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O eSocial é um projeto inovador que promete facilitar o trabalho dos contadores e profissionais de recursos humanos e departamento pessoal, principalmente. Trata-se de um projeto integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), que simplifica e unifica a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo o Brasil.

O objetivo é que ele substituta, em pouco tempo, outras obrigações como a RAIS, DIRF e SEFIP, as quais resultam em um “trabalhão” ao RH e ao Departamento Pessoal de uma empresa.

E é justamente para facilitar esse trabalho que o eSocial foi desenvolvido pelo Governo Federal, com o intuito de fornecer maneiras mais fáceis e mais rápidas de prestar informações ao Fisco, mas também de forma mais tempestiva, rigorosa e com maior controle. Além disso, o próprio governo terá como fiscalizar mais profundamente a validade das informações enviadas.

A implantação do eSocial contribui significativamente para as empresas de contabilidade, pois ele permite uma modernização no processo de prestação de informações trabalhistas e previdenciárias, as quais eram enviadas por meio de ferramentas já obsoletas, com pouco eficiência.

Portanto, esse projeto permite mais rapidez, modernidade e segurança na transferência de informações, bem como maior garantia de fiscalização por parte do Fisco, afim de que os direitos dos trabalhadores sejam resguardados.

E como funciona o processo de prestação de informações do eSocial para contadores?

Os dados do eSocial são enviados por meio de uma webservice, isto é, a empresa usa seu sistema de geração de folha de pagamento e este se comunicará automaticamente com um banco de dados do Fisco. Com isso, as informações serão prestadas tempestivamente, seja sobre admissões, demissões, folhas de pagamento, férias e demais rotinas da área previdenciária.

E é interessante dizer que as informações enviadas serão centralizadas em uma plataforma chamada Declaração de Créditos Tributários Federais, a DCTF Web, a qual vai recepcionar todos esses dados e permitir que, depois de todos enviados, a pessoa gere a guia para o pagamento de todos os tributos.

E quem é obrigado a implantar o eSocial?

Basicamente, todas as empresas devem ficar atentas ao cronograma de prestação de informações, pois a implantação do eSocial iniciou no último dia 1º de março, a segunda fase desse processo, destinada às empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. São cerca de 14,4 mil empresas e 15 milhões de trabalhadores envolvidos nesse grande grupo.

Nesta segunda fase, os empregadores de grandes negócios terão que prestar informações relativas aos seus trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como afastamento, demissões, dentre outros. As próximas fases para esse grupo de empresas ocorrerão em maio e julho de 2018 e janeiro de 2019, meses em que deverão ser enviadas informações sobre folha de pagamento, Substituição da GFIP e compensação cruzada, além de dados de segurança e saúde do trabalhador, respectivamente.

Os prazos para micro, pequenas e MEIs que tenham empregados iniciam em julho deste ano, e passam pelos meses de setembro e novembro, além de janeiro de 2019. Por fim, Órgãos Públicos terão que prestar informações somente no ano que vem, entre janeiro e julho. 

5 pontos que merecem atenção na implantação do eSocial para contadores

No que tange as empresas de contabilidade, é de conhecimento geral que existem muitas falhas na área de Departamento Pessoal. É muito comum, por exemplo, que empresas enviem admissões para serem executadas com atraso, a chamada admissão retroativa. Além disso, também é comum a exigência de atualização de informações em folhas de pagamento já fechadas, pontos que comprometem a qualidade e validade do que é enviado.

O fato é que muitas empresas negligenciam muitos processos, no que diz respeito à própria aplicação das leis trabalhistas. Esse cenário prejudica bastante o trabalho dos contadores, os quais precisam realizar atualizações e alterações constantes em documentos. Contudo, com o eSocial, um formato de prestação mais modernizado, os dados são prestados quase que em tempo real, o que dificulta a realização de qualquer tipo de correção ou arranjo.

Nesse sentido, as empresas terão que adequar suas rotinas às novas exigências do Fisco. E mais do que nunca, as empresas de contabilidade precisam estar preparadas para realizar esse trabalho, capacitar funcionários e conscientizar seus clientes. Por considerar isto, abaixo estão elencados 5 pontos que precisam ser levados em conta pelas empresas contábeis na hora de implantar o eSocial. Confira:

1. Mapeamento dos processos trabalhistas

É muito importante que a empresa defina, com base nas regras trabalhistas e do eSocial, como devem ser feitos os processos de admissão, férias, faltas, horas extras, dentre outros. Além disso, torna-se essencial que a empresa contábil elabore esses processos e comunique seus clientes a respeito deles, sempre certificando-os de que o descumprimento do prazo pode gerar penalidades para as empresas.

2. Revise os cadastros no sistema

Muitas das informações exigidas pelo eSocial já estão no sistema de folha de pagamento das empresas, mas não eram preenchidas. Então é importante revisar esses cadastros.

3. Verifique os cadastros dos trabalhadores

É essencial revisar os cadastros dos trabalhadores, a parametrização da empresa no sistema, identificar se os dados estão atualizados e se as informações de medicina e segurança do trabalho estão sendo cumpridos plenamente.

4. Capacite suas equipes!

Um dos pontos mais importantes é este. As empresas de contabilidade precisam capacitar colaboradores, para que eles possuam conhecimento sobre o funcionamento do eSocial, suas regras, penalidades, e etc. É muito comum que essas pessoas não tenham conhecimento sobre a legislação e da norma trabalhista, então é importante que elas estejam por dentro das questões de trabalho.

5. Conscientize seus clientes!

Certifique seus clientes a respeito dos riscos e oportunidades do eSocial. As empresas precisam rever situações, pensar em nível de planejamento e gestão tributária e trabalhista. Quando se regulariza com inteligência fiscal, em conformidade com a lei, a ação sai muito mais barata do que quando se está irregular.