No texto de hoje, listamos as principais dúvidas do eSocial para que você consiga responder de uma vez por todas qualquer questão sobre o programa.

Falamos sobre a finalidade da implantação, os benefícios, os prazos conferidos para a atualização, as obrigações que serão enviadas por meio dele e as penalidades em caso de descumprimento.

Além disso, incluímos algumas dicas para que você tenha mais facilidade para preparar a sua empresa para recebê-lo.

Leia com atenção e comece a se organizar com calma. Assim, você não cometerá erros em razão da pressa e não terá problemas com a fiscalização.

O que é eSocial?

O eSocial é um programa desenvolvido a partir do esforço conjunto de diversos órgãos do governo federal com o objetivo de reunir todas as informações acessórias da área trabalhista de uma empresa em um único documento.

A padronização em questão vai reduzir o trabalho dos responsáveis pelos recursos humanos de uma empresa, já que em vez de de enviar várias declarações sobre os trabalhadores para diversos órgãos do governo, eles terão que enviar somente para o ambiente do eSocial.

Com isso, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) e a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) deixarão de existir, tornando a rotina dos setores de recursos humanos muito mais simples.

As informações constantes do eSocial terão validade para a Caixa Econômica Federal (CEF), o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Ministério da Previdência (MPS), o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e para a Receita Federal do Brasil (RFB).

Quais os prazos para adesão?

Conforme o cronograma do Diário Oficial da União, a utilização será obrigatória a partir de 1º de janeiro de 2018 para todas as empresas que tiveram faturamento igual ou superior a R$ 78 milhões no ano de 2016.

Para as demais o prazo será um pouco maior. Elas terão até 1º de julho de 2018 para adotarem o novo sistema.

Quais obrigações o eSocial vai substituir?

O eSocial vai substituir cerca de 15 obrigações, sendo:

• GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

• CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;

• RAIS — Relação Anual de Informações Sociais;

• Livro de Registro de Empregados;

• CAT— Comunicação de Acidente de Trabalho;

• CD — Comunicação de Dispensa;

• PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;

• DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

• Quadro de Horário de Trabalho;

• MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais;

• Folha de pagamento;

• GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;

• GPS — Guia da Previdência Social.

Quais os benefícios do programa para as empresas?

O programa vai simplificar o cumprimento das obrigações acessórias e vai reduzir o retrabalho das empresas, que não terão que prestar as mesmas informações várias vezes para diferentes órgãos.

Além disso, o próprio programa vai subsidiar a emissão das guias para o recolhimento do FGTS e dos demais impostos, conferindo agilidade às tarefas e reduzindo o risco de erros nos cálculos.

Para otimizar ainda mais o processo, os dados incluídos serão enviados automaticamente aos órgãos interessados.

Por fim, convém ressaltar que esse aprimoramento nas informações também beneficiará as pequenas empresas, que terão um tratamento diferenciado.

Quais os benefícios para os trabalhadores?

O sistema unificado vai facilitar a fiscalização e garantir um maior cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, o que beneficiará os empregados e trará mais transparência em relação ao cumprimento dos contratos de trabalho.

O programa também contribuirá para as decisões relacionadas a políticas públicas voltadas para a valorização do trabalhador e para a criação de benefícios previdenciários e trabalhistas em favor deles.

Como se preparar para receber e não ter mais dúvidas do eSocial?

Para começar a utilizar o programa é importante que você organize a sua empresa e reúna todas as informações relevantes sobre os seus trabalhadores (empregados, empregador, autônomos).

Entre as questões a serem verificadas podemos mencionar:

• dados cadastrais;

• informações sobre carga horária, salário, funções e eventuais alterações;

• anotações relacionadas ao aviso prévio, licença ou férias;

• alterações no registro funcional em razão de afastamento, atestado médico, promoção etc.;
• registros de contribuição patronal ao sindicato da categoria;
• eventuais pagamentos de indenizações.

Quanto aos dados cadastrais, não confie no registro que já tem na empresa. Faça uma conferência com os empregados e verifique se não existem alterações. Evitar erros é essencial!

Como manter os dados sempre atualizados?

Uma estratégia para ajudar na atualização do cadastro e na manutenção das informações é a automação.

Hoje em dia existem softwares que tornam o trabalho mais simples e aperfeiçoam o serviço do setor de recursos humanos já que contribuem com a organização das admissões e demissões, com a elaboração das folhas de pagamentos e das rescisões etc.

Existem soluções de ótima qualidade e algumas permitem teste gratuito, o que possibilita que você conheça as funcionalidades e veja se elas se adaptam à sua necessidade e ao padrão da sua empresa.

Quais as penalidades em caso de descumprimento?

As empresas que não cumprirem o prazo e não passarem a utilizar o eSocial nas datas indicadas no cronograma do Diário Oficial da União estarão sujeitas ao pagamento de multas.

Em razão do descumprimento de cada uma das obrigações, poderão ocorrer processos administrativos, multas e demais penalidades. Portanto, cumprir a legislação é essencial para aqueles que querem ter tranquilidade.

Com certeza, com a leitura atenta dessas perguntas e respostas sobre o eSocial você já sabe por onde começar a se organizar. Em caso de dúvidas, converse com um contador de sua confiança e discuta a melhor saída para a sua empresa.

Esse texto ajudou você? Então faça o teste gratuito do software do eSocial e comece já a se preparar para utilizá-lo.