Saber quanto um colaborador produz é fundamental para identificar os que trazem maior retorno à organização, verificar a necessidade de investir em treinamentos, capacitações e palestras etc. Essa informação é obtida ao aplicar indicadores de produtividade, que são um tipo específico de indicadores-chave de desempenho (KPIs) que apresentam os resultados obtidos com seu capital humano.

Para orientá-lo sobre como usar essas métricas para deixar sua gestão mais estratégica, trazemos neste artigo o que exatamente é produtividade e como calculá-la corretamente, bem como quais são os indicadores de produtividade fundamentais que devem ser aplicados no seu negócio. Confira-os!

O que exatamente é produtividade e como calculá-la?

Resumidamente, a produtividade é um conceito que relaciona os meios, recursos utilizados e resultados finais alcançados pelos colaboradores. Por essa razão, ele está intimamente ligado à rentabilidade, ou seja, benefício econômico obtido por uma determinada atividade.

Se os colaboradores conseguem atingir melhores resultados em um menor tempo e utilizando menos recursos, eles conseguirão agregar eficiência aos processos e, consequentemente, aumentarão sua produtividade. De forma geral, a produtividade é calculada pela seguinte fórmula:

Produtividade = quantidade de serviços e produtos (saídas) / quantidade de recursos aplicados (entradas)

Que também pode ser usado pela sua variação financeira:

Produtividade = receita total / custo total

Essas são equações gerais que podem ser usadas tanto para maquinários como para colaboradores.

Muitos profissionais acreditam que a produtividade está associada apenas a quantidades, mas há outro fator muito importante que não pode ser ignorado: a qualidade do serviço prestado. De nada adiantaria, realizar várias tarefas rapidamente se você não consegue entregá-las com qualidade, gerando insatisfação do cliente e danos à imagem da empresa.

Além disso, muitas vezes um colaborador é sobrecarregado de tarefas, se cansa mais rapidamente e comete mais erros, o que impacta no seu índice de produtividade.

A partir dessa lógica, pode-se afirmar que a eficiência e a produtividade não devem ser considerar unicamente os números, como também o ambiente de trabalho e a organização das tarefas. Por isso que existem diferentes indicadores de produtividade que são aplicados concomitantemente no negócio.

Quais são os indicadores de produtividade?

De forma geral, os indicadores avaliam e quantificam a relação do esforço dos profissionais com os produtos e serviços produzidos. Será preciso selecionar e identificar quais são os indicadores mais adequados para o seu negócio.

Como a qualidade não pode ser negligenciada nos processos, esse indicador também está incluído na lista e deve ser considerado com os demais. Confira-os a seguir.

1) Indicadores de qualidade

Esses medirão se o resultado obtido segue padrões mínimos de qualidade exigidos pelos clientes ou determinados pela organização. Aqui é importante que o gestor diferencie os dois tipos de qualidade antes de definir suas metas:

• qualidade percebida: consiste no julgamento do cliente sobre a qualidade;

• qualidade medida: metas mínimas exigidas da equipe.

Será necessário considerar o contexto do serviço e equiparar esses dois tipos. Por exemplo, se um serviço de qualidade para a maioria dos clientes de um escritório contábil é receber 95% dos relatórios no prazo combinado, essa deverá ser a meta do seu indicador de qualidade.

2) Indicadores de capacidade

Nesses indicadores é medida a quantidade de produtos ou serviços produzidos em um determinado espaço de tempo pelo colaborador, equipe ou empresa. Por exemplo, uma equipe que realiza 200 operações diariamente.

Aplicá-los é importante para demonstrar que a capacidade máxima de produção deve ser respeitada, mas é possível aumentá-la com ferramentas específicas, como um sistema de gestão que automatiza certas tarefas, permitindo elevar o número de operações no mesmo período de tempo.

3) Indicadores estratégicos

Essas métricas ajudam a mensurar se os objetivos e metas estão sendo atingidos, sendo interessante que ela seja constantemente acompanhada.

Por exemplo, imagine um escritório que pretende captar 180 clientes durante um ano (ou 15 por mês). Se ele conseguir fechar negócio com 20 no mês de janeiro, isso significa que o indicador foi superado. Caso ele atraia somente 14 em janeiro, a média ainda estará acima das expectativas.

Assim é possível saber quando exatamente as metas serão batidas ou tomar as medidas necessárias para garantir isso. Como também, você poderá saber se os processos e as estratégias aplicadas são eficazes para um determinado objetivo.

4) Indicadores de lucratividade

Os indicadores de lucratividade permitem que você analise o lucro líquido do negócio e o ajuste à realidade da empresa. Com ele, você conseguirá calcular quanto o seu negócio recebe por cada projeto e verificar se é vantajoso continuar com os planos em vigência ou não.

Obter resultados otimistas nas vendas nem sempre é suficiente para sustentar o negócio, já que os lucros são calculados a partir de uma porcentagem sobre os investimentos realizados.

Por exemplo, se a empresa investiu R$ 10 mil em um projeto e obteve lucro bruto de R$ 1 mil, isso significa que os ganhos foram de 10%. Apesar desse resultado ser positivo, é preciso chegar ao lucro líquido, que são os ganhos reais do negócio. Entenda a diferença:

• lucro bruto: receitas totais menos os custos variáveis, que são gastos envolvidos na produção do produto ou prestação do serviço;

• lucro líquido: receitas totais menos os custos totais, que inclui os custos variáveis e os fixos (aluguel, salários do pessoal, contas de água, luz, telefone etc.)

5) Indicadores de competitividade

A finalidade desses indicadores é avaliar a posição do seu negócio em relação aos concorrentes do mercado, sendo possível fazer a medição pelo market share (sua fatia no mercado). É importante entender que, se a sua empresa oferece os mesmos produtos ou serviços que as demais do mercado, enfrentará muita concorrência e os clientes não se sentirão muito atraídos pela sua marca.

Por outro lado, quando você proporciona serviços que são exclusivos ou disponibilizados por poucas empresas, terá uma concorrência menor e conseguirá criar diferenciais competitivos e se destacará no mercado. Isso impacta diretamente no alcance de metas, já que as vendas serão maiores se o seu negócio desenvolver vantagens concorrenciais.

6) Turnover

Turnover é a rotatividade dos colaboradores, ou seja, quantos entram e saem da empresa em um determinado período de tempo. Quando esse índice é alto, isso significa que a organização tem problemas na identificação e retenção de talentos, como um ambiente de trabalho desagradável, baixos salários etc.

Esse índice tem relação com a produtividade pelo fato da rotatividade elevada dificultar a manutenção do padrão de produção e qualidade, já que novos colaboradores precisam passar por treinamentos, períodos de experiência e se engajar com o restante da equipe.

Por outro lado, quando você consegue reter seus melhores funcionários, eles estarão cada vez mais comprometidos com a empresa e buscarão aumentar sua produtividade.

Os indicadores de produtividade explicados englobam diferentes variáveis que impactam no alcance de resultados pelos colaboradores, por isso são fundamentais de serem aplicados e acompanhados para que você seja capaz de tomar as decisões capazes de proporcionar melhores resultados.

Você sabe quais são os outros indicadores essenciais para fazer uma boa gestão estratégica? Entenda mais sobre o assunto acessando nosso artigo que explica os 4 principais indicadores de liquidez e como aplicá-los a favor da sua empresa!