O controle financeiro é fundamental para a sobrevivência de uma empresa. Uma gestão bem-conduzida é a certeza de que os recursos serão usados com eficiência e as operações, conduzidas e gerenciadas corretamente. É para ajudá-lo a fazer o acompanhamento rigoroso desses dados que vamos esclarecer a importância do plano de contas.

Para isso, é preciso entender primeiro o que é um plano de contas. Trata-se de um conjunto de registros das movimentações financeiras da empresa. Essas informações são usadas para gerar relatórios, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício, tão importantes para a tomada de decisões.

Quer entender melhor o assunto? Então, saiba como montar o plano de contas. Aproveite a leitura!

O que é o plano de contas?

Por definição, sabemos que o plano de contas é o conjunto delas, previamente estabelecido, que norteará os trabalhos contábeis de registro de fatos e atos inerentes à entidade, além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis.

Com o objetivo de auxiliar nossos usuários, o sistema Fortes Contábil disponibiliza alguns modelos de plano de contas que atendem à grande parte das atividades de mercado, seja ela prestadora de serviço, comércio ou, até mesmo, indústria.

Quais são os tipos?

O plano de contas deve seguir um formato padrão. É preciso entender quais são os tipos existentes para saber qual é o melhor modelo para a sua empresa. Portanto, destacamos, a seguir, os principais. Acompanhe!

Plano de contas contábil

É um registro obrigatório e que tem o objetivo de demonstrar resultados financeiros do negócio. Ele deve ser elaborado apenas por um contador, seguindo normas de contabilidade.

Plano de contas gerencial

É usado, especialmente, para fazer a análise de resultados. Dessa forma, cumpre uma função importante para a gestão financeira da empresa. O plano gerencial é mais flexível e pode ser elaborado em um padrão mais simples, facilitando a compreensão dos gestores.

É possível montar um plano de contas gerencial usando recursos como planilhas ou, então, recorrendo a sistemas informatizados.

Como elaborar um plano de contas?

Agora que você já sabe qual é a importância de um plano de contas, confira o passo a passo que montamos para auxiliá-lo a elaborar um plano de contas para sua empresa.

Organize bem os documentos da empresa

O controle das informações financeiras e contábeis é parte fundamental nesse processo. Esses dados precisam ser registrados diariamente, para que não se percam. Para isso, é sempre recomendável usar sistemas automatizados, facilitando ao máximo o registro de cada movimentação.

Separe os grupos de planos de contas

Existem quatro grupos principais de plano de contas:

• ativos — recursos e bens em posse da empresa;
• passivos — obrigações da empresa;
• receitas;
• despesas e custos.

Esses são os quatro grandes grupos, mas é indicado que, dentro de cada um, haja uma organização mais adequada das informações.

Crie as contas e subcontas para grupos

Essa organização dos dados dá-se em subdivisões. Ou seja, para cada um dos grandes grupos, deve-se incluir os itens que os integram. Confira!

Ativos:

• ativo circulante;
• ativo não circulante;
• ativo imobilizado.

Passivos:

• passivo circulante;
• passivo não circulante;
• patrimônio líquido.

Receitas:

• receitas operacionais;
• receitas não operacionais.

Despesas e custos:

• despesas e custos operacionais;
• despesas não operacionais.

Qual é a importância do plano de contas contábil enxuto?

Uma das formas de otimizar processos de registro e uso do plano de contas é avaliar com exatidão os grupos e as contas que são necessários para as atividades da organização.

É importante reforçar que você poderá excluir tanto os grupos quanto as contas desnecessárias. Isso deixa o plano de contas mais enxuto e organizado, de acordo com a necessidade da empresa.

Em contrapartida, contar com um plano de contas muito extenso pode atrapalhar as análises, ao mesmo tempo que polui visualmente os relatórios com informações de contas desnecessárias. Outro ponto positivo é que um plano de contas mais enxuto facilitará o trabalho das pessoas responsáveis por fazer os registros dos fatos contábeis.

De um modo geral, a importância do plano de contas contábil, portanto, está na capacidade que ele tem de orientar a gestão contábil da empresa. Com isso, seu negócio conquista uma série de benefícios, conforme explicamos a partir de agora.

Controle da inadimplência

Com a manutenção da organização e o detalhamento das contas, seu negócio fica a uma distância segura do aumento da taxa de inadimplência dos clientes. Atrasos ou dívidas, principalmente durante certas circunstâncias econômicas, devem ser esperados. Contudo, é fundamental que a inadimplência permaneça sob controle.

Ter à disposição um método de cobrança funcional e adaptado à realidade atual dos consumidores é básico. Muito antes de propor um acordo que solucione o impasse, é preciso saber exatamente qual é o valor total do débito de cada cliente e o impacto desse montante nas contas da empresa.

Após a organização do plano de contas contábil, é possível agir com base em valores concretos e pontuais. Consequentemente, surgem duas vantagens — e que estão interligadas entre si. A primeira se refere à identificação de padrões de geração de dívidas. A segunda consiste justamente na elaboração de um plano de medidas que ajude a diminuir o risco de novos atrasos ou pendências financeiras. Um ótimo exemplo é a utilização de uma análise de crédito mais criteriosa antes do parcelamento de compras grandes.

Prática de elisão fiscal

Outro benefício proporcionado pela implantação de um plano de contas contábil ordenado é a abertura de caminho para a elisão fiscal. A partir do momento em que organiza as contas da empresa, o contador passa a enxergar as verdadeiras possibilidades de diminuir a carga de tributos atreladas às atividades dela.

Diferentemente da sonegação fiscal, a elisão reside no conjunto de práticas legais. Isso significa que, com base em leis federais, estaduais e municipais, o total pago em tributos tende a cair consideravelmente. O sucesso dessa estratégia, é claro, depende da qualidade de interpretação legislativa do contador.

Cabe a ele estudar toda a legislação contábil vigente de cada esfera administrativa e encontrar formas de aliviar as contas fiscais da empresa. Aliada a um planejamento tributário adequado ao negócio, a elisão fiscal é essencial para a sobrevivência e o posterior crescimento de qualquer organização. 

Pagamentos de contas em dia

Além de elevada, a carga tributária ligada às atividades empresariais está contida em um calendário que pode tornar-se complicado. Independentemente do porte do negócio, provisionar todos os valores necessários para o pagamento de tributos das datas corretas é o mínimo que se espera.

Felizmente, solucionar essa parte é relativamente simples: basta automatizar processos, como os recolhimentos de tributos. Para isso, uma solução é ter um software de gestão eficaz. Desse modo, a empresa fica livre de multas fiscais, um transtorno que pode ganhar grandes proporções e comprometer o caixa do negócio.

Tentar monitorar o calendário de tributos manualmente é um dos piores erros que um gestor de empresas pode cometer. Ainda mais em uma época dotada de dispositivos preparados para agilizar diversos processos, não faz sentido ignorar o suporte tecnológico. Quanto mais completo for o conjunto de funcionalidades oferecidas pelo software, maior será o controle dos pagamentos tributários.

Tomada de decisão

Os processos de tomada de decisão de uma empresa são determinantes para que ela seja bem-sucedida no seu ramo de atuação. O que, muitas vezes, passa despercebido pelos gestores é a existência de mecanismos que aprimoram tais deliberações.

A reorganização do plano de contas da sua empresa fará com que você tenha mais dados à disposição antes de decidir. Além disso, a própria qualidade desses dados também merece destaque, já que eles serão filtrados. O resultado é um balanço contábil preciso (sem o risco de falhas humanas) e o enriquecimento do poder de tomada de decisão.

A melhora das resoluções é vital para que a empresa consiga tomar o rumo de um crescimento econômico equilibrado. Com uma visualização completa dos dados contábeis do negócio, os gestores ganham mais convicção na hora de optar por um dado investimento.

A atualização do maquinário, por exemplo, pode não ser a melhor decisão do momento. Não é à toa que a revisão do plano de contas também agrega valor ao planejamento estratégico de qualquer negócio. 

Atualizações constantes

Com tantas mudanças em andamento, ilustradas pela aguardada reforma tributária e pela incerteza das demais que estão por vir, você, como contador, deve manter-se atualizado. Esse cuidado é necessário para que seus clientes permaneçam alinhados às normas legais vigentes.

No Brasil, a fiscalização e as eventuais alterações de todas elas é responsabilidade do CFC (Conselho Federal de Contabilidade). Como em qualquer outro grupo de normas, o objetivo central, aqui, é padronizar as ações executadas pela área contábil de todas as organizações do país.

Vale dizer que a intenção é a de uniformizar as práticas, e não de engessá-las. Prova disso é a aplicação de normas técnicas específicas para as pequenas e médias empresas. Em comparação às demais, elas são mais simplificadas.

Ao longo deste artigo, nós frisamos a importância e as vantagens de organizar o plano de contas do seu negócio. Ficar alinhado às normas brasileiras de contabilidade em voga diz respeito ao modo como tal organização deve ocorrer na prática.

Ficar atento a quaisquer mudanças das diretrizes da CFC é imprescindível, pois o método é tão relevante quanto o fim. Só para ficarmos nos últimos anos, algumas modificações implantadas pelo referido órgão causaram interferências em:

• contratos de arrendamento (operacional e financeiro);
• mensuração de receitas;
• transparência de relatórios.

O fato de a empresa se propor a revisar e efetuar as mudanças necessárias em seu plano de contas coloca-a em proximidade com qualquer atualização das normas contábeis. Isso porque a verificação dessas mudanças será parte da nova rotina da empresa.

Como consequência ao descumprimento dessas normas, o CFC prevê a aplicação de multas, advertências, suspensão e, se necessário, cancelamento do registro profissional dos contadores envolvidos nas práticas indevidas. Todo esse prejuízo incalculável pode ser evitado, desde que a equipe que cuida da contabilidade seja compromissada e sintonizada com as instruções do CFC.

Somado a todas essas vantagens, um plano de contas contábil organizado ainda confere algo almejado por qualquer gestor: ganho de vantagem competitiva perante a concorrência. Por sinal, isso se aplica em diversos cenários. Com uma melhor infraestrutura contábil, a empresa cria uma base sustentável para lidar com períodos econômicos futuros mais difíceis e incertos.

Com tantos benefícios, a criação e a implantação de um plano de contas contábil atualizado às empresas são medidas mais do que bem-vindas. Portanto, os melhores contadores do mercado devem estar plenamente e permanentemente preparados para realizar todas as etapas desse processo.  

Mas e você, já pratica a organização do plano de contas dos seus clientes nos mínimos detalhes? Comente aqui!