Gestão orçamentária é um processo no qual a empresa se organiza para alcançar objetivos e garantir estabilidade no mercado. Ela determina etapas a serem alcançadas para que a empresa atue dentro de critérios racionais. Isso envolve questões como estruturação de orçamento, avaliação de resultados e projeção de cenários.

Sempre que se começa um negócio, independentemente da área de atuação, o responsável tende a estar muito mais focado no seu sonho do que na realidade que apresenta o mercado — e isso é normal. O desejo de dar vida a um projeto bem-sucedido é o primeiro passo para que, um dia, de fato, isso aconteça. Sem isso, dificilmente você terá a motivação necessária para superar as adversidades.

Entretanto, é necessário contar com os recursos certos para caminhar em direção à prosperidade, o que significa que, enquanto gestor, você precisa conhecer ferramentas que permitam uma ação criteriosa em relação à evolução da empresa.

Quando falamos em gestão orçamentária, estamos nos referindo exatamente a isso. Da mesma forma que, quando você dá a partida em um carro, precisa saber exatamente onde pretende chegar, quando você dá início a um negócio, também precisa determinar seu destino.

Evidentemente, na realidade empresarial, essa questão é muito mais complexa, pois envolve fatores como gastos, investimentos, parcerias e a relação com diferentes grupos, algo mais abrangente do que o simples ato de dirigir. Mas vale a associação: como você pretende construir uma trajetória de sucesso sem antes definir como funcionará a relação da sua empresa com todos esses entes?

É preciso criar condições para visualizar um futuro possível para a companhia e ter como se preparar para a realização de novos investimentos. Somente assim ela terá como expandir o projeto e alcançar novos patamares, seja abrindo canais de distribuição, seja diversificando linhas de produtos ou criando novas ações para tornar seus negócios mais rentáveis e, assim, ser capaz de crescer com segurança.

Ter isso em mente permite a você, como gestor, avaliar previamente como se dará cada investimento, tendo como aperfeiçoar sua tomada de decisão sem maiores riscos, evitando gastos desnecessários.

Ficou interessado em entender melhor o assunto? Então, continue a leitura e saiba mais sobre gestão orçamentária e suas implicações.

O que é gestão orçamentária?

Gestão orçamentária, em resumo, é mais ou menos como definir aonde se quer chegar e usar ferramentas para fazer o acompanhamento do processo. É evidente que, para que uma empresa tenha sucesso, é preciso muito mais do que colocar uma solução interessante no mercado. Muito além disso, é necessário também estabelecer alguns parâmetros para nortear seu trabalho. Nessa lógica, o gestor deve procurar os recursos certos.

Isso diz respeito a objetivos, previsão de faturamento, custos e despesas operacionais, lucros, contratações, projetos de expansão, entre outros. Para tanto, é preciso contar com ferramentas de planejamento e orçamento capazes de prestar o auxílio necessário para que a empresa tenha como se organizar em função de seus interesses e fazer os devidos ajustes sempre que necessário.

Nessa lógica, podemos definir a gestão orçamentária como o estudo do planejamento e do monitoramento sistemático dos resultados financeiros de uma empresa. Na prática, essa é a parte do seu empreendimento em que você colocará o sonho um pouco de lado para ser mais realista, agindo com prudência para conquistar resultados viáveis para a continuidade do projeto.

Acredite: isso faz toda a diferença. Um dos benefícios de uma gestão orçamentária qualificada se dá na maneira como cada ação desenvolvida passa a contribuir com o resultado final do empreendimento. Para o gestor, isso representa uma maior facilidade no processo de tomada de decisão, pois ele passa a ter uma visão holística para projetar e analisar o impacto de suas ações no orçamento da empresa.

Isso parece válido para você? Então continuemos tratando do assunto nas próximas linhas, agora com um pouco mais de profundidade.

Como fazer a gestão orçamentária?

Sabemos da importância de uma gestão orçamentária, mas, na prática, como ela tem que ser feita? Podemos dividir a gestão orçamentária em 4 fases. São elas:

• o planejamento orçamentário;

• as simulações de cenários;

• o acompanhamento orçamentário;

• as revisões orçamentárias.

Vamos analisar cada uma delas detalhadamente.

Planejamento

A fase do planejamento orçamentário ocorre quando a companhia realiza um levantamento preliminar de dados e informações históricas, além de definir as premissas orçamentárias de acordo com o seu planejamento estratégico para os anos seguintes.

Em função dessas diretrizes, surge o que chamamos de planos financeiros de Receitas, Despesas e Investimentos. Entre os principais deles, estão:

• Projeção de Faturamento;

• Projeção de Deduções de Vendas;

• Projeção de Custos Variáveis;

• Orçamento de Gastos com Pessoal;

• Orçamento de Despesas Operacionais;

• Orçamento de Investimentos Operacionais;

• Levantamento da Necessidade de Capital de Giro (NCG).

Simulação de Cenários

Já a simulação de cenários surge a partir da finalização de cada plano financeiro. É quando a empresa cria variações e simula alternativas para prever situações e assim agir de maneira precavida em suas ações.

Em geral, as empresas elaboram três cenários, que são o realista, o pessimista e o otimista. Assim, por exemplo, diante da possibilidade de se fazer um investimento de expansão, a gestão tem como estimar os resultados antes de se arriscar.

Acompanhamento Orçamentário

Na fase de acompanhamento orçamentário, por sua vez, o foco está nos resultados. Uma vez que a companhia criou o seu orçamento, estimou cenários e homologou um plano orçamentário, é preciso ter parâmetros para acompanhar sua evolução de maneira a garantir que os objetivos estabelecidos estão sendo atingidos.

Nessa lógica, são utilizados três instrumentos de gestão, os Relatórios Gerenciais, as Análises Gráficas e os Indicadores de Desempenho. São essas ferramentas que permitem à empresa agir de acordo com dados e fatos, indo além da simples impressão pessoal dos gestores. Isso garante maior segurança às ações e uma possibilidade bem maior de sucesso.

Dessa forma, é possível conferir o histórico com a evolução dos números e assim comparar o que foi realizado com aquilo que foi planejado, dando à equipe responsável uma visão ampla do desempenho da empresa.

Revisão Orçamentária

A última fase é a das revisões orçamentárias, em que ocorre uma nova avaliação dos objetivos definidos na etapa do planejamento, de acordo com um novo período. É válido lembrar que o planejamento orçamentário precisa ser seguido, mas deve estar em constante transformação de tempos em tempos.

Isso se deve ao fato de que tanto as empresas quanto o mercado como um todo estão sempre sujeitos a ações externas, exigindo que os objetivos estejam alinhados a um novo cenário sempre que ele se apresenta.

Ao identificar que os planos atuais já não são mais compatíveis com os objetivos que a companhia pretende alcançar, o ideal é partir para a revisão orçamentária, pois isso garante que a empresa reveja conceitos e se mantenha em condições de crescer.

Em resumo, é de acordo com os critérios acima apresentados que você pode direcionar as ações da sua empresa. Não sabe qual é o patamar em que ela se encontra no presente momento? Então, confira a seguir quais são os estágios de maturidade de gestão orçamentária e comece a direcionar seus negócios para o grau mais elevado.

Quais são os estágios de maturidade?

Agora que você já está familiarizado com a gestão empresarial, podemos ir um pouco adiante. Para que a gestão orçamentária seja efetiva na sua empresa, a primeira coisa que você precisa identificar é o nível de maturidade em que ela se encontra.

Entendendo o que é a gestão orçamentária, bem como os benefícios que ela pode trazer para o seu empreendimento, você já pode agir no sentido de aperfeiçoar os processos. O ideal é que a sua gestão conte com ferramentas adequadas ao estágio de maturidade em que se encontra a organização. Por isso é tão importante que você consiga assimilar os conceitos apresentados nos tópicos anteriores.

Estágio inicial

Em geral, empresas que ainda se encontram em um estágio inicial não contam com uma área específica voltada ao planejamento e controladoria, sendo a função exercida pelo financeiro ou pelos próprios gestores. É o caso em que os sócios da empresa se responsabilizam pela administração dela de uma maneira geral e assim concentram as ações relativas ao planejamento e ao acompanhamento orçamentário também.

Nesse estágio, é somente a alta administração que atua no planejamento e no acompanhamento orçamentário, sem contar com a presença dos responsáveis pelos outros departamentos.

Como em geral a ordem lógica da gestão orçamentária vai da Projeção de Resultados (DRE) para a Projeção de Fluxo de Caixa e depois para a Projeção de Balanço Patrimonial, no caso das empresas em estágio inicial encontramos um problema: para elas, mesmo chegar a uma DRE completa representa uma tarefa bastante complicada.

Isso faz com que o trabalho com indicadores de desempenho seja inviabilizado, pois eles dependem de informações precisas para funcionarem com eficiência. Sendo assim, os indicadores utilizados costumam ser aqueles que podem surgir somente do DRE, como o Ticket Médio, por exemplo.

Quanto à simulação de cenários, como essas empresas não têm tempo para trabalhar com o recurso, eles acabam ficando de fora da cultura organizacional. Sem essa ferramenta, as ações se tornam previsíveis e eventuais equívocos apresentam maior risco. Da mesma forma, tanto o acompanhamento e análise de resultados como as revisões não são ações recorrentes.

Estágio intermediário

Já as empresas que ocupam um patamar mais intermediário costumam ter um controller responsável pela gestão orçamentária. Nesse caso, com projeção de DRE completa, a projeção de fluxo de caixa e as simulações de cenários se tornam possíveis de serem realizadas, auxiliando a gestão a mensurar resultados e assim saber se é válido ou não dar continuidade aos planos.

Nesse caso, responsáveis por outros setores já estão mais envolvidos com o processo, dando maior integridade aos planos, uma vez que são os chefes de cada setor os responsáveis pelas informações, caracterizando uma descentralização orçamentária. Já com uma projeção de DRE completa, a boa projeção de fluxo de caixa começa a se tornar viável.

Assim, os KPIs também podem ser mais precisos, acompanhando também indicadores, como a geração e os prazos médios de caixa. Com simulações de cenários é possível lidar melhor com decisões sobre a abertura de canais e o lançamento de novos produtos, por exemplo.

É o estágio em que as empresas já atingem um nível mais interessante da relação entre síntese e detalhamento. Dessa forma, a comparação entre informações planejadas e realizadas se encontra num patamar mais elevado.

No estágio intermediário, o acompanhamento e as revisões são mais constantes, fazendo parte da chamada cultura orçamentária. Isso se deve muito à descentralização do orçamento que se dá nas ações de cada gerente, propiciando maior agilidade ao processo.

Entretanto, nesse estágio, surgem problemas como o envolvimento de várias pessoas na tomada de decisão e a perda de tempo na montagem de fórmulas e criação de relatórios em planilhas, algo que exige uma solução de mercado capaz de sistematizar o processo, garantindo à gestão condições de se concentrar em uma ação mais estratégica.

Estágio avançado

Companhias que se encontram em estágio avançado são aquelas que possuem suas equipes de planejamento e controladoria especializadas na gestão orçamentária. Nelas, tudo o que envolve o planejamento e o acompanhamento orçamentário acaba sendo descentralizado, o que costuma trazer ganhos significativos.

Essas empresas, geralmente, analisam indicadores de balanço, tais como índices de liquidez e de endividamento, de tal forma que toda decisão a ser tomada só acontece após a criação de uma simulação de cenários e avaliação dos possíveis impactos.

Com a especialização, consequentemente, o processo de planejamento e acompanhamento faz com que essas companhias tenham um ganho considerável. Indo além do DRE e Fluxo de Caixa, essas empresas já conseguem projetar o Balanço Patrimonial, o que permite a elas trabalhar com KPIs altamente sofisticados, como os indicadores de balanço, os índices de liquidez e de endividamento.

Além disso, é um estágio em que as empresas não dão um passo sem antes fazer uma simulação de cenários, tendo um equilíbrio grande entre detalhamento e síntese. Acompanhamento e análise são constantes e as revisões são previstas, fazendo parte da dinâmica da organização.

É um estágio em que as empresas estão em busca de detalhes, o que faz com que, para elas, automatizar processos financeiros, com o uso de um sistema, signifique gerar ganhos de produtividade cada vez maiores.

Como visto, independentemente do estágio em que a sua empresa se encontra, automatizar processos gera um diferencial competitivo. Um sistema pode reduzir o custo administrativo da gestão orçamentária, além de tornar mais preciso o trabalho com os dados, algo tão significativo para qualificar o processo de tomada de decisões e também para fazer com que o planejamento financeiro empresarial seja aprimorado.

Como os softwares de gestão podem ajudar?

O uso da tecnologia e, mais especificamente, do software de gestão, pode alavancar a sua empresa até o estágio mais avançado. Pensando em tudo o que foi colocado e na realidade das empresas brasileiras, na qual sua atuação se dá em um cenário cada vez mais complexo, acaba sendo inegável reconhecer a importância da tecnologia como aliada da gestão empresarial. Ela é útil não somente para viabilizar a modernização da companhia, mas, também, para criar um diferencial competitivo junto ao mercado.

De uma maneira geral, o uso da tecnologia na gestão empresarial traz benefícios como a redução de despesas na mão de obra e o aumento da eficiência dos trabalhos, uma vez que a padronização dos processos evita retrabalhos e gera integração entre setores. Consequentemente, isso dá à companhia meios para alimentar uma série de informações no sistema com agilidade.

É preciso destacar, também, a importância de contar com recursos tecnológicos que atuem de maneira compatível com as exigências legais, o que protege a organização em relação a problemas como infrações, penalizações e multas.

Planejamento empresarial

Agora, falando mais especificamente da gestão orçamentária, como se trata de um processo que diz respeito ao planejamento empresarial e à diversificação no trabalho, com ferramentas financeiras e gerenciais, ela tem toda a importância no que diz respeito às decisões da gestão da empresa.

Ao trabalhar com um sistema de gestão, inserindo as informações, você tem como gerar demonstrações para dar origem a diferentes tipos de relatórios, que poderão ser analisados em função do perfil de cada usuário, bem como de suas necessidades. Esses relatórios oferecem dados por produtos ou serviços, despesas, linhas de produção e tudo o que for relevante para a companhia.

Além disso, tendo acesso a dados históricos, de mercado, previsão, entre outras informações relevantes, é possível potencializar o planejamento empresarial, pois você passa a ter como realizar cálculos futuros, compreender de que maneira a empresa se comportará e tem como traçar possibilidades para o empreendimento, usando planos de ação e outras peculiaridades oportunas para alcançar resultados.

Software financeiro: tenha um braço direito em seu trabalho

Um software de gestão permite otimizar o fluxo de caixa, o que faz com que você tenha as inúmeras entradas e saídas da empresa devidamente relatadas, de acordo com período. Isso, além de manter as finanças sob controle, também dá ao gestor condições para ter uma visão gerencial dos recursos e saber para onde eles vão. Soluções que funcionam de maneira inteligente e estratégica, permitem um fluxo de caixa integrado e mais consistente.

É o fluxo de caixa que permite a identificação com riqueza de detalhes dos impactos dos gastos e receitas da empresa, o que dá à gestão recursos para traçar estratégias visando a maximização de resultados. Da mesma forma, ele permite que a companhia crie uma reserva para situações inesperadas, como meses em que os resultados não são adequados, por exemplo, a sazonalidade.

O fluxo de caixa também permite a projeção, pois com base nele é possível saber antecipadamente como se darão as vendas e necessidades do caixa em uma data futura. Em posse das informações certas, a empresa, então, terá como ir em busca de fontes alternativas de financiamento, além de melhores condições para buscar ativos, por exemplo.

Com a tecnologia aplicada à gestão orçamentária é possível obter ganhos também no controle de estoque. Com um software de gestão você pode evitar desperdícios, além de despesas relativas à armazenagem, entre outros.

Tudo o que diz respeito à automação de estoque pode ser feito de maneira a garantir economia ao longo da produção e, consequentemente, melhores resultados financeiros para a empresa.

Usando as informações em conjunto com as que forem resultado da integração de sistemas você terá como acompanhar aquilo que foi planejado e comparar com o que, de fato, está acontecendo no processo. Assim, você poderá tomar as medidas adequadas para corrigir eventuais falhas, mudar os rumos, caso isso seja necessário, e assim melhorar o seu leque de opções na gestão da empresa.

Segurança e confiabilidade dos dados

Com as ferramentas, é possível determinar quem tem acesso ao sistema, de modo que os dados ficam protegidos e as informações permaneçam sob sigilo, evitando extravio.

Em resumo, um sistema qualificado permite a criação de uma gestão orçamentária mais simplificada e, ao mesmo tempo, otimizada da empresa. Independentemente do estágio em que ela se encontra, vale considerar alternativas para potencializar sua organização.

Uma gestão orçamentária de qualidade tem origem no planejamento e depende de rigor nas ações do dia a dia, com a atuação precisa dos responsáveis pela área. Quando isso acontece, naturalmente, o uso de ferramentas como softwares de gestão, surge como solução para otimizar o fluxo de caixa e o controle de estoque da empresa.

Do contrário, cabe uma reavaliação por parte dos gestores para que a equipe possa se organizar melhor em função do crescimento da companhia. Por isso, comece a se organizar. Uma vez que você identificar o estágio de gestão orçamentária do seu negócio, você terá condições para investir em soluções capazes de aprimorar e potencializar seus resultados pensando no futuro do empreendimento.

Considerando os desafios que as empresas enfrentam no atual cenário econômico, esse aspecto precisa ter muito mais importância no seu negócio. Sendo assim, ganhar tempo na elaboração de relatórios, por exemplo, é essencial e pode fazer a sua empresa criar um diferencial no mercado.

É bom lembrar que, para ter agilidade nos processos e contar com profissionais preparados para lidar com a demanda existente, é preciso investir.

Nessa lógica, a adoção de tecnologias na gestão orçamentária possibilita a diminuição de custos e o ganho de tempo na construção de informações transacionais, dando a agilidade necessária à criação de informações úteis para o empreendimento e permitindo aos gestores a possibilidade de tomarem decisões com maior eficiência.

Enfim, nossa proposta ao criar esse artigo falando sobre gestão orçamentária foi dar a você condições para simplificar suas ações. Agora, entenda também como o software de gestão pode gerar insights!