Estabelecer um diálogo eficiente entre RH e departamento pessoal permite alinhar a missão, os valores e as metas para o crescimento da empresa. Embora os setores estejam cada dia mais independentes, quando unidos, podem trazer diversos benefícios para a organização. Para tanto, é primordial saber como integrar as funções do RH e departamento pessoal.

Além de aumentar a transparência no relacionamento com os colaboradores, um processo de comunicação eficaz contribui para o aumento da produtividade e, consequentemente, dos rendimentos de um negócio.

Para ajudar você nesse processo, apresentamos, aqui, algumas dicas para melhorar o fluxo de comunicação entre RH e departamento pessoal. Além disso, você entenderá por que essas alas são tão importantes para que a sua empresa alcance o sucesso e consiga mantê-lo. Boa leitura!

Qual a importância da comunicação em uma empresa?

Muitos empresários se preocupam em manter o público externo bem-informado sobre seus serviços e produtos. No entanto, nem sempre isso acontece dentro de suas empresas — ou seja, os colaboradores não ficam a par das novidades.

Tenha em mente que é essencial aprimorar constantemente a comunicação interna. Essa é uma ótima forma de deixar o time informado sobre os acontecimentos de um negócio e novos projetos, bem como em consonância com a missão e os valores da organização.

Também podemos dizer que investir nesse aspecto contribui para driblar a insatisfação de uma equipe. Uma boa comunicação faz os funcionários se sentirem, de fato, parte da empresa. Além do mais, é possível dar créditos para eles, informando toda a empresa a respeito daqueles membros que alcançaram objetivos importantes.

Como você pode ver, trata-se de uma maneira eficiente de melhorar os resultados individuais e coletivos do time de colaboradores, aumentar a produtividade e a rentabilidade da sua empresa.

Como o RH e o departamento pessoal se complementam?

As empresas estabelecem procedimentos específicos para lidar com as mais diversificadas questões, algumas das quais preveem a participação conjunta do RH e departamento pessoal. Cientes de que o processo de tomada de decisão envolve muitos fatores, os grandes gestores consideram o “conjunto da obra”. Eles sabem que alguns equívocos podem custar caro à organização, o que aciona o alerta quanto à necessidade de se encontrar boas resoluções.

Um dos momentos decisórios mais delicados está relacionado tanto à admissão quanto à demissão de colaboradores. Em ambas as situações, é comum que o RH participe ativamente, assim como o departamento pessoal.

É responsabilidade do RH, por exemplo, garantir que somente os melhores candidatos à vaga de emprego conversem com os gestores da área. Quando chega a hora de decidir, RH e gestão costumam se reunir em busca de uma conclusão mais satisfatória.

O departamento pessoal entra em cena a partir da seleção do candidato, momento em que cabe ao setor assegurar que não haverá atraso no cronograma. Em outras palavras, pouco adianta o RH conduzir um processo de recrutamento e seleção ágil, se houver entraves na papelada de contratação.

Por falar em documentos, também compete ao departamento pessoal verificar a autenticidade daqueles que forem entregues pelo futuro contratado. Ao antecipar algumas dessas análises, o mesmo setor repassa eventuais falhas ao RH. A atualização deve ocorrer simultaneamente ao processo.

Isso demonstra que, para que a área dependente da contratação tenha o funcionário disponível a tempo, é imprescindível que o departamento pessoal e o RH sigam a mesma sintonia.

Por que dar uma atenção especial às funções do RH e departamento pessoal?

Toda empresa precisa de 3 elementos básicos para preservar a própria existência e crescer: capital de giro consistente, colaboradores e clientes. No caso, esses clientes são os consumidores assíduos de uma marca. Vale destacar, entretanto, que, por meio de um endomarketing bem-elaborado, a organização também consegue conquistar os clientes internos, ou seja, seus funcionários.

O capital de giro é essencial para que o negócio consiga reunir as condições necessárias para atingir suas metas de lucro. Para que isso aconteça, a empresa precisa atrair o público-alvo e ganhar a confiança dele. Mas todo esse ciclo só se completa se houver uma equipe de colaboradores dedicada e alinhada aos objetivos do negócio. Os funcionários são, portanto, decisivos para que todas as engrenagens continuem girando sem engasgos.

A partir desse resumo, fica mais fácil vislumbrar a relevância das funções do RH e departamento pessoal para qualquer empresa. Afinal, eles cuidam da maior parte dos aspectos internos que dizem respeito aos colaboradores.

Esses departamentos exercem funções importantes na rotina empresarial e, para que um negócio tenha mais agilidade nos processos, é fundamental alinhar o diálogo entre eles. Caso mantenham uma comunicação constante e precisa, os trâmites se tornarão mais dinâmicos, principalmente os relacionados a contratações e demissões.

No entanto, existem pessoas que ainda confundem as atribuições desses dois setores. Embora tenham uma ligação e precisem estar conectados, a verdade é que RH e departamento pessoal desempenham funções diferentes.

A fim de ilustrar melhor o quão determinantes esses setores são para o sucesso organizacional, basta conferir alguns detalhes sobre as atribuições de ambos.

Quais são as atribuições do RH?

Esse setor é responsável pelo gerenciamento de seu bem maior: o capital humano. Desse modo, a principal função dele é encontrar formas de ajudar os colaboradores a desenvolverem todo o seu potencial em prol da empresa em que trabalham.

Entre as competências ligadas à rotina de um departamento de Recursos Humanos, podemos destacar algumas. Veja!

Pesquisas de clima organizacional

Se o clima de um determinado ambiente é desagradável, é natural que as pessoas queiram sair e manter a maior distância possível dele. Nas empresas, a qualidade do ambiente é medida por meio das pesquisas de clima organizacional.

Com base nas informações coletadas, o RH estuda e tenta identificar as razões do descontentamento dos colaboradores. Em seguida, o setor trabalha a criação de soluções efetivas, apresentando-as aos gestores das áreas afetadas pelo problema.

Na outra ponta, o estudo também pode indicar uma avaliação positiva. Nesses casos, a função do RH consiste em detectar o que torna aquele ambiente saudável, do ponto de vista dos funcionários. A experiência, na medida do possível, pode ser replicada em setores ocasionalmente problemáticos.

Vale destacar que climas organizacionais ruins contribuem consideravelmente para o aumento das taxas de turnover da empresa. Logo, as pesquisas de clima devem ser concebidas com atenção, a fim de que as insatisfações se transformem em pistas úteis, que indiquem a raiz do desconforto.

Retenção de talentos

O RH atua diretamente no desenvolvimento de medidas que mantenham os colaboradores mais valiosos na empresa. Uma pesquisa de clima organizacional detalhada é uma das formas de saber o que agrada e o que desagrada os colaboradores.

Com um setor de RH estratégico e ativo, a empresa é capaz de oferecer muito mais do que um plano de carreira aos colaboradores. Atualmente, os melhores profissionais do mercado esperam ações criativas, como a disponibilização de entradas para festivais e shows. Em alguns casos, o ganho de passagens aéreas para destinos especiais também pode ser considerado, entre outros benefícios.

Cumpre ao RH pensar e desenvolver alternativas inteligentes e criativas para reter os talentos da empresa. Quando pensado com o planejamento estratégico geral do negócio, o setor se torna mais eficaz — isso porque ele passa a ser parte determinante do sucesso operacional.

Treinamento e desenvolvimento

Outra incumbência do RH se refere à criação, implantação e contínua avaliação dos treinamentos utilizados. O principal objetivo desses processos é o de aperfeiçoar o desempenho dos colaboradores. Como muita coisa muda com o decorrer do tempo, o RH deve desenvolver treinamentos sintonizados com as atualizações mais recentes do mercado. Além do conteúdo, é essencial rever o método de aplicação de todos eles.

Vale frisar que o PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) tem sido substancial para o aprimoramento dos colaboradores. Ao conhecer os pontos que precisam de melhorias, eles conseguem traçar um plano para se transformarem em profissionais cada vez melhores.

Quais são as atribuições do departamento pessoal?

Sua principal funcionalidade é tratar das questões burocráticas ligadas à equipe de uma empresa. Sendo assim, é de responsabilidade desse setor gerenciar todas as ações que envolvem os tópicos abaixo.

Folha de pagamento

Dinheiro não é tudo, já que muitos profissionais talentosos trocam de empresa à procura de outros ares, mas ele é indispensável. Uma das tarefas mais comuns e relevantes do departamento pessoal é a de pagar todos os colaboradores nas datas previstas e acordadas.

Existem muitos ingredientes que interferem no grau de desempenho das atividades dos funcionários. Sem dúvida alguma, atrasos de salários estão entre eles. Por mais que os sistemas estejam sujeitos a falhas, o transtorno deve ser evitado ao máximo — o departamento pessoal está lá para isso.

Soma-se a isso a análise minuciosa dos valores envolvidos em todas as transações de pagamento. Cada colaborador deve receber exatamente a quantia estabelecida para a execução do cargo, sob pena de a empresa sofrer processos trabalhistas. Com um software de gestão eficaz, é claro, você fica protegido de quaisquer consequências prejudiciais. Além disso, ainda otimiza a realização dos procedimentos.

Controle de ponto e banco de horas

Por fim, outra atribuição do departamento pessoal é o controle de entrada e saída de funcionários da empresa. O grau de precisão desse monitoramento facilita a organização e administração do banco de horas. A boa notícia é que o gerenciamento pode ser automatizado com a adoção do Sistema Fortes Ponto.

Além de controlar o acesso de pessoas autorizadas às dependências da empresa, ele também emite relatórios completos. Assim, os profissionais do departamento pessoal têm uma dimensão maior quanto à pontualidade dos funcionários. Mais uma vez, nota-se como o setor está interligado ao RH. Afinal, ele fornece dados valiosos para que a área de recursos humanos desenvolva táticas que equilibrem as taxas de absenteísmo.

Gestão de benefícios

A concessão de todos aqueles benefícios idealizados pelo RH fica sob responsabilidade do departamento pessoal. O setor é encarregado de fazer com que todos os vales e bonificações cheguem até os colaboradores.

Ao mesmo tempo, deve se certificar de que todos os convênios com planos odontológico e de saúde estão funcionando adequadamente. Também cabe a esse departamento administrar as concessões de licenças — como maternidade e afastamento por questões de saúde.

Como melhorar o diálogo entre RH e departamento pessoal?

Agora que você já sabe da importância de aprimorar a comunicação interna da sua empresa, confira algumas dicas de como colocar isso em prática.

Propague informações formalmente

Os empreendimentos que não estabelecem um meio de comunicação interna formal acabam utilizando diversas ferramentas para notificar sua equipe: murais, e-mails, informativos e até mesmo os diálogos pessoais.

O problema de não dispor de um formato preestabelecido para se comunicar com a equipe é que nem sempre todos os colaboradores estarão a par das novidades, pois a informação não se propaga de forma correta.

Portanto, formalize os meios de comunicação interna na sua empresa e veicule sempre os informativos nessas plataformas escolhidas. Assim, seus funcionários saberão onde se informar a respeito das novidades, e você evitará ruídos entre eles.

Trace metas e objetivos

Definir metas em comum é muito importante para que exista integração em sua equipe, de modo que todos sigam o mesmo rumo de crescimento. Para obter êxito nessa tarefa, é fundamental disseminar com clareza entre seus funcionários os valores e a missão da sua empresa.

Além de padronizar a produção dentro de uma organização e melhorar a produtividade, propor metas e objetivos coletivos é um ótimo jeito de estimular a comunicação e o trabalho em conjunto. A partir daí, o relacionamento entre diferentes setores se torna mais estreito, pois todos querem alcançar um objetivo em comum.

Elimine ruídos de comunicação

Já mencionamos a necessidade de centralizar a comunicação em canais preestabelecidos. Contudo, além desse fato, é essencial que o diálogo seja claro e compreendido por todos aqueles que receberem a mensagem. Caso contrário, ocorre o que chamamos de ruídos de comunicação.

Sempre que uma mensagem é transmitida e um ou mais funcionários não a compreendem, podemos afirmar que houve uma falha na comunicação da empresa. Dessa forma, é imprescindível que as informações sejam passadas de maneira clara e objetiva para evitar interpretações equivocadas.

Além de facilitar o entendimento coletivo dos diálogos, esse cuidado contribui para manter a transparência nas relações empresariais.

Adote um bom software

A tecnologia tornou-se um diferencial para as empresas. O mercado dispõe de inúmeras plataformas que auxiliam nos processos de gestão tanto de pessoas quanto de departamentos. Temos como exemplos o Fortes Pessoal e o Fortes RH, sistemas especializados na gestão de equipes.

Com esse tipo de ferramenta, é possível gerar mais integração entre setores, como RH e departamento pessoal. Além de agilizar processos, um software voltado para gestão torna a execução mais precisa, reduzindo a incidência de erros.

Estimule a integração

Promover a integração entre departamentos e até mesmo entre seus colaboradores é um dos grandes pilares de uma comunicação interna bem-executada. Primeiramente, é fundamental difundir a missão e os valores de uma organização. Ter um time alinhado com esses pontos faz a comunicação fluir de maneira eficiente.

Depois, é preciso estimular a interação entre seus funcionários. Permita que as equipes se conheçam e interajam com naturalidade. É interessante estreitar os relacionamentos para aumentar a sinergia no ambiente de trabalho e, assim, alinhar os objetivos e romper as barreiras do diálogo.

Uma comunicação eficaz entre setores pode proporcionar uma série de benefícios ao seu negócio. Dentre eles: aumento da produtividade e rentabilidade; melhora no diálogo entre funcionários e empresa; e maior competitividade no mercado. Então, está mais do que provado que integrar as funções do RH e departamento pessoal é um excelente investimento!

E já que estamos falando sobre pessoas, que tal aprender a lidar com os 5 principais desafios enfrentados pelas empresas? Para isso, basta baixar o nosso guia gratuito sobre gestão de pessoas!