Quem tem um negócio próprio sabe que a lista de obrigações e afazeres é imensa. A rotina das empresas prova a cada dia que o pequeno empreendedor precisa ser dinâmico, versátil e ter enorme disposição para aprender e encarar adversidades, uma vez que, em muitas situações, precisa planejar e decidir sozinho, além de executar muitas das atividades relacionadas à sua empresa sem ajuda de outras pessoas.

Em meio a tantas demandas, a gestão tributária é um desafio extra para os empreendedores na tarefa de conduzir seus negócios.

A grande quantidade de impostos, taxas e contribuições a serem recolhidos pode deixar atordoados os pequenos empresários que não têm muita intimidade com o assunto, além de configurarem sensível risco jurídico para as empresas que apresentarem irregularidades fiscais.

Na busca por uma forma de facilitar os processos de apuração e recolhimento de tributos, foram criados e aperfeiçoados, ao longo dos anos, sistemas que tinham como objetivo a simplificação desses procedimentos, até que, em 2006, foi instituído o programa chamado Simples Nacional, vigente até os dias de hoje, e que representou um avanço na desburocratização desses processos.

Se você ainda não entende o que é o Simples Nacional, continue lendo porque vou apresentar as principais questões sobre esse sistema que pode ser de grande ajuda para sua empresa.

O que é Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, criado por meio da Lei Complementar 123, de 2006, com o objetivo de unificar o pagamento de um grupo de 8 tributos federais, estaduais e municipais.

Também conhecido como Super Simples, contempla as chamadas microempresas e empresas de pequeno porte, oferecendo a elas a possibilidade de calcular os tributos contemplados pelo regime de uma só vez e pagá-los por meio de um único documento de arrecadação em vez de realizar cálculos e pagamentos individuais para cada tributo, como se fazia anteriormente (e ainda se faz nas empresas que não se enquadram no Simples Nacional).

Com a entrada em vigor do programa, foram extintos todos os regimes de tributação especial existentes anteriormente, tais como o Simples Federal e o Simples Candango. Sua regulamentação é feita pelo Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), órgão vinculado ao Ministério da Fazenda. O CGSN também foi instituído pela Lei Complementar 123, de 2006, e é regulado pelo decreto nº 6.038, de 7 de fevereiro de 2007.

Quem se enquadra no Simples Nacional?

Para pleitear a participação nesse sistema especial de tributação, a empresa deve ser classificada como uma microempresa (ME) ou uma empresa de pequeno porte (EPP).

ME – Microempresa

Define-se como ME a sociedade empresária, a sociedade simples, o empresário e a empresa individual de responsabilidade limitada que apure uma receita bruta igual ou inferior a R$ 360 mil em cada ano. Para as empresas que forem abertas com o ano já em andamento, o cálculo será feito de forma proporcional aos meses compreendidos entre a data de início da atividade da empresa e o último dia do ano. Nesse caso, o valor limite para a receita bruta é de R$ 30 mil/mês.

EPP – Empresa de Pequeno Porte

Já uma EPP é caracterizada para efeito da Lei Complementar 123, de 2006, por apresentar um faturamento compreendido entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões por ano.

Tratando-se de empresas que fazem negócios com outros países, concede-se um limite adicional, também de R$ 3,6 milhões, desde que sejam resultantes de prestação de serviços ou da venda de mercadorias para o exterior.

Só preciso disso para aderir ao Simples Nacional?

Essas definições demonstram que o requisito mais básico para a adesão ao Simples Nacional diz respeito à receita bruta auferida pela empresa no ano-calendário em questão. Quando esses valores são excedidos, automaticamente perde-se o direto de participação no programa.

Mas há também, além dessa condição, diversas outras restrições que podem impedir uma empresa de optar pelo Simples Nacional, algumas delas relacionadas à estrutura societária e às irregularidades cadastrais, entre outros.

A existência de débitos tributários de qualquer natureza nos âmbitos federal, estadual e municipal também são fatores impeditivos à participação de uma ME ou EPP no Simples Nacional.

Algumas empresas não podem aderir ao sistema

Determinadas atividades empresariais também são proibidas de participar do programa, como a produção de cigarros ou a incorporação de imóveis. Para a lista completa de restrições, acesse o Portal Oficial do Simples Nacional.

No caso de a empresa exercer mais de uma atividade, vale lembrar que a simples existência de uma atividade à qual é vedada a participação no Simples Nacional, o ingresso da referida empresa no programa é impossibilitado, mesmo que se trate de uma atividade secundária e com pouca representatividade no total da receita apurada no ano-calendário.

Também é importante ressaltar que fundações, associações e organizações religiosas não são contempladas pelo sistema simplificado de tributação, pois, de acordo com o Código Civil de 2002, suas atividades não se confundem com as das sociedades empresárias de nenhuma natureza. Sendo assim, não podem ser consideradas ME ou EPP, o que automaticamente, as impede de optar pelo Simples Nacional.

Afinal, o que o regime realmente simplifica?

A gestão tributária é uma das principais dificuldades enfrentadas nos pequenos negócios. A infinidade de tributos, alíquotas, bases de cálculo e datas de pagamento podem facilmente se tornar motivo de preocupação para micros e pequenos empresários, principalmente quando eles não têm afinidade com a complexa legislação que regula o recolhimento e pagamento de tributos no país.

Diante disso, o Simples Nacional, cujo principal objetivo é simplificar o processo de apuração de determinados tributos, é um poderoso aliado nessa complexa tarefa.

Ao reunir os tributos contemplados em seu escopo, o programa unifica a apuração e o pagamento sob uma alíquota única, por meio de um único documento de arrecadação, o DAS.

Como funciona o Simples Nacional?

O processo é relativamente simples: tendo como base o faturamento — e não o lucro —, aplica-se a alíquota referente à atividade desempenhada pela empresa e, dessa forma, chega-se ao valor do tributo a ser pago. Uma vez feito o cálculo no Portal do Simples Nacional, dá-se a emissão do DAS. Após seu pagamento, o valor é repartido por um sistema do Banco do Brasil de forma proporcional entre os destinatários de cada um dos tributos, nas esferas federal, estadual e municipal.

Dessa forma, evita-se também o trabalho de emissão de guias individuais para cada imposto, taxa ou contribuição devida.

Veja a seguir a relação dos tributos que fazem parte do Simples Nacional:

• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
• PIS/PASEP;
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS);
• Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS);
• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP).

Vantagens do Simples Nacional

Além de sua óbvia aplicação como um facilitador no planejamento tributário da empresa, o sistema simplificado de tributação também pode, quando aderido de forma estudada e criteriosa, auxiliar na gestão do fluxo de caixa da empresa, pois a unificação dos tributos facilita bastante o controle de pagamentos e aumenta a previsibilidade dos desembolsos.

Além disso, a economia com pagamento de tributos pode atingir valores significativos. Recomenda-se, todavia, em todos os casos, uma análise minuciosa para verificar se a adesão representará de fato uma redução no valor dos tributos pagos pela empresa.

O controle contábil também se torna imensamente mais fácil para as empresas enquadradas nesse sistema tributário.

Ajuda nos processos de licitação

A participação no Simples Nacional traz ainda importantes benefícios para as empresas que desejam participar de licitações em todos os âmbitos do governo.

A Lei Complementar 123, de 2006, determina que a União, os estados e os municípios destinem uma parte de suas licitações para microempresas e empresas de pequeno porte. Dentre essas empresas, as optantes pelo programa acabam tendo um diferencial em relação às outras. Tal medida é um estímulo à abertura, formalização e regularização de empresas no Brasil.

Há ainda, além dos benefícios já mencionados, a possibilidade de redução dos custos trabalhistas da empresa, pois as empresas não recolhem mais o INSS Patronal quando são participantes do Super Simples. Esse caso, contudo, exige estudos detalhados para que se garanta uma redução efetiva nas despesas com pessoal. Ter um contador para auxiliá-lo com essa tarefa é essencial para garantir que as melhores decisões sejam tomadas.

Desvantagens do Simples Nacional

No entanto, é importante ficar atento também às desvantagens da adesão ao Simples Nacional. As principais delas são: 

• A impossibilidade de as empresas optantes pelo programa, destacarem em suas notas fiscais os valores recolhidos de ICMS e IPI, o que faz com que algumas empresas evitem comprar produtos e serviços disponibilizados por outras empresas que participam do sistema, uma vez que não podem abater esses impostos pagos por seus fornecedores. Essa desvantagem se mostra bastante relevante especialmente na indústria e no comércio.
• Quando a empresa está trabalhando com uma margem de lucro muito baixa. Nesse caso, o problema está no fato de que os tributos, no Simples Nacional, são calculados de acordo com a receita bruta da empresa, e não com o resultado final da operação. Sendo assim, a empresa recolheria menos tributos se optasse pela apuração com base no lucro real.
• Quando os custos de mão de obra da empresa forem muito baixos em relação ao seu faturamento. Isto ocorre devido à forma de cálculo do INSS. Nos sistemas de lucro real e lucro presumido, a apuração do INSS se dá por meio da incidência de uma alíquota sobre o valor gasto com pessoal, enquanto no Simples Nacional esse cálculo é feito com a aplicação de uma alíquota única sobre a receita. Em termos práticos, se você tiver gastos baixos com pessoal quando comparados ao seu faturamento, será mais barato recolher o INSS isoladamente — opção indisponível quando a empresa ingressa no programa do Simples Nacional.

O que pensam os especialistas

O Simples Nacional é considerado por muitos especialistas o primeiro passo para uma reforma tributária mais profunda no futuro, e tem se mantido em constante atualização para melhor se enquadrar nos anseios da comunidade empresarial brasileira, bem como dos entes governamentais.

Visando reforçar o objetivo de sua criação, ou seja, a simplificação e o aumento da agilidade da cadeia tributária nacional, o programa já sofreu algumas mudanças, definidas principalmente, pelas Leis Complementares nº 127, de 2007, e nº 128, de 2008.

Tendo em vista o dinamismo do mercado e a alta complexidade da legislação tributária do Brasil, é fundamental pesquisar e se manter informado sobre eventuais mudanças no programa para aumentar a competitividade e a produtividade dos pequenos negócios no território nacional.

Uma boa dica é fazer visitas frequentes ao Portal do Simples Nacional, no qual são divulgadas novidades, notícias e informações relevantes para as microempresas e empresas de pequeno porte do país. Faça todas as contas e análises necessárias antes de tomar esta decisão tão importante e com impacto imediato no seu negócio, e, uma vez inscrito, mantenha-se atualizado.

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