A idéia de sistema está presente nas diversas áreas, como biologia, medicina, tecnologia da informação, administração e direito. Pode ser definido como um conjunto de elementos interdependentes, concretos ou abstratos, intelectualmente estruturado de modo a formar um todo organizado.
No campo da administração das organizações, seja privada, pública e no terceiro setor, um dos maiores erros gerenciais é a desarticulação entre os setores da empresa, tratando-os como unidades individuais. Afinal, é preciso que todas as áreas trabalhem em sinergia, com redução de erros, retrabalhos e ganho de produtividade, o que é essencial para que o negócio prospere!
Numa empresa, sistemas adequadamente integrados, também conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning) resolvem muito bem este problema. Ele ajuda na comunicação efetiva, no compartilhamento de informações e na otimização dos processos.
Uma solução desta natureza é muito mais do que apenas uma ferramenta que auxilia o controle. Se os gestores souberem utilizá-la estrategicamente e tirar insights dele, os benefícios vão além e a empresa atingirá um nível elevado de competitividade.
Portanto, neste post, trouxemos dicas valiosas para que você saiba como utilizar um software ERP com uma visão estratégica. Confira!
Um sistema ERP tem diversos módulos, como de vendas, estoques, contabilidade, financeiro, RH etc., e é essencial que eles sejam utilizados estrategicamente.
Pense no seguinte exemplo: o seu time de vendas teve um bom mês e vendeu 100 produtos. No entanto, após alguns dias, ficou evidenciado que só existiam 70 produtos no estoque, pois a equipe de produção estava incompleta, devido às férias de dois funcionários.
A sua empresa precisou cancelar algumas vendas, pois não tinha como atender a demanda e perdeu clientes. Com a utilização estratégica dos módulos do ERP é possível identificar de imediato a necessidade, ajustar e evitar prejuízos dessa natureza.
Uma dica: lembre-se de planejar todos os detalhes, faça um diagnóstico amplo na sua empresa antes de implantar um software de gestão empresarial. E escolha os módulos de acordo com as necessidades e especificidades do seu negócio para evitar investimentos desnecessários e acima do que é preciso.
A boa utilização de um sistema exige da equipe um nível adequado de compreensão do seu funcionamento. Os dados e as informações dele extraídas tem valor apenas se ela for relevante e se forem bem usadas para a tomada de decisão. Não adianta ter sistemas avançados e um banco de dados completo, se você não souber como tirar insights dos dados fornecidos em softwares inteligentes, identificar problemas e resolvê-los.
Por isso, sua equipe na operação, sobretudo de marketing, de vendas, de atendimento ao cliente e de gestão das finanças devem sempre analisar o desempenho dos produtos e serviços ofertados ao mercado. Pode acontecer de um determinado produto não estar vendendo como planejado ou que o seu público-alvo tenha mudado.
Com a análise de sucesso do produto, suas estratégias de marketing e comercial podem ser revisadas para contemplar o novo público-alvo e adotar uma abordagem de venda diferente.
A utilização de sistemas integrados na sua organização permite uma melhor visão das suas finanças. Se você é diretor financeiro ou gestor estratégico de uma empresa, com certeza sabe da importância que o capital de giro tem para a “saúde” do seu negócio. A sua utilização sem planejamento é, frequentemente, o motivo da falência de vários empreendimentos. Por isso, utilizá-lo com inteligência deve fazer parte da sua rotina empresarial — sendo o software de gestão seu grande aliado!
Com os módulos do ERP você pode otimizar o dimensionamento da necessidade de capital de giro e sincronizar o ciclo financeiro. Dessa forma, a sua empresa consegue manter a liquidez e avaliar com uma visão mais estratégica a necessidade de empréstimos e financiamentos.
Embora a concorrência seja um fator externo, uma das grandes vantagens de utilizar o software de gestão como um aliado estratégico é ampliar a visão para além da empresa, trazendo soluções inovadoras e criativas. Essa imagem panorâmica do negócio é essencial para responder às ações dos concorrentes com agilidade.
Com a maior interação entre a empresa e as entidades externas, como mercado, fornecedores e clientes, fica muito mais fácil rever processos e estratégias internas para responder, por exemplo, ao lançamento de um novo produto pelo seu concorrente ou a uma promoção.
Pensar estrategicamente também significa investir em melhorias contínuas. Assim, você deve utilizar o software de gestão para analisar seus processos, identificar gargalos e resolvê-los. Analise, ainda, as informações da satisfação do cliente, afinal, ele é o personagem central do seu negócio.
Metaforicamente poderíamos dizer que a empresa é uma engrenagem. Para que ela funcione, cada setor precisa trabalhar individualmente e sincronizado com as outras áreas — simultaneamente — para atingir o resultado esperado. Por isso, utilizar um software de gestão integrada como uma visão estratégica é imprescindível para o crescimento do negócio.
Por fim, para complementar o seu ERP e explorar de forma ágil e plena toda a base de dados da sua empresa, recomendo que o gestor use uma ferramenta de BI (Business Intelligence). Com ela pode-se fazer inúmeros cruzamentos de dados, gerando uma enorme quantidade de informações que poderão objetivamente gerar insights poderosos.
Bom, espero ter ajudado você a identificar os grandes benefícios que o uso de um software traz para a gestão estratégica de uma empresa. Vou te deixar uma dica: se você é contador, quer saber mais das tendências de mercado para o setor e aprender como conquistar mais cliente com um serviço diferente da sua concorrência, baixe nosso ebook gratuito e exclusivo sobre os conceitos e tendências para profissional da contabilidade.
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