Um sistema de DP (Departamento Pessoal) é uma solução eficiente para melhorar os processos do setor, otimizando o tempo e conferindo mais segurança e confiabilidade para os processos, ao mesmo tempo que reduz erros, seja qual for a tarefa realizada. Como o setor de DP atua com grandes processos burocráticos, como registros, documentação, entre outros processos que antes exigiam uma grande atenção e tempo dispendido, contar com uma ferramenta tecnológica é fundamental.
No entanto, para que essa aquisição seja possível, é preciso contar com o aval do chefe, e conhecer as funcionalidades da ferramenta, a sua importância para o setor e para o desenvolvimento dos processos da empresa é fundamental.
Para ajudar você a ter argumentos para convencer o seu chefe a ter um sistema de Departamento Pessoal, preparamos este artigo. Acompanhe!
Neste post, vamos explicar:
Um sistema de DP é uma ferramenta tecnológica capaz de otimizar todo o processo das atividades do setor, pois reúne em uma única plataforma recursos para o gerenciamento da folha de pagamento, atestados e afastamentos, registro de ponto, admissões e demissões, eSocial, férias, benefícios, passivos trabalhistas, entre outros.
Nesse cenário, a importância de um sistema de DP se dá pela otimização das atividades, organização e também redução de erros, já que todas as funções do sistema são parametrizadas, o que reduz as chances de equívocos que possam gerar prejuízos para a instituição.
Uma boa forma de convencer o seu chefe a adquirir um sistema de DP é mostrar para ele as vantagens da ferramenta. Listamos as principais para você a seguir. Acompanhe!
Como é bastante relevante a quantidade de dados que o DP manipula no seu dia a dia, pode acontecer de erros ocorrerem com frequência nas atividades manuais. Isso é desencadeado por diversos fatores, como cansaço, falta de treinamento do funcionário ou mesmo falta de atenção.
Erros no DP podem causar grandes transtornos, deixando a empresa passível de multa, conforme legislação. Ao contar com um sistema para empresas, você tem à sua disposição um recurso que faz o armazenamento de dados dos colaboradores com eficiência, reduzindo significativamente as chances de erros.
Quem trabalha no setor de DP sabe que a quantidade de dados manipulados é bem significativa, e quando essas atividades são realizadas de forma manual, geram muitos papéis que, além de ocupar espaço, deixam o ambiente desorganizado, ou requerem a contratação de pessoas e espaços para mantê-los em uma sequência e organização aceitáveis.
Com o advento da transformação digital é possível armazenar todos os documentos em um sistema, e os dados ficam armazenados na nuvem com segurança garantida pela criptografia de dados e pelos backups de rotina.
Nesse cenário, uma boa forma de argumentar com o seu chefe para adquirir um sistema de DP, é reforçar os avanços tecnológicos dos últimos anos, e que a digitalização já é uma realidade de toda organização que deseja se manter competitiva no mercado.
Trabalhar com a otimização dos recursos é o que toda organização espera dos seus gestores, e esse é um excelente argumento para reforçar com o seu chefe, levando-a a ter um sistema de DP.
Isso acontece porque há uma redução nas papeladas do escritório e a mão de obra do setor pode ser otimizada para assuntos mais estratégicos do negócio. Além disso, com a diminuição de papéis e impressões, a companhia se torna mais sustentável, fator que contribui para a sua imagem positiva no mercado.
Ao contar com um sistema de DP as rotinas são simplificadas e também se tornam mais ágeis. Isso porque, com a automatização dos processos, é preciso contratar menos profissionais responsáveis pela organização e verificação dos documentos. Além disso, os funcionários que já fazem parte da equipe podem se dedicar a funções mais estratégicas, assegurando uma maior eficiência nos resultados, o que contribui para o desenvolvimento de toda a empresa.
Como o setor de Departamento Pessoal lida com dados sensíveis dos seus funcionários, é preciso garantir que eles sejam bem armazenados, para atender às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
É por essa razão que esses dados devem estar protegidos devidamente para evitar a violação, ou mesmo caiam nas mãos de pessoas não autorizadas. Ao contar com um sistema de DP, é possível garantir a segurança das informações utilizando senhas e outros recursos de proteção.
Além disso, como os dados são armazenados em nuvem, mesmo que haja imprevistos com os equipamentos, os dados permanecem intactos e não são perdidos.
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