, além de segurança na proteção de dados.

Por meio desse novo estilo de atuação contábil, é possível ajudar as organizações a diminuir os gastos. Isso sem falar em mais escalabilidade e interconexão entre softwares, o que simplifica o compartilhamento de informes, como contratos, certificados e declarações.

Há alguns anos, o contabilista deixou de ser solicitado apenas para prestar contas ao Fisco. Hoje, com a internet, esse profissional desempenha um papel estratégico nas companhias que ampara.

Por essa razão, não se atualizar em termos de tecnologia é um dos graves erros da contabilidadeFicou com vontade de saber mais? Então veja neste post como conduzir a sua empresa à contabilidade digital!

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Procure fornecedores com suporte de ponta

Com a contabilidade digital, você pode propiciar mais maleabilidade aos consumidores de seus serviços por meio de uma série de canais a distância. Assim, é possível ter uma comunicação instantânea, livre de burocracias. Imagine que um cliente está prestes a perder o prazo para quitar impostos, e seu escritório simplesmente não consegue contatá-lo a tempo.

Por causa da falta de estrutura de recursos de informática, esse problema pode gerar multas e danos às finanças da empresa assistida. Desse modo, ao aderir a um software que coloque seu escritório na contabilidade digital, exija que um bom suporte técnico, rápido e eficiente.

Ou seja, deve ser disponibilizada uma plataforma robusta, por meio da qual você consiga informações, relatórios e conexão com os contratantes em poucos segundos. Em caso de pane ou problemas no sistema, tem de haver uma solução rápida. Lembre-se de que, mais do que um bom profissional desse segmento, é indispensável se tornar um verdadeiro empresário contábil.

Avalie se a contratada tem bom nível para proteção de dados

Muitos contabilistas ultimamente estão à procura de automação a fim de se organizarem de uma maneira mais adequada. Os mecanismos manuais são um tiro no pé na gestão do tempo. Isso, em diversas circunstâncias, impede o escritório de crescer, isto é, de ampliar o número de contratos fechados.

Nesse quadro, desenvolver as competências digitais é indispensável para ter uma competitividade de peso nesse setor. Só que não adianta fazer uma mudança às pressas. Na área contábil, a segurança na proteção de dados é algo muito sensível.

Por esse motivo, quando for efetuar essa migração, é recomendável pesquisar sobre o nível de segurança do sistema parceiro. Afinal, contadores atuam com arquivos e registros confidenciais de outros negócios.

Um programa de informática com muita vulnerabilidade expõe os clientes à ação de hackers e da concorrência. Por isso, pesquise para encontrar instrumentos tecnológicos com boa reputação na defesa de intervenções de terceiros mal-intencionados.

Uma escolha já consagrada em vários campos empresariais é a cloud computing, na qual especialistas em informática trabalham constantemente para bloquear eventuais fragilidades. Na nuvem, também é mais simples obter backups de documentos, inclusive mediante bugs.

Verifique os reais retornos financeiros para seus clientes

Quem perde muito tempo com operações antiquadas sabe o quanto isso custa, não é mesmo? Quando se parte para a modernização, tem de haver um aprimoramento notório na sua forma de trabalhar.

Isso significa que você, ao contratar esse software, deve começar a ser capaz de propiciar ganhos econômicos concretos para a clientela. Ou seja, o programa escolhido deve levá-lo à excelência de serviços. Mas do que estamos falando na prática?

De entregar um desempenho com bem menos equívocos, de acompanhar o fluxo de caixa com mais exatidão e até mesmo de ajudar seus atendidos a conferir o cumprimento das metas cruciais para o negócio.

Quer um exemplo? Uma fábrica de chocolates planeja reduzir suas despesas em 10% no prazo de um ano. Se você oferecer um planejamento tributário, capaz de fazer com que ela pague menos taxas dentro da lei, dará uma grande contribuição nesse sentido.

É justamente aí que entra aquela função mais estratégica do que simplesmente fazer contas e organizar arquivos. Veja algumas vantagens que o fornecedor de Tecnologia da Informação (TI) deve entregar aos contadores:

  • suporte para que os clientes do escritório contábil não paguem impostos indevidamente;

  • apoiar o contador na tarefa de manter seus contratantes dentro da lei;

  • auxiliar o profissional no acompanhamento dos prazos;

  • impedir ou adiar as cobranças de multas dos atendidos pelo contador.

Escolha um software que funcione bem na web

Processos mal-arranjados, dispersos em planilhas e papéis, não combinam com a contabilidade digital de forma alguma. Sem velocidade de resposta, você não vai conseguir deixar seus consumidores mais satisfeitos. Qual é o resultado disso? Além do risco de ser abandonado por seus clientes, eles podem dar referências ruins sobre seu trabalho a outras empresas.

Diante dessa realidade, é imprescindível uma ferramenta de informática compatível com a internet e que apresenta poucos problemas para operar online. Trata-se de um preceito básico da automatização desses serviços.

Dessa forma, você conquista alguns benefícios como a atualização frequente das principais normas brasileiras de contabilidade. Assim, é viável, por exemplo, fazer todas as obrigações acessórias virtualmente, como guias, declarações, entre tantas outras imposições da Receita Federal.

Afora isso, com softwares que não falham em relação à internet, você pode importar dados das companhias para as quais trabalha. Com isso, ganha-se muito em agilidade.

Prefira empresas com expertise em contabilidade digital

Sistemas em nuvem são os mais recomendados para a automação de um escritório contábil. Por isso, opte por companhias com tradição e experiência nesse quesito. A Fortes Tecnologia em Sistemas têm mais de 25 anos na área de TI. Ela dispõe de um programa simples e amigável, isto é, fácil de mexer.

Com esse recurso de informática, você tem em mãos vários modelos de planos de contas, o que vai deixar a implementação do sistema na sua rotina mais suave. O software faz importação de dados de modo muito eficaz e rápido.

Entre as ferramentas desse utilitário estão a supervisão das informações cadastrais, o controle de contratos e os pagamentos de pessoal, como fornecedores, autônomos e funcionários. Outro benefício é que essa fornecedora conta com uma “degustação” grátis de uma semana para você experimentar as recompensas do programa. Observe a seguir alguns dos módulos:

Módulo Contábil

Com esse módulo, você ganha mais produtividade para as operações, dispensando os trabalhos manuais. Existe ainda uma interligação automática com os outros demais módulos: fiscal e pessoal.

Desse modo, dá para customizar os demonstrativos dos contratantes de um jeito mais transparente e menos burocrático. Nesse nicho, também é viável acessar os documentos contábeis e os principais livros, além de gerar o SPED Contábil.

Módulo Fiscal

Nesta parte do programa, os contadores fazem todo o processo de escrituração e importam os documentos fiscais online dos contratantes de jeito muito veloz e protegido. Essa solução de TI oferece ainda conexão direta com o portal do Simples Nacional.

Isso assegura a visualização de recibos, extratos de apuração e guias de quitação de débitos. Essa solução tecnológica é compatível com o SPED Fiscal, com o Defis, com o Sintegra e com o DeSTDA.

Módulo Pessoal

Por meio dessa opção, é viável fazer a gestão de pessoal de forma automática. O programa fecha a folha de pagamento, calcula encargos e supervisiona os dados dos contratos, tanto de clientes como de funcionários, autônomos e administradores.

A contabilidade digital, portanto, é uma ferramenta que garante ao contador oferecer serviços mais estratégicos e relevantes. Por meio dela, os profissionais da área acabam mais reconhecidos no mercado, uma vez que apresentam um trabalho bem mais eficiente. Além disso, será o fim dos processos burocráticos, dispersos e pouco organizados no seu escritório.

Ficou com vontade de saber mais? Então entre em contato conosco e tire suas dúvidas com nossa equipe de atendimento!

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