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O processo de Offboarding é uma etapa delicada, pois trata das etapas de desligamento de um colaborador. Para que ela seja feita de maneira justa, humanizada e segundo a lei, é importante conhecer as melhores práticas na hora de realizar esse procedimento em sua organização.

Além de afetar o relacionamento da empresa com o indivíduo que está descontinuando o vínculo com a corporação, o Offboarding também é importante para preservar a imagem da sua marca no mercado de trabalho. Uma má gestão, nesse quesito, pode afastar talentos e criar uma má reputação.

Se você quer saber como conduzir Offboarding da maneira correta, continue a leitura e confira nossas recomendações!

O que é Offboarding?

O Offboarding nada mais é do que o processo realizado pela empresa para gerenciar a saída de um funcionário. Há várias etapas envolvidas nesse procedimento e é fundamental ter atenção para fazê-lo adequadamente.

Isso porque, por meio do Offboarding é possível auxiliar o colaborador a fazer uma transição suave e garantir organização no departamento de Recursos Humanos. Além disso, esse processo é importante para a reputação da sua empresa.

Por meio de um bom Offboarding, você consegue manter um bom relacionamento mesmo com ex-funcionários e, com isso, a sua companhia tem uma imagem positiva, além de evitar processos trabalhistas.

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Como funciona?

Entender como o processo de Offboarding funciona é o primeiro passo para conseguir implementá-lo com sucesso na empresa. Por isso, explicamos em detalhes as principais etapas do seu funcionamento. Continue a leitura e confira.

Notificação de saída

O início do processo se dá a partir do momento que o funcionário encaminha a notificação de saída da empresa. Esse passo pode ser feito de várias formas, mas você pode padronizar em seu negócio para simplificar as ações do RH.

Por exemplo, é possível usar cartas de demissão ou comunicação ao departamento de pessoal. O mais adequado é que se tenha um documento de formalização para dar segurança jurídica.

Definição da data de saída

Após o funcionário efetuar a notificação que deseja se desligar do quadro de funcionários, é hora de fazer um acordo sobre o dia que essa saída vai acontecer. Por isso, vale conversar com o colaborador para entender o que é melhor para ele e para a empresa.

Nesse sentido, é válido ter uma boa relação com os membros da equipe para evitar saídas repentinas que atrapalhem o andamento do negócio. Esse cuidado permite que a empresa planeje adequadamente a transição e a redistribuição de responsabilidades.

Anulação dos acessos

Existem setores nos quais os colaboradores contam com acessos restritos e que devem ser desativados para manter a proteção da empresa. Por isso, é importante fazer uma análise e entender quais são eles.

Em geral, envolvem sistemas, contas de e-mail e informações confidenciais. Assim, você evita quaisquer tipos de problemas com pessoas mal intencionadas e também com a questão de dados relevantes do negócio e clientes.

Encerramento de benefícios

É natural que as empresas ofereçam um plano de benefícios aos colaboradores, os quais envolvem os obrigatórios, como vale-transporte, e opcionais, como plano de saúde, por exemplo.

A partir do desligamento do antigo colaborador, é preciso fazer o encerramento para que ele não continue recebendo. Esse cuidado ajudará a manter os custos da empresa sob controle, além de evitar pagamentos indevidos.

Observação das leis

Por fim, vale destacar que é importante ter atenção à legislação sobre como fazer o desligamento adequado e cumprir todas as obrigações legais, sejam de pagamentos ou outros aspectos.

Por exemplo, é preciso fazer o pagamento de salários pendentes, férias não utilizadas e outros benefícios que o ex-funcionário tem direito pelo período de trabalho. É importante lembrar que o Offboarding não é apenas uma formalidade, mas um processo crítico para proteger os interesses da empresa.

Quando fazer Offboarding?

O processo de Offboarding pode ser realizado em diversas situações, se estiver acontecendo a saída de um funcionário da empresa. Listamos algumas das ocasiões em que esse procedimento deve ser efetuado, a seguir.

Pedido de desligamento

Quanto um funcionário pede demissão é uma das ocasiões nas quais o Offboarding deve ser efetuado. Nesse caso, é preciso notificar o RH, além de avisar o supervisor da equipe na qual o colaborador faz parte. Esse cuidado permitirá a transição adequada e evitar dificuldades futuras.

Fim de contrato

Existem colaboradores contratados por tempo determinado, por meio de um contrato de trabalho. Quando o prazo estiver se findando, é fundamental fazer o Offboarding para assegurar um desligamento tranquilo e manter a imagem da empresa positiva no mercado de trabalho.

Demissão

Caso algum funcionário precise ser demitido, esse procedimento também deve ser acionado. Nesse sentido, a comunicação parte da empresa para o funcionário. Após fazê-la, é preciso dar andamento aos processos para atender as normativas e evitar problemas trabalhistas.

Aposentadoria

Por fim, o processo de Offboarding pode acontecer quando um colaborador vai se aposentar. Nessa situação, vale fazer um evento para reconhecer a importância desse funcionário ao longo do tempo na empresa, além de ajudá-lo em todo o processo de aposentadoria.

Qual a importância?

Existem vários motivos que justificam a importância e a implementação do processo de Offboarding no RH da sua empresa. Quer saber quais são eles? Então, continue a leitura e confira, a seguir.

Mantém a reputação positiva da marca

Ao fazer o Offboarding na empresa e desligar o colaborador com muito respeito e suporte, você evita ressentimentos. Além disso, esse processo ajuda a garantir o atendimento das normas trabalhistas.

Uma empresa que segue as legislações tende a ser bem vista no mercado de trabalho. Esse processo também ajuda a manter um bom relacionamento com os ex-funcionários, o que pode ajudar a receber indicações e atrair talentos para o negócio.

Ou seja, ao fazer o desligamento de um colaborador de forma saudável, torna-se possível assegurar uma boa imagem junto ao mercado de trabalho, assegurando processos seletivos mais tranquilos.

Ajuda a alinhar as saídas aos valores da marca

Primeiro, é importante que você defina os valores e a missão da empresa. Esse cuidado garantirá que as ações realizadas considerem os aspectos mais importantes para chegar aos objetivos comerciais.

A partir dessa definição, você pode incorporar o Offboarding no dia a dia do negócio e garantir que esse processo ocorra de forma alinhada aos valores da sua marca. Esse cuidado ajuda a conduzir os desligamentos de maneira respeitosa e eficaz.

Além disso, ao conduzir o negócio de acordo com esses aspectos, torna-se possível se diferenciar no mercado e atrair ótimos profissionais para o seu quadro de funcionários, reduzindo a necessidade de desligamentos.

Cria um ambiente respeitoso

Mais um ponto que torna o processo de Offboarding importante é o respeito e transparência nas relações de trabalho. Por exemplo, quando você vai desligar um colaborador, é natural que ele deseje saber detalhes e assegurar os direitos que ele tem.

Esse procedimento ajudará a dar mais clareza e evitar confusões com os profissionais. Além disso, o Offboarding pode trazer uma sensação de respeito e segurança para os demais colaboradores, que não vão ser desligados.

A partir dele, torna-se factível evitar fofocas, desconfianças e outros aspectos que podem prejudicar a produtividade na empresa e também causar danos ao clima organizacional, gerando piora nos resultados.

Oferece suporte aos colaboradores que estão saindo

É natural que uma pessoa, quando sabe que vai perder o seu emprego, tenha dificuldades para lidar com a situação e acabam se abalando. Nesse sentido, o Offboarding pode ajudar a dar o suporte necessário para esse profissional e também para os que vão permanecer na empresa.

Por exemplo, por meio dele você consegue trazer esclarecimentos aos profissionais que estão na empresa, tirando todas as dúvidas, fazendo a transição do novo colaborador que ocupará o cargo vago e assegurando um ambiente saudável.

Já o funcionário que está sendo desligado tem todo o suporte para receber os valores que tem por direito, além de contar com o suporte para dar andamento na sua carreira. Com isso, consegue-se fazer uma gestão de pessoas incrível e humanizada.

Assegura uma transição suave

Como você pode notar nos motivos anteriores, é possível que os colaboradores tenham alguma dificuldade com o desligamento de alguns de seus colegas de trabalho. Seja por medo de também perder o emprego, seja pelo trabalho que será repassado para outro funcionário, seja por ver um amigo saindo da empresa.

Nesse sentido, o Offboarding pode ajudar a fazer essa mudança de maneira mais suave e tranquila. Por meio da comunicação eficiente realizada e também da preparação para a transição, torna-se possível reduzir os ruídos e manter o cotidiano em harmonia.

Desse modo, quem fica na empresa sente mais segurança e tranquilidade para continuar desempenhando suas funções. Além disso, sabem que a conduta é justa e não fará nada inesperado.

Qual a diferença entre Offboarding e Onboarding?

O Offboarding e o Onboarding são processos que acontecem em momentos distintos do ciclo de vida do funcionário. Nesse sentido, o primeiro acontece na saída do colaborador da empresa, enquanto o segundo é na entrada, ou seja, no início da sua jornada como funcionário da organização.

O objetivo do Onboarding é fazer a integração do novo profissional no negócio, dando ciência sobre cultura, políticas, regras, colegas de trabalho e responsabilidades. Enquanto isso, o Offboarding serve para gerenciar a saída do funcionário de maneira organizada, eficaz e respeitosa, preservando os interesses da organização e do funcionário.

O foco do Onboarding está em orientar o novo colaborador, dando treinamento, criando um ambiente acolhedor e garantindo que ele tenha tudo o que precisa para ser produtivo. Já o Offboarding tem seu foco em encerrar as responsabilidades do ex-funcionário.

Por fim, vale destacar a diferença de duração. O Onboarding acontece nos primeiros dias de emprego, enquanto o Offboarding geralmente ocorre ao longo de um período relativamente curto após a decisão de saída do funcionário.

Quais os benefícios do processo de Offboarding?

Existem diversos benefícios que você pode aproveitar ao implementar um bom processo de Offboarding na empresa. Explicamos cada um deles, em detalhes, logo a seguir. Continue lendo e descubra mais.

Ajuda a reter experiência

Quando um colaborador com muito tempo de trabalho sai da empresa, é possível que leve com ele todo o conhecimento e prática para executar o cargo, acumulado em todo o período que desempenhou a função.

O Offboarding ajuda a repassar parte dessa experiência para quem vai assumir a vaga. Desse modo, você consegue evitar que informações importantes sejam perdidas e que a continuidade das atividades acabam interrompidas.

Esse benefício surge pela possibilidade do colaborador que está saindo treinar quem vai ficar no lugar dele. Porém, é preciso ter uma boa relação com a equipe para evitar ressentimentos ou problemas nesse processo.

Aumenta a satisfação dos colaboradores

Conseguir manter os colaboradores motivados e satisfeitos na empresa é um passo importante para alcançar bons resultados. E o processo de desligamento bem desenvolvido pode ajudar nesse sentido.

Por exemplo, ao implementá-lo nas práticas de RH, você aumenta a segurança e traz tranquilidade para os funcionários que não vão ser desligados. Além disso, assegura transparência aos que vão sair da empresa.

Desse modo, a satisfação e o respeito entre as partes tende a ser melhor. Consequentemente, a equipe trabalha de forma confiante, pois sabe que a comunicação da companhia é clara e que nada acontecerá de forma escondida.

Melhora a retenção de talentos

Como você viu, o Offboarding é um ótimo aliado para manter a imagem da marca positiva no mercado de trabalho. Com uma boa reputação, as chances de atrair profissionais talentosos são elevadas.

Também é mais fácil reter os talentos que já fazem parte do quadro de funcionários. Isso acontece porque eles se sentem confiantes e tranquilos para exercer suas funções. Além disso, como esse procedimento deixa os colaboradores satisfeitos, as chances de desligamentos voluntários são pequenas.

Consequentemente, os membros talentosos da equipe tendem a ficar um longo tempo nos cargos. Vale lembrar de criar um plano de carreira para motivar essas pessoas e fazê-los crescer junto com o seu negócio.

Preserva relacionamentos

Ter bons relacionamentos profissionais é mais um ponto essencial para o sucesso da sua empresa. Por meio deles, torna-se possível fazer contratações rápidas e garantir melhora na produtividade.

Por exemplo, imagine um cenário de crise, no qual foi necessário desligar bons colaboradores para assegurar a manutenção das atividades da empresa. Ao não saber conduzir o processo de desligamento, as chances de recontratar aquele profissional bom são menores.

Porém, com o Offboarding positivo, torna-se possível preservar relacionamentos profissionais e deixar a porta aberta para futuras oportunidades de colaboração ou recontratação do funcionário.

Como colocar em prática?

Agora que você já sabe que o Offboarding pode trazer muitas vantagens para a sua empresa, é hora de entender como colocá-lo em prática. Para ajudar com essa missão, destacamos vários passos importantes. Veja, a seguir.

Defina objetivos e diretrizes

Definir como deve ser efetuado esse processo na empresa é fundamental para garantir que tudo saia conforme planejado. Por isso, é necessário ter objetivos claros, bem como definir uma política de Offboarding com todas as diretrizes que devem ser seguidas.

Esse passo vai simplificar a vida dos profissionais que precisam dar andamento aos desligamentos, além de assegurar que tudo saia conforme a cultura, valores e missão da empresa, além de respeitar a legislação.

Treine os profissionais de RH

Com as diretrizes estabelecidas, você pode oferecer treinamentos aos colaboradores que fazem todo esse processo. Assim, eles entendem quais são os passos que devem ser aplicados durante esse procedimento.

Além disso, tiram as dúvidas que surgem para efetuar o Offboarding de maneira efetiva. Esse cuidado assegura que tudo saia conforme foi estipulado nas regras e na política de desligamento.

Use ferramentas para ajudar no processo

Existem ferramentas que vão proporcionar maior controle sobre o processo de desligamento. Por exemplo, você pode criar um checklist com todas as etapas do Offboarding para auxiliar quem vai efetuar esse processo.

Ainda vale contar com um sistema de RH para cumprir as obrigações da empresa e fazer todos os cálculos rescisórios de maneira adequada.

Efetue a análise de resultados

Por fim, é preciso acompanhar os resultados do processo implementado. Esse cuidado ajuda a adotar ajustes necessários e manter a empresa relevante no mercado de trabalho e na mente dos profissionais.

Você pode acompanhar a reputação da empresa, pedir feedbacks aos colaboradores e verificar indicadores para saber se o Offboarding está trazendo os resultados esperados.

Como o setor de RH pode ajudar?

O setor de RH exerce um papel central no processo de desligamento dos colaboradores. Por isso, vale a pena entender como fazer o Offboarding de maneira mais confortável para todos os envolvidos. Aqui estão algumas ideias que podem ajudar a implementar esse procedimento em sua empresa.

Planejamento prévio

O setor de recursos humanos precisa estar envolvido em todas as etapas de desligamento, desde o momento em que o funcionário comunica sua intenção de sair até o momento em que o vínculo de trabalho é quebrado.

Nesse quesito, é importante que a equipe já conheça todos os procedimentos, prazos, documentos e demais necessidades para fazer com que o desligamento seja feito com facilidade. Isso traz mais segurança e previsibilidade para o colaborador que está envolvido no processo.

Documentos e processos claros

Para trazer segurança no processo de Offboarding, é importante que todos tenham clareza sobre os próximos passos e documentos que são necessários para encerrar o vínculo empregatício.

Esse cuidado evita atrasos, problemas no treinamento de um sucessor, além de falhas que podem causar processos trabalhistas. Portanto, a clareza é um elemento determinante para que sua equipe saiba como conduzir o procedimento de maneira humanizada e confortável para o colaborador envolvido.

Comunicação adequada

Muitas corporações erram no Offboarding, especialmente quando se trata da comunicação. O clima de ruptura pode causar atritos entre o indivíduo que está saindo com os demais colegas de trabalho.

Para evitar esse tipo de cenário, vale a pena elaborar comunicados internos informando sobre o desligamento, especialmente quando a saída de algum impacta a rotina dos demais colaboradores. Também é importante considerar a possibilidade de uma reunião de despedida, cobrindo os principais tópicos que devem ser abordados antes da pessoa deixar a instituição.

Coleta de ativos da instituição

Além do controle de acessos, também cabe ao time de RH garantir que todos os ativos da empresa foram entregues. Recursos como laptops, crachá, cartões de acesso, celular corporativo e demais itens relacionados, são exemplos de recursos que precisam ser coletados.

Para que isso seja feito de modo justo e adequado, vale a pena ter um controle dos ativos que estão em posse dos colaboradores. Esse tipo de registro serve como uma referência para a revisão do RH, bem como um guia para o indivíduo reunir e devolver todos os itens necessários.

Treinamento de um sucessor

Dependendo da natureza do trabalho ou da complexidade da função, é necessário considerar o treinamento de um sucessor para o cargo do indivíduo que está deixando a empresa.

O treinamento pode ser conduzido pela própria pessoa que está passando pelo Offboarding ou por outro membro da empresa, conforme determinado pelo setor de RH. Isso faz com que a transição seja mais suave, evitando que tarefas e compromissos fiquem parados durante a troca de colaboradores.

Feedback de saída

Um aspecto importante é o feedback do colaborador durante sua saída. Esse tipo de informação pode trazer uma perspectiva mais clara sobre o clima organizacional, o gerenciamento de crises e sobre o dia a dia de quem trabalha na empresa.

Por isso, vale a pena encorajar o colaborador a fornecer um feedback construtivo sobre sua experiência junto a empresa, destacando que essas informações são sigilosas e que podem ajudar na hora de implementar melhorias na organização.

Ao conhecer e implementar as dicas apresentadas neste guia, você consegue reestruturar todo o processo de Offboarding da sua marca, trazendo diversas melhorias no gerenciamento desse processo. Portanto, não deixe de investir em conhecimentos que contribuem para a realização de um trabalho ainda mais eficiente nas suas atividades de RH.

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