O Departamento Pessoal transcende a mera execução de formalidades e burocracias; seu papel é estratégico dentro da organização, desempenhando um papel central no planejamento financeiro da empresa. Considerando que o custo de contratação de mão de obra no Brasil é elevado, torna-se indispensável uma criteriosa análise e planejamento para garantir a contratação mais assertiva possível, alinhada às condições financeiras da empresa. Para uma tomada de decisão eficaz, é crucial considerar vários fatores essenciais, incluindo:

• Tipos de contrato de trabalho;
• Regime tributário;
• Benefícios legais;
• Benefícios previstos em convenção coletiva;
• Encargos previdenciários.

Este blogpost visa esclarecer os componentes críticos do custo por trabalhador, destacando diversos aspectos. Acompanhe a seguir!

Impactos do tipo do contrato de trabalho no custo por trabalhador

É fundamental ressaltar que o tipo do contrato de trabalho interfere diretamente no custo da mão de obra, visto que existem diversas opções de contratação que podem aumentar ou não os gastos com a folha de pagamento. Ao formalizar a contratação, alguns aspectos importantes devem ser considerados, tais como: Qual a necessidade da minha empresa? Qual o melhor horário para a jornada de trabalho? É possível contratar um jovem aprendiz?

Caso a empresa necessite de mão de obra noturna, no custo de contratação e manutenção desse trabalhador, deve-se incluir o pagamento do adicional noturno, que é de no mínimo 20% sobre as horas trabalhadas entre 22h e 5h.

Dependendo do ramo de atividade da empresa, se estiver exposta a agentes nocivos ou perigosos, será obrigatório pagar o adicional de insalubridade (10, 20 ou 40%) ou periculosidade (30%), conforme os laudos de medicina e segurança do trabalho.

Compreender as particularidades, vantagens e desvantagens de cada contrato é essencial para calcular e entender o custo total mensal desse colaborador.

Por exemplo, se um jovem aprendiz atende às necessidades da empresa, essa é uma boa alternativa, pois a alíquota do FGTS é de apenas 2%. Da mesma forma, um estagiário, que não possui direitos trabalhistas, também representa uma excelente oportunidade.

Destaca-se a necessidade de analisar tanto o cenário interno quanto o externo de maneira integral, para assim decidir qual modelo de contrato melhor se alinha às necessidades da empresa.

→ Leia também: Cálculo de adicional noturno: saiba o que é e como fazer.

Por dentro do Regime Tributário

Ao abordar custos, é comum pensar imediatamente em cálculos. No entanto, antes de nos debruçarmos sobre eles, é crucial entender o que precede essa etapa, como o Regime Tributário. O regime tributário é o conjunto de leis e normas que define como uma empresa deve pagar seus impostos, impactando também a folha de pagamento.

Existem basicamente três tipos de regimes: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. É importante também considerar o Empregador Doméstico, regido pela LC 150/2015, e o MEI (Microempreendedor Individual), que são categorias jurídicas com obrigações trabalhistas específicas.

Conhecer o regime tributário da empresa é essencial para realizar o cadastro adequado no sistema de folha de pagamento e inserir corretamente as alíquotas das contribuições previdenciárias e de terceiros/outros entes.

Nas próximas seções, você compreenderá em detalhes as diferenças entre os regimes tributários e como eles influenciam no custo por trabalhador.

Benefícios Legais

Ao calcular o custo, não leve em conta apenas o salário bruto, mas tudo o que o complementa, como os benefícios legais previstos na legislação trabalhista. Inclua projeções do 13º salário, férias e aviso prévio, e planeje o futuro com antecedência.

Independentemente do porte ou do regime tributário, dois exemplos práticos de benefícios legais que devem ser concedidos ao trabalhador são o Vale Transporte e o FGTS.

• Vale Transporte: Benefício concedido ao trabalhador, independente da quantidade de passagens necessárias, podendo haver o desconto de até 6% do salário do colaborador.
• FGTS: Direito do trabalhador e obrigação do empregador, consistindo no pagamento mensal de 8% sobre a remuneração do colaborador (incluindo horas extras, DSR, comissão, adicional noturno, entre outros).

Benefícios previstos em Convenção Coletiva de Trabalho

A convenção coletiva de trabalho estabelece benefícios adicionais aos trabalhadores, que as empresas devem respeitar e cumprir integralmente. Além dos encargos patronais, que serão discutidos a seguir, considere benefícios como Vale Refeição, Seguro de Vida, Convênio Médico, etc.

A maioria das convenções coletivas determina o pagamento de vale refeição ou alimentação, um custo que deve ser considerado no planejamento financeiro mensal da empresa.

Encargos Previdenciários

Os encargos incidentes sobre a folha de pagamento são os principais responsáveis por onerar a mão de obra, pois, além dos benefícios legais, os empregadores devem arcar com o pagamento dos tributos. Conheça-os a seguir:

• Contribuição Previdenciária Patronal (CPP): Destinada ao custeio da seguridade social, equivalente a 20% sobre a remuneração. Empresas enquadradas nos regimes de Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional Anexo IV devem efetuar esse pagamento até o dia 20 do mês seguinte por meio da DCTFWeb. O MEI deve contribuir com 3% e o Empregador Doméstico com 8%. Está isento da CPP apenas o Simples Nacional, exceto o Anexo IV.
• RAT e FAP: O Risco de Acidente de Trabalho (RAT) e o Fator Acidentário de Prevenção (FAP) são calculados de acordo com o grau de risco da atividade, sendo o RAT de 1, 2 ou 3%, e o FAP varia anualmente entre 0,50% e 2%, baseado no histórico de acidentes e afastamentos dos últimos dois anos. O RAT e o FAP devem ser multiplicados para calcular o GILRAT ajustado. Exemplo: RAT de 2% e FAP de 0,50% resultam em 1% de recolhimento sobre a remuneração mensal da folha de pagamento, que deve ser recolhido e pago através da DCTFWeb.

Outras Entidades

A contribuição para o Sistema S é exigida apenas das empresas enquadradas nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real. Essas empresas devem contribuir mensalmente para outras entidades, como Sebrae, Sesi, Senai, Senac, Incra, entre outros. É necessário consultar o FPAS (Fundo de Previdência e Assistência Social) para determinar a alíquota correta a ser aplicada. Via de regra, para indústrias e comércio, o percentual é de 5,8% da folha de pagamento.

Segue um exemplo prático de como calcular o custo de um funcionário em uma empresa do Simples Nacional:

(Referencias de cálculo: FGTS 8% do salário, vale refeição média 40,00 para 20 dias uteis, projeção férias e 13° salário 1/12 avos, vale transporte média 19,68 para 20 dias uteis, já considerando o desconto de 6% do colaborador). 

Vejamos abaixo o mesmo exemplo com uma empresa do lucro presumido:

(Referencias: CPP 20%, GILRAT ajustado 2%, Outras entidades 3%).

Observe que o salário contratual é de R$2.000,00, mas o custo total para a empresa no regime do Simples Nacional é de R$ 3.622,49 e, no regime de Lucro Presumido, é de R$ 4.178,49. Isso representa uma diferença de R$ 556,00 por empregado. Imagine uma empresa com 10 funcionários; a diferença total seria de R$ 5.560,00.

Para assegurar que os cálculos estejam corretos e os valores devidamente recolhidos, é crucial contar com um sistema de folha de pagamento eficiente, que ofereça segurança e agilidade na gestão das informações. Conheça as soluções da Fortes Tecnologia para o seu Departamento Pessoal.

Você conseguiu compreender a importância de conhecer cada ponto que impacta na folha de pagamento e como isso reflete significativamente no planejamento financeiro da organização? Ser um profissional de Departamento Pessoal estratégico e consultivo significa ajudar a empresa a alcançar melhores resultados.