Os primeiros dias em um novo ambiente organizacional é um grande desafio do ponto de vista do colaborador, já que ele precisa moldar suas atitudes de acordo com a empresa para permanecer nela. Mas os empreendedores podem ajudá-lo nessa tarefa através do Onboarding.

Os colaboradores são recursos bastante importantes para o desenvolvimento da empresa, afinal, são eles que produzem os produtos, realizam os serviços, atendem os clientes, entre outras diversas atividades do negócio.

É de interesse do gestor que os novos funcionários estejam preparados o quanto antes para prestar suas funções com excelência. Se você atingir esse objetivo, leia esta publicação para entender o que é Onboarding, seus benefícios e como implementá-lo na sua empresa!

O que exatamente é Onboarding?

Onboarding consiste em um conjunto de programas de orientação para os colaboradores recém-chegados da empresa, o objetivo principal é de adaptá-los e capacitá-los para que consigam se encaixar à cultura corporativa, socializar com a equipe, exercer suas atividades com conforto e segurança.

Com a aplicação das técnicas de Onboarding, torna-se possível reduzir o tempo necessário para que um colaborador consiga se acostumar com o ambiente de trabalho, fazendo-o atingir seu potencial rapidamente.

Muitas empresas ficam limitadas apenas a uma breve apresentação do novo funcionário para a equipe, mas isso não é suficiente para torná-lo apto ao trabalho. O setor de Recursos Humanos – RH precisa elaborar e aplicar uma estratégia que contenha, no mínimo:

• orientação;
• supervisão;
• acompanhamento;
• treinamento.

Com táticas mais avançadas, será possível mostrar aos novos colaboradores os conhecimentos, habilidades, comportamentos e atitudes desejadas pela entidade.

Quais são os seus benefícios para a empresa?

Há um conjunto de benefícios concedidos para a empresa, aos colaboradores e o novo integrante da organização. Entenda quais são as vantagens no campo prático a seguir.

Motivação

Quando há um procedimento de integração sólido e bem estruturado, os novos colaboradores iniciam seus trabalhos mais bem motivados, pois se sentirão amparados pela empresa. Além disso, o setor RH também terá mais segurança sobre suas ações, já que há um processo específico a ser seguido.

Integração

O Onboarding envolve a promoção de eventos sociais com frequência com a finalidade de criar momentos de aproximação entre as pessoas, tornando-as mais amigas e melhorando a relação no trabalho. Isso impulsiona a integração do recém-contratado de forma mais eficaz que uma simples apresentação. 

De acordo com pesquisas, cerca de um em cada cinco novos contratados não possuem mesa própria quando são contratados. Um em cada quatro precisam esperar por um computador; mais da metade ainda não possui um e-mail de trabalho.

Situações como essa não inspiram muito entusiasmo em um novo emprego. Seja a empresa que valoriza o seu novo funcionário e faça diferente.

Retenção de talentos

As táticas de Onboarding fazem com que os colaboradores permaneçam mais tempo na empresa, já que eles conseguem se tornar produtivos mais rápido, pois iniciam o trabalho compreendendo como a organização funciona de forma mais clara. Assim se diminui as chances de colaboradores talentosos deixem a empresa antes de demonstrarem suas capacidades.

Redução da rotatividade

Essa é uma vantagem às finanças da empresa, pois uma elevada taxa de turnover – rotatividade dos funcionários – pode custar caro ao orçamento da empresa. Da mesma forma que o Onboarding retém talentos, também aumentará o tempo de permanência de todos contratados.

Capacitação

Há economia de tempo e capital com treinamentos e capacitações, já que o Onboarding faz com que eles se preparem e adaptem rapidamente para lidar com as atividades do dia a dia, reduzindo a probabilidade de erros futuros e garantindo melhores resultados.

Qual é um passo a passo para implementá-lo na empresa?

É possível que a empresa desenvolva seus próprios métodos para preparar os colaboradores para o ambiente da empresa, mas existem etapas específicas a serem seguidas que garantem um Onboarding eficiente e otimizado. Confira o passo a passo nos tópicos abaixo.

Estabeleça os objetivos

Antes de iniciar o processo, defina os principais objetivos a serem alcançados com o processo. Apesar do Onboarding ter a finalidade geral de adaptar novos colaboradores, é preciso especificar ainda mais o que deve ser atingido. Alguns exemplos são:

• engajar novo colaborador com o pessoal de seu setor;
• reter talentos;
• capacitar novo colaborador para desempenhar certa função.

Use a tática dos 4 Cs

O processo de integração é composto de quatro níveis diferentes de ações para tornar o processo mais claro, efetivo e preciso. Imagine uma pirâmide, em que o colaborador começa da base e vai ascendendo até chegar o topo, ela é composta dessas etapas:

• conformidade: base da pirâmide, é o nível que engloba o ensino do código de ética, regras, processos e outras políticas internas da empresa;
• clarificação: o novo colaborador é esclarecido quanto às suas funções, como também demonstra como devem ser suas atitudes para que ele se alinhe às expectativas da organização;
• cultura: consiste na demonstração dos valores da empresa, são indicadas as normas de conduta e apresentado o clima organizacional;
• conexão: topo da pirâmide, está relacionada às relações interpessoais entre o novato e a equipe, são realizadas as devidas apresentações e eventos sociais de integração.

Monte um cronograma

Assim como qualquer outro planejamento, é essencial que seja elaborado um cronograma com cada atividade a ser realizada com o colaborador e suas respectivas datas.

Por exemplo, no primeiro dia o colaborador passará pela etapa de conformidade, a empresa mostra vídeos e procedimentos de segurança a serem seguidos, o código de ética etc. No segundo dia, ele compreenderá como sua atividade é exercida e qual atitude se espera da empresa e assim por diante.

Estabeleça os KPIs de cada cargo

Os Indicadores-chave de Performance – KPIs são métricas utilizadas para averiguar se os resultados desejados estão sendo alcançados ou não. Ao estabelecer esses indicadores previamente, ficará mais claro ao colaborador quais metas ele deve atingir e os resultados que deve gerar.

Além disso, o gestor também conseguirá observar onde é preciso realizar melhorias e onde o colaborador está tendo dificuldades.

Documente todo o procedimento

Anote todos os procedimentos, resultados, alcance de metas, atitudes do colaborador entre outros acontecimentos. Isso permite que o gestor mantenha um padrão de qualidade, como também que aprimore os procedimentos futuros.

Compartilhe com os responsáveis de cada setor

Compartilhe os documentos e procedimentos com os gestores de cada setor, bem como com os colaboradores responsáveis pelo processo de integração de seu departamento. Os demais líderes podem contribuir com ideias, opiniões, sugestões e até aprimorar seus próprios procedimentos de integração.

Crie métodos qualitativos para medir os resultados

Sabemos que os resultados precisam ser mensurados, mas mesmo sabendo dessa importância, os números não são os únicos a serem levados em consideração. Principalmente quando estamos falando de onboarding. Sabemos que podem levar meses até que o novo colaborador esteja totalmente socializado e produtivo, e o entendimento de que os resultados numéricos não apareçam imediatamente é que precisaremos criar métodos qualitativos para avaliar:

Feedback

Durante esse processo de onboarding, os recursos humanos podem conduzir grupos focais com os novos colaboradores para descobrir suas percepções sobre tudo o que os envolve. Essa experiência te dará uma percepção “fresca” de quem acabou de chegar e consegue perceber fatos que podem ter se transformado em pontos cegos para a organização.

O RH pode fazer uso de um tipo de pesquisa, a Pulse Surveys, que são pesquisas mais rápidas e enviadas com frequência para medir a “pulsação” sobre como o novo colaborador e perceber como ele está se sentindo nesse momento inicial.

Stay interviews

Ainda relacionado ao processo de feedback,  stay interviews são uma série de perguntas feitas aos colaboradores que já passaram por esse processo e pelo período de experiência. Esse processo busca descobrir o ‘porquê’ deles continuarem na organização. Vale inserir nesse processo perguntas de como o processo de onboarding ajudou a esses colaboradores por exemplo.

Exit interviews

Enquanto as stay interviews abordam os principais motivos que fazem com que o colaborador deseja ficar na empresa, as exit interviews são desenvolvidas para descobrir o porquê de o funcionário ter começado a procurar por uma nova oportunidade. Como o nome diz, esse processo tenta levantar insumos para diagnosticar a causa raiz da possível perda de talentos.

Importante lembrar que não importa o método, quando o colaborador participa do processo de feedback ele deseja ser ouvido e respondido. Dessa forma, torna-se necessário o retorno de sugestões, mesmo que sejam inviáveis para o momento, reserve tempo para o retorno.

Acompanhe a execução e meça os resultados

Por fim, monitore de perto o desempenho dos colaboradores, utilize indicadores de desempenho e solicite feedbacks de todos envolvidos. Assim você terá dados precisos sobre os resultados e conseguirá ver se o colaborador está conseguindo se adaptar à empresa.

O Onboarding é uma técnica mais complexa e efetiva que simples apresentações e treinamentos dos colaboradores, pois a tática faz com que eles se alinhem às expectativas, obedeçam as regras de conduta e saibam precisamente quais metas devem atingir.

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