A automação de processos é um conceito que todo empreendedor deve considerar para tornar mais eficientes as ações e procedimentos de sua empresa. Nessa lógica, cabe a ele avaliar, com cuidado, as ferramentas disponíveis e as soluções que o mercado oferece para que a tecnologia seja um diferencial no seu negócio, e não apenas algo a ser seguido por estar em evidência.

Quando pensamos no departamento financeiro e naquilo que pode ser feito, vemos que, seja para uma área específica dentro das empresas, seja para serviços terceirizados, é preciso identificar o que é possível agilizar com novas soluções. Ficou interessado no assunto? Então continue a leitura!

Na tesouraria

Uma das funções do departamento financeiro diz respeito ao controle das movimentações financeiras da companhia. Nesse sentido, quanto maior for a capacidade da equipe de acompanhar as rotinas do caixa da empresa, considerando entradas e saídas, melhor para a gestão, que terá como tomar suas decisões com base em informações precisas a respeito do fluxo de caixa.

Desse modo, ferramentas que permitam reduzir significativamente o uso de documentos em papel, digitalizando processos, são a grande tendência. Elas simplificam ações e oferecem segurança.

Sistemas de gestão, por exemplo, úteis para gerenciar e otimizar o trabalho com informações, e a Cloud Computing, que permite o uso da tecnologia em nuvem para fazer um melhor armazenamento de dados, já são uma realidade em departamentos financeiros das mais diferentes empresas. A questão é recorrer a ferramentas que têm a ver com a natureza de cada negócio.

No controle das contas da empresa

Também é de responsabilidade do departamento financeiro controlar os vencimentos dos compromissos da empresa, tais como contas de consumo e dívidas com fornecedores, impedindo que a organização tenha prejuízos com atrasos e multas.

Da mesma forma, é preciso fazer o devido controle de recebimentos para garantir que os clientes estão pagando suas dívidas pontualmente, e que os boletos emitidos pela empresa estão sendo pagos dentro do prazo, de forma que os mecanismos de cobrança sejam acionados somente quando necessário.

Uma maneira de agilizar essas atribuições é trabalhar com um bom software de controle financeiro. Com ele, você elimina a necessidade de fazer processos manuais e consegue emitir boletos e notas fiscais, além de realizar transações financeiras e fazer pagamentos. É a ferramenta ideal também para controlar adequadamente o estoque e acompanhar o fluxo de vendas, receitas, entre outros.

Na contabilidade

É preciso realizar o controle patrimonial da empresa, considerando tudo o que diz respeito ao seu universo, como móveis, imóveis, dinheiro em caixa e contas a receber. Esse patrimônio precisa estar devidamente organizado, de maneira que a relação entre ativos e passivos seja positiva para a organização.

Nesse sentido, trabalhar com registros contábeis de forma eficiente é fundamental para dar à gestão condições de tomar decisões eficientes e relevantes para a companhia.

É por isso que soluções que permitem uma melhor gestão contábil, com sistemas desenvolvidos pensando especificamente nesse setor, permitem maior produtividade nas operações. Um bom sistema contábil oferece conciliação bancária, importação automática de arquivos para integração, lançamentos contábeis de acordo com as regras contábeis, diversos modelos de planos de contas, entre outros benefícios.

No planejamento financeiro

A cada novo ano-calendário, fica sob responsabilidade do setor financeiro, um novo entendimento da maneira como a empresa enfrentará o período que segue. Em vista disso, é preciso fazer o planejamento adequado para não somente realizar os procedimentos de acordo com a lei, mas também para garantir um orçamento saudável e ter como identificar o momento certo para investir ou cortar despesas.

O planejamento bem executado cria metas para a empresa, estima o investimento necessário para que elas sejam alcançadas e consegue também encontrar os meios para obter mais recursos.

Isso tudo pode ser aperfeiçoado com o uso da tecnologia. Com um software de gestão orçamentária, você pode melhorar o planejamento do orçamento empresarial, pois essa ferramenta permite desenvolver o planejamento financeiro e também projetar a folha de pagamento, bem como fazer estimativas de vendas, investimentos, realizar a projeção do fluxo de caixa, a projeção de cenários e a análise de DRE, por exemplo. Alguns modelos vão além, permitindo, também, o trabalho com mapas estratégicos e a análise de performance.

Na questão tributária

É inegável que a alta carga tributária representa um problema para as empresas brasileiras. Por isso, é preciso ter um departamento fiscal próprio ou atribuir ao departamento financeiro a responsabilidade de lidar com taxas, tarifas e impostos, além de ter o devido entendimento da legislação que os cerca.

Atuar de forma a garantir que a empresa não gaste mais do que o necessário com tributos, é fundamental para a saúde financeira do negócio. Um sistema de gestão fiscal capaz de melhorar, não somente a execução, mas também a gestão das rotinas fiscais, permite o fornecimento de informações gerenciais úteis para o melhor planejamento tributário.

Com essa ferramenta é possível ter benefícios na simplificação das apurações fiscais, na importação de arquivos XML, na integração contábil e até no envio de obrigações, evitando problemas com o Fisco.

Na adequação às exigências legais

Qualquer atividade, por mais que seja aperfeiçoada, não tem como trazer os benefícios que a empresa precisa se não for executada de maneira compatível com as exigências legais.

No Brasil, temos um exemplo bastante claro de como o aprimoramento dos recursos de fiscalização do governo exige uma completa adaptação por parte das empresas e, consequentemente, do seu departamento financeiro. Estamos falando do eSocial, programa que tem modernizado os sistemas e que exige a devida adequação por parte dos contribuintes.

Nesse sentido, a automação precisa obedecer às determinações de órgãos como a Receita Federal, o que exige uma atenção maior aos recursos que simplifiquem essa mudança. Eles devem ser úteis também para melhorar a sua relação com esses órgãos e, assim, tornar mais eficiente a sua rotina de trabalho.

Enfim, cabe ao departamento financeiro lidar com tudo o que diz respeito às movimentações financeiras da empresa, garantindo a eficiência de procedimentos para alcançar seus objetivos. É nessa lógica que a automação deve ser entendida: quando ela é aplicada de modo a aperfeiçoar os processos, consegue simplificar e otimizar as ações dos profissionais, criando meios para que sua importância no negócio seja ainda maior.

Quer saber mais sobre como é possível aprimorar a atuação do departamento financeiro da empresa? Continue acompanhando nosso blog, sempre postamos conteúdos e novidades da área financeira, contábil e gestão de pessoas.