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Depois de inúmeros prazos adiados, o eSocial finalmente entrou em vigor. Muitas empresas do primeiro grupo, aquelas que faturaram 78 milhões no ano de 2016 ou que solicitaram a antecipação, já estão no ambiente de produção. Entender o passo a passo para se adaptar é muito importante. Por isso, fiz uma checklist do eSocial com todas as dicas.
Estas empresas tem até o dia 28 de fevereiro para realizar a transmissão dos registros referentes à primeira fase, que são informações relativas sobre cadastros do empregador e tabelas.
Mas o que essas empresas tiveram que fazer para conseguir realizar as transmissões no prazo e o que deverão continuar fazendo para transmitir as demais fases? Fizemos um checklist com ações que estas empresas fizeram para conseguir se adequar ao eSocial a tempo. Acompanhe mais em nosso post.
Com o passo a passo a seguir a sua empresa conseguirá se adequar com segurança à nova obrigatoriedade do Governo Federal.
Essa é a ação primordial para fazer a transmissão dos dados ao eSocial com eficiência e sem erros. Realize a qualificação cadastral e providencie a regularização dos empregados e autônomos que se encontraram com alguma pendência.
É muito importante que, ao transmitir todos os dados cadastrais dos trabalhadores, as informações estejam corretas para que não tenha o retrabalho de fazê-las novamente.
Tenha no seu quadro de trabalhadores, principalmente os que irão trabalhar diretamente com os dados enviados ao eSocial, colaboradores capacitados com conhecimento em legislação trabalhista, previdenciária e conscientes da importância e complexidade do projeto.
Caso não tenha, sugiro que possa investir em treinamento para que possam entender a fundo todas as mudanças e informações da legislação, contratar uma consultoria ou terceirizar o serviço.
Essa é a hora de rever todos os processos existentes em áreas como RH, financeiro, contabilidade, TI e até mesmo jurídico. Se a rotina da equipe já vai ter uma mudança porque não reorganizar os processos?
Verifique em quais deles você pode encaixar as mudanças do eSocial. No final, você vai perceber que essa nova obrigatoriedade consegue diminuir alguns processos manuais e complexos, otimizando a produtividade da equipe.
O CBO (Classificação Brasileira de Ocupação) é um documento, do Ministério do Trabalho, que reconhece, nomeia e codifica os títulos e descreve as características das ocupações.
Outro fator extremamente importante é verificar se a descrição dos cargos ocupados hoje estão de acordo com os cargos estabelecidos pela CBO, já que essas informações entram no cadastro dos trabalhadores transmitidos para o eSocial.
Geralmente, as empresas utilizam uma tabela de rubricas configurada dentro do software utilizado para a folha de pagamento. Então, nem sempre as rubricas que eram utilizadas são todas as mesmas exigidas pelo eSocial.
Então, mapeie todas as rubricas com a natureza exigida pelo eSocial como indicativo de incidência do INSS, FGTS, IRRF e contribuição sindical de acordo com a legislação e faça a adequação, se necessário.
Em outras palavras, tenha certeza que as rubricas da folha constem na tabela de rubricas do eSocial, garantido a correspondência entre elas.
Verifique se a empresa está em dias com as normas regulamentadoras. Dentre elas, estão os laudos de PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, LTCAT – Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho, PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário.
Reforçamos que os laudos são obrigatórios para todas as empresas que possuam 01 ou mais empregados.
Apesar de serem considerados trabalhadores sem vínculos empregatícios, as informações dos estagiários também devem ser transmitidos ao eSocial.
O Programa do Governos exige informações como CPF e nome do supervisor do estágio, agente de integração, instituição de ensino e as informações referentes à ocupação, como número da apólice do seguro, nível do estágio e sua natureza.
A empresa também deve informar ao eSocial os funcionários que são aprendizes e pessoas com deficiência (PCD), assim como sua contratação e dispensa.
A plataforma possui um evento de Indicativo de contratação de PCD, onde foi criado um grupo que inclui os respectivos campos para inserção das informações. Fique atento também a esses detalhes.
Assim como nas rubricas, é necessário verificar todo o sistema de folha de pagamento.
Após essa verificação, alimente todos os novos campos que foram criados por exigência do eSocial como, por exemplo, novos campos no cadastro da empresa, dos trabalhadores, lotações tributárias, processos jurídicos e administrativos, entre outros.
Analisar juntamente com o jurídico se o RH/DP já possuem todos os processos cadastrados em sua base para serem transmitidos para o eSocial.
Outra dica que deixo é que mesmo as empresas que entraram no primeiro grupo, devem continuar acompanhando as possíveis alterações que o Governo Federal por ventura venha implementar.
E para aquelas empresas que estão no segundo grupo, e entram na obrigatoriedade em julho de 2018, a recomendação é que comecem desde já as possíveis mudanças de processo, cultura e o saneamento de dados das empresas e de seus trabalhadores.
O ideal é que as empresas do segundo grupo validem seus dados no ambiente de produção restrita (ambiente de testes) ainda disponível pelo eSocial, assim terão tempo hábil para fazer as correções que forem necessárias e evitar surpresas quando aderirem ao ambiente real.
Reforçamos que o eSocial não veio para mudar a legislação e sim fazer com que se cumpra. Com essa exigência online do eSocial, muitas empresas irão se organizar involuntariamente. Sabemos que essa organização não será imediata, mas com o passar do tempo todas as empresas estarão dentro do formato exigido pela legislação e o setor de RH/DP com certeza deixará de ser tão operacional e passará a atuar de forma mais estratégica.
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