Não é novidade que a legislação que diz respeito aos direitos trabalhistas é excessivamente extensa em nosso país. No entanto, também existem textos legais que disciplinam o meio de controle da jornada de trabalho dos colaboradores, e um exemplo é a Portaria 1510 de 2009, a lei do ponto eletrônico.

Essa norma envolve a obrigatoriedade de aquisição de tecnologia, a forma de controle de ponto dos funcionários de uma empresa, a emissão de comprovante, relatórios, entre outros inúmeros aspectos que devem ser minuciosamente seguidos pelo empreendedor, sob pena de onerosas sanções legais.

Você sabe quais são os pontos principais da norma? Desde quando ela está vigente? O que mudou com seu advento? Qual aparelho eletrônico deve ser adquirido? Como tudo deve funcionar na prática? Todas essas perguntas serão respondidas com a leitura desta publicação.

Além disso, também desmentimos todas as falácias sobre a Portaria, expomos o motivo pelo qual é necessário adequar ao regulamento e, no fim, listamos dicas de como melhorar a gestão do ponto eletrônico! Boa leitura!

O que é a Portaria 1510?

A Portaria n.º 1510, publicado em 21 de agosto de 2009, é um regulamento redigido pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) que disciplina as regras de obrigatoriedade e utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) nas micros e pequenas empresas.

Essa norma regulamenta como deve ser feito o controle eletrônico da jornada de trabalho dos empregados, ou seja, o registro das entradas e saídas. O equipamento que possibilita fazê-lo é chamado de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) e ele possui as seguintes funções:

• registrar a jornada de trabalho;
• emitir documentos fiscais;
• realizar controle de natureza fiscal em relação à jornada de trabalho.

De acordo com o MTE, a Portaria tem a finalidade de preservar os direitos dos trabalhadores no que diz respeito às horas extras e carga horária excessiva, pois o sistema impede que os registros sofram manipulações ou sejam excluídos, garantindo mais eficácia, integridade e confiabilidade a eles.

Quais são os principais pontos dessa norma?

A norma impactou de diversas formas a rotina do departamento pessoal e da companhia em geral. Os principais regramentos impostos por essa legislação são:

• está proibido impor qualquer tipo de restrição à marcação de ponto, marcadores automáticos e alteração dos dados registrados;
• estabelecimento dos requisitos mínimos legais para o funcionamento do REP (que serão listados posteriormente);
• obrigação da emissão de comprovantes da marcação de cada registro realizado no REP;
• imposição de especificações para os programas que tratarão das informações geradas pelo REP;
• determinação do formato dos arquivos digitais de registro e relatórios que o empregador deverá armazenar e apresentar aos órgãos fiscalizadores do trabalho quando requisitado.

O que mudou com a vigência da Portaria?

Antes da criação da norma, o controle de ponto era bastante suscetível a fraudes, erros de anotação dos horários pelos colaboradores, entre outros incidentes. Isso causava excessivo prejuízo para as empresas, pois em vários casos elas arcavam com custosas indenizações trabalhistas.

Com a obrigação do uso do REP e a proibição de quaisquer atos que desvirtuem os fins do registro, eles se tornaram mais precisos, transparentes e condizentes com a realidade, trazendo maior segurança jurídica. Além disso, proporcionou a minimização de conflitos sobre os pontos e melhorou a relação entre a empresa e o colaborador.

Há outros modos de registrar o ponto?

São três as formas que o empregador pode controlar a entrada e saída dos seus colaboradores:

• manual: o empregado insere à mão, em uma folha de ponto ou livro, todos os dias: a hora em que chega no trabalho, iniciam e retornam do almoço e finalizam sua atividade;
• mecânica: cada funcionário possui um cartão que deve ser inserido no relógio de ponto nas mesmas situações listadas anteriormente;
• eletrônica: método mais moderno, o registro pode ser feito por leitura biométrica, da leitura de um cartão por proximidade ou pela digitação da senha pelo colaborador.

É nesse último método que se deve utilizar o sistema REP. Além disso, todos os empregadores que adotam o registro eletrônico devem realizar o Cadastro do REP (CAREP) no domínio oficial do MTE. Também deve ser implementado o Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP).

O que é um Programa de Tratamento e qual sua ligação com o REP?

Consiste em um sistema que se comunica com o REP e cria os arquivos exigidos por lei. Ele admite a inserção justificada de informações, como a inclusão de uma marcação faltante ou anotação de erros. Isso não altera ou exclui os dados originais e, por isso, é permitido. Ele pode ser obtido de três formas:

• por uma empresa que desenvolve esse tipo de software;
• contratando um desenvolvedor independente para criá-lo;
• desenvolvido pela equipe de Tecnologia e Informação (TI da empresa).

O empregador precisa conhecer as peculiaridades e especificações próprias do programa para não contrariar a legislação. Confira-as:

• não é preciso certificar ou registrar o programa no MTE;
• o desenvolvedor deve entregar um Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, conforme prevê a norma, mesmo que seja desenvolvido pela própria empresa;
• se o sistema for utilizado por vários empregadores, é preciso emitir um certificado para cada um deles;
• a Portaria 1510 não descreve o funcionamento do programa, apenas que deverá ter arquivos e relatórios;
• para organizações com vários estabelecimentos, é permitido manter um único Programa de Tratamento, desde que gere arquivos e relatórios separadamente para cada um deles.

Quais são os requisitos do REP?

O artigo 4º da Portaria impõe diversas especificações técnicas mínimas para o funcionamento do REP na companhia, pois, sem elas, o aparelho não estará apto para funcionamento de acordo com a legislação. Confira um breve resumo da lista desses requisitos abaixo:

• relógio interno com contagem em tempo real;
• o relógio deve funcionar ininterruptamente por um período de 1.440 horas na ausência de energia elétrica;
• visor que demonstra horários em horas, minutos e segundos;
• mecanismo impressor em bobina de papel, que permita impressões por mais de cinco anos;
• forma de armazenamento permanente, em que os dados não podem ser alterados ou apagados — a tecnologia é chamada de Memória de Registro de Ponto (MRP);
• meio de armazenamento chamado de Memória de Trabalho (MT), em que serão armazenados os dados necessários às atividades do REP;
• porta USB externa, chamadas de Porta Fiscal, sua finalidade é exportar dados de MRP para Auditor-Fiscal do Trabalho;
• o REP também não deve depender de outro aparelho externo para marcar ponto;
• a marcação de pontos será paralisada se o REP necessitar de comunicação com outro equipamento, como efetuar carga e leitura de informações.

Como posso verificar se o REP está registrado no MTE?

A página oficial do MTE disponibiliza uma página onde o empregador pode verificar as informações de todos os REPs registrados o Ministério.

O domínio ainda dispõe de uma lista de órgãos técnicos e credenciamento, um formulário pronto para solicitação de atualização do equipamento e de registro de REPs.

Quais são as vantagens e desvantagens da Portaria?

É importante estar ciente de que a Portaria proporciona vantagens e desvantagens a uma empresa. Confira quais são elas a seguir.

Vantagens

• maximiza a confiabilidade dos dados, pois a norma exige que o REP tenha sua memória protegida e lacrada, impedindo que outros acessem seus dados internamente;
• permite que seja utilizado o Arquivo Fonte de Dados (AFD) para comprovar a legitimidade da jornada de trabalho em eventual ação trabalhista;
• aumenta a disciplina na marcação do ponto pelos funcionários, pois eles terão em mãos o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido pelo REP;
• equipe contábil ou escritório de contabilidade contratado, junto com os gestores de Recursos Humanos (RH), terão acesso facilitado aos dados do empregado, otimizando a geração de folha de ponto, análise das horas extras e registro de faltas.

Desvantagens

• haverá custos com a substituição de aparelhos para adequação à Portaria;
• nas organizações nas quais estão alocados fisicamente empregados de mais de uma empresa, é preciso adquirir um equipamento para cada uma delas.

Para minimizar as desvantagens, reduzindo a necessidade de troca de equipamentos, o administrador deve optar por fornecedores de equipamentos que sejam conceituados pela qualidade de seus produtos e serviços de manutenção.

Também é relevante saber que a manutenção do REP só pode ser realizada por profissionais credenciados pelos fabricantes. Portanto, recomenda-se que seja contratado um fornecedor com uma ampla rede serviços, pois ele terá profissionais disponíveis para atendimento em várias regiões.

A Portaria sofreu atualizações?

As disposições dessa norma têm sido contestada por vários anos, diante da necessidade de atualização e alteração de seu conteúdo, o MTE editou e publicou a Portaria n.º 373 de 25 de fevereiro de 2011, que dispõe alternativas eletrônicas para as formas de controle de jornada de trabalho.

Os sistemas alternativos devem ser aprovados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho (CCT) ou (ACT). Usar o ponto por exceção obriga a companhia a disponibilizar para seus funcionários a consulta de quaisquer informações sobre a Folha de Pagamento, até a data do efetivo pagamento.

E a marcação automática, vai ser permitida?

Semelhante à Portaria 1510, o artigo 3º da Portaria 373 também impõe que o sistema não deve permitir a marcação automática do ponto, exigência de autorização prévia para marcar a sobrejornada e alterar ou excluir dados sobre os registros.

O mesmo artigo ainda impõe que esse ponto deve estar disponível no ambiente de trabalho, permitir a identificação do empregador, do funcionário e a consulta das marcações de ponto realizadas pelo empregado.

Entretanto, a norma não aponta como a alternativa operará na prática, por isso a maior parte das empresas brasileiras optam pelo REP tradicional (da Portaria 1510) para evitar futuros conflitos com a fiscalização do MTE. Isso não confirma que o meio alternativo é mais prejudicial, existem alguns que são considerados mais eficazes e econômicos que os tradicionais.

Quais são os 12 principais mitos e verdades sobre a lei do ponto eletrônico?

A Portaria gerou inúmeras dúvidas sobre a forma correta do controle de ponto, gerando interpretações errôneas, mitos que não condizem com a realidade e alegações que precisam ser desmistificadas. Nos tópicos seguintes trazemos as nove principais afirmações sobre a norma e evidenciamos sua veracidade.

A Portaria obriga que empresas utilizem o REP

Não há obrigatoriedade de uso do REP, já que é possível utilizar os registros manuais e mecânicos.

Há multas para as companhias que não comprarem REP

Apenas as empresas que optarem pelos pontos de registro eletrônico, em vez dos manuais e analógicos, é que precisam adquirir o REP.

O novo ponto eletrônico garante plena segurança

A segurança baseia-se no fato de que a memória do equipamento não pode ser violada ou alterada, como também não são admitidas cópias (backups) e relatórios dos dados impressos no papel, como prova em uma reclamação trabalhista (ação na justiça em que o trabalhador reivindica direitos).

Mas é possível que haja contagem errônea ou perda de dados em razão do mal funcionamento do aparelho, como também podem ocorrer eventos inevitáveis (como desastres naturais) que, consequentemente, sejam capazes de danificar a memória do REP.

Nessas hipóteses, as empresas serão penalizadas com multas e sentenças judiciais. Também não há plena segurança para o empregado, pois nas reclamações ele deverá apresentar o comprovante impresso pelo REP, porém o papel pode ser facilmente danificado ou perdido, se não for guardado com cuidado.

Equipamentos já comercializados podem ser atualizados

A portaria 1510 afirma que os equipamentos já comercializados podem ser alterados com a finalidade de:

• melhorar seu desempenho;
• aprimorar a segurança;
• corrigir erros de funcionamento.

Percebe-se que a norma já prevê que os REPs podem apresentar defeitos, tornando necessário uma atualização de seu software (programa) ou hardware (peças físicas).

Mas ainda não existe um procedimento específico para isso e não há previsão de quem arcará com os custos, qual o prazo para as alterações, entre outros detalhes.

O empregador pode desenvolver seu próprio SREP

É plenamente possível que a empresa desenvolva o próprio aplicativo para ser usado na empresa, desde que ele atenda a todos os requisitos da portaria e siga os procedimentos de certificação e cadastro pelo MTE.

O REP pode emitir um comprovante de marcação por dia

O aparelho emitirá um comprovante em todas as batidas de ponto.

A Portaria 1510 impõe que o REP deve funcionar por 1.440 horas sem energia

Esse é um detalhe bastante importante, pois a norma afirma que o funcionamento por 1.440 horas no caso de falta de energia se aplica somente ao relógio interno do aparelho e não em todas as suas funções.

A companhia pode usar um sistema eletrônico em um setor e manual em outro

Não há nenhuma restrição legal quanto ao uso variado de sistemas entre os departamentos ou estabelecimentos da empresa.

O REP pode ter função de catraca ou fazer parte dela

A tecnologia deve ser utilizada exclusivamente para o registro de ponto e não podem ser vinculada a outra funcionalidade, como uma catraca de acesso ao ambiente de trabalho.

Podem ser incluídas outras informações no REP, como horário de trabalho, férias etc.

Sua única função é o controle de ponto. Portanto, o REP não poderá operar com outras questões trabalhistas. O cálculo de férias, horário contratual do empregado, entre outras informações relativas ao funcionário, deverão ser realizadas no Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Se você está se perguntando como será informado se o ponto marcado foi de entrada ou saída do funcionário, já que o ERP apenas marca o ponto e não inclui esse dado. Saiba que a informação será acrescentada com o Programa de Tratamento utilizado pela empresa.

O REP pode registrar pausas para garantir a saúde do trabalhador

Diversas legislações trabalhistas impõem regras sobre outros tipos de pausas além do horário para alimentação e descanso do trabalhador. Um exemplo é o item 17.6.4 da NR 17 do Ministério do Trabalho, que dispõe sobre o descanso de 10 minutos para cada 50 minutos para digitadores.

Nesse caso, o empregador deverá utilizar uma forma de controle que não seja o registro de ponto para comprovar as pausas dos colaboradores.

Os fabricantes de ERP não são obrigados a fornecer o Programa de Tratamento juntamente ao aparelho

O fornecimento do programa é opcional pelo fabricante.

Quais entidades não precisam seguir a Portaria?

Os órgãos públicos não precisam seguir os ditames da Portaria 1510, pois seus operadores não são contratados sob o regime da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) — eles seguem legislação própria para servidores públicos.

De acordo com o previsto na Portaria 373, é possível que os sindicatos façam acordos que livrem as organizações de cumprirem essa obrigação, porém haverá resistência e conflitos do Ministério Público do Trabalho (MTE).

Além desses casos, também existe a possibilidade das empresas e associações obterem sentenças judiciais que a isentam do cumprimento dessa exigência legal, mas cada situação será avaliada separadamente.

Por que devo adequar a empresa à Portaria? Há consequências pelo seu descumprimento?

É importante que a norma não seja negligenciada, pois as companhias que não estudarem e aplicarem seus dispositivos conforme está previsto poderão arcar com onerosas sanções. Veja, abaixo, os principais problemas causados pelo não cumprimento da legislação.

Imposição de multa

Se o ponto eletrônico for utilizado de forma diversa da prevista na norma, não poderá ser usado para comprovar a jornada de trabalho dos colaboradores. Dessa forma, a companhia arcará com multas aplicadas pelo MTE.

Apreensão dos equipamentos

Conforme o artigo 29 da Portaria, caso seja comprovada a adulteração dos horários, bloqueios na marcação e utilização de programas que permitam alteração dos dados, o Fiscal do Trabalho apreenderá todos os aparelhos e documentos e copiará os dados necessários para comprovar o ato ilícito (ilegalidade).

Processos administrativos e judiciais

O Fiscal do Trabalho que apreendeu os equipamentos elaborará um relatório relatando o fato e o enviará ao Ministério Público do Trabalho (MPT) para que sejam tomadas as medidas necessárias, ou seja, processos judiciais e administrativos.

Lembre-se de que o empregador deve comprovar a jornada de trabalho dos seus funcionários. Sem o ponto, a empresa estará desamparada de provas em eventual conflito judicial com um ex-funcionário, o que a fará arcar com indenizações alegadas pela parte contrária.

Por que devo modernizar minha empresa e adotar o controle eletrônico de ponto?

Atualmente, a tecnologia é uma grande aliada do homem em todos os aspectos de sua vida, inclusive no seu trabalho. Os avanços tecnológicos transformaram os processos das organizações de todos os tamanhos e ramos

Com a rápida evolução da tecnologia e do mercado, investir em equipamentos de ponta se torna cada vez mais acessível, de acordo com a pesquisa Information Technology, 97% das grandes empresas se modernizam para atender às necessidades do mercado e do público.

Esse grande número é devido ao fato de que a informatização garante um amplo número de frutos ao negócio. Entre os pontos que podem ser modernizados dentro de uma empresa, é possível considerar, também, a adoção de ponto eletrônico. Confira suas principais vantagens:

• traz maior eficiência na análise dos dados extraídos do aparelho;
• concede maior segurança e proteção dos dados, tanto para o colaborador quanto para a empresa;
• garante informações reais, precisas e transparentes;
• aumenta a confiança entre o empregador e o funcionário;
• automatiza e otimiza processos das empresas;
• reduz custos com recursos como papéis e impressões;
• elimina falhas humanas como erros de escrita, perda de dados etc.

Apesar de o controle eletrônico trazer essas vantagens, a Portaria 1510 e a CLT são rígidas e punitivas. É necessário que o empregador aprimore a gestão do ponto eletrônico para minimizar seus riscos e aproveitar todos os benefícios listados simultaneamente.

Como posso melhorar a gestão do ponto eletrônico?

Existem softwares que auxiliam no administrador na apuração eficaz da entrada e saída de seus colaboradores. Mas algumas plataformas vão além, como o Fortes Ponto. Esse é um sistema que garante uma gestão eficiente da jornada de trabalho dos empregados, permitindo a maximização da produtividade e o desenvolvimento de talentos na sua equipe.

O programa atende à legislação trabalhista homologada pela Portaria 1510 do MTE e garante funcionalidades vantajosas como:

• interface amigável e ergonômica: agradável e de fácil utilização pelos seus colaboradores;
• montagem de escala: gera escalas de trabalho que atendam às necessidades da organização;
• integração online dos relógios: sincroniza perfeitamente as batidas dos relógios com o sistema, possibilitando visualização em tempo real;
• envio de dados para a folha de pagamento: gera arquivos de faltas, horas extras, vales, entre outros, automaticamente e com precisão;
• gera layouts para relógios não integrados: envia cadastros de novos funcionários automaticamente aos relógios de ponto;
• sincroniza informações: integra dados com as funcionalidades de outros softwares da Fortes Tecnologia para maximização do aproveitamento de dados.

Tudo isso a partir de um orçamento acessível e personalizado. Caso você ainda esteja receoso, a Fortes Tecnologia disponibiliza uma versão de demonstração para que o usuário visualize, na prática, suas funcionalidades e benefícios para a empresa.

A Portaria 1510 pode ser curta, porém o seu desdobramento nas rotinas das companhias é excepcionalmente impactante. Entretanto, ela não deve ser vista como uma obstrução às atividades da empresa. Lembre-se de que ela foi criada com o objetivo de garantir a segurança tanto do trabalhador quanto do empregador.

Quer entender também desses mudanças com a Reforma Trabalhista? Então, confira nosso kit completo sobre Reforma Trabalhista e os seus impactos nas empresas.