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Contabilidade digital: o que é? Qual sua finalidade? Como funciona? Já se deparou com essas perguntas? Esse é um serviço que acompanha as mudanças dos órgãos governamentais e oferece mais oportunidades aos profissionais da área. Os escritórios contábeis que utilizam essa estratégia conseguem aprimorar o atendimento aos clientes e a qualidade de seus serviços, otimizar os processos e muito mais.
Se ainda existem dúvidas sobre a eficiência do digital no meio contábil, fique tranquilo, pois neste artigo explicamos por que você precisa investir nesse modelo de negócio! Nos tópicos seguintes, esclarecemos o que é a contabilidade digital, como ela funciona, sua diferença em relação à contabilidade tradicional, como se preparar para esse tipo de serviço e mais. Confira a leitura!
Contabilidade digital: o que é e como funciona?
Basicamente, a contabilidade digital é uma categoria de serviço nova no mercado que utiliza a internet e outras tecnologias modernas para prestar serviços contábeis. Os contadores automatizam diversas operações do ramo, o que torna a manutenção da regularidade da empresa, a contabilização de produtos e outros serviços contábeis mais fáceis, otimizados, seguros e econômicos.
Na prática, é disponibilizada uma plataforma online em que o usuário (contratante) pode realizar um grande número de tarefas por meio da internet. Esse software aprimora o trabalho do contador, fazendo com que ele consiga prestar serviços de forma mais eficiente, produtiva e com maior qualidade.
Confira alguns exemplos de como a tecnologia impacta a atividade do contador:
- integração de dados com o cliente: há compartilhamento automático de dados entre o sistema do escritório de contabilidade e o sistema financeiro dos clientes, o que facilita a troca de informações e de documentos;
- suporte ao cliente: a comunicação entre as partes se torna mais ágil e ampla;
- obrigações: fica mais fácil cumprir as obrigações fiscais e tributárias, já que o sistema trabalha as informações de forma simplificada, sem incorrer em erros ou atrasos;
- diagnóstico financeiro: os contadores obtêm informações sobre seus clientes mais facilmente, permitindo que sejam elaborados relatórios completos de forma mais ágil.
Qual é a diferença entre contabilidade digital e online?
O termo online indica serviços relacionados à rede ou à internet. Já o conceito digital está atrelado às demandas que podem ser executadas mediante a utilização de ferramentas tecnológicas. Sendo assim, a contabilidade digital está ligada à eficiência dos processos e à qualidade do atendimento, enquanto a online está relacionada apenas às obrigações legais.
A contabilidade digital é um modelo recente no mercado brasileiro e começou a ganhar força com as mudanças das instituições governamentais. Exemplo disso foi a implantação do eSocial, da nota fiscal 4.0, SPED, entre outros. Portanto, ela é a união da tecnologia com o serviço eficiente do contador.
Quando você incorpora novas soluções às atividades do dia a dia, o profissional de contabilidade consegue desenvolver as tarefas com mais rapidez e segurança. Isso permite diminuir os erros nos processos, evitando o retrabalho.
Além do mais, sobra tempo para o contador desempenhar atividades mais rentáveis como a consultoria e a orientação sobre os procedimentos para aumentar a lucratividade das empresas.
Logo, o profissional especializado que se adapta à contabilidade digital consegue aperfeiçoar os processos e agregar ainda mais eficiência e valor ao seu trabalho. Consequentemente, ele agrada aos clientes e amplia as chances de conquistar novos serviços.
Já a contabilidade online é mais restrita. Ela está vinculada à escrituração e às demonstrações contábeis, ficando direcionada apenas ao cumprimento das obrigações legais.
Quer saber como direcionar as atividades do seu escritório para a contabilidade digital? Acompanhe as dicas a seguir!
Quais são as tendências da contabilidade digital?
As evoluções recentes mostram que é necessário se adaptar. O curioso é que nem todas as aplicações utilizadas hoje como tendência surgiram recentemente. Algumas delas existem desde a década de 70 (assim como a internet), mas somente agora estão sendo usadas em larga escala. É o caso do business intelligence. Acompanhe para saber mais.
Contabilidade em nuvem
Essa realidade já faz parte de inúmeras empresas, e com o setor contábil não poderia ser diferente. Até mesmo porque as empresas “nascem” nos escritórios contábeis. Portanto, nada mais natural do que esse ser um ramo pioneiro em diversos modelos de trabalho.
Um serviço que é oferecido na nuvem diz respeito ao fato de que nenhum arquivo é operacionalizado localmente. Ou seja, tudo que se faz fica armazenado em um banco de dados acessível pela internet. Bons serviços desse tipo devem contar com backups automáticos, inclusive.
Essa modalidade de trabalho é conhecida como modelo SaaS. Significa “software as a service”, e quer dizer um software como serviço. Na prática, trata-se de metodologias de trabalho que são disponibilizadas em sistemas online. É como se todas as ferramentas de trabalho e armazenamento de arquivos fosse transferido para dentro de um e-mail!
Isso é muito prático e seguro. A praticidade é representada pela facilidade e mobilidade em acessar o trabalho e os arquivos de qualquer lugar do mundo que tenha internet. Já a segurança se dá por conta da descentralização do sistema, colocando esses arquivos disponíveis em várias máquinas virtuais. Desse modo, garante-se sempre uma cópia dos arquivos em tempo real.
Integração de sistemas
O gerenciamento de uma empresa hoje pode ser representada pelos inúmeros sistemas de gestão disponível e dos quais a empresa pode fazer uso. A necessidade de organização dos departamentos fiscais, financeiro e de pessoal (entre tantos outros) continua a ser uma realidade. O que mudou foi a forma como isso é feito.
Não basta apenas que se tenha um novo modo de realizar essa gestão, que no caso é informatizada e em muitas situações se tornou automatizada também: o ideal é que é haja integração entre os sistemas. Tanto intra integração como interintegração.
Isso significa que, para ter o máximo de proveito que a informatização pode proporcionar, é indicado que os sistemas adotados conversem entre si. Mais ainda, que eles conversem entre escritório contábil e empresa. Dessa forma qualquer atualização ocorrida é percebida por todos em tempo real e fica afastada a hipótese de falha humana por esquecimento.
Escrituração digital
Essa é uma grande facilidade permitida pelos meios governamentais para que seja exercido a função contábil. Por meio do Sistema Público de Escrituração Digital ― SPED ― as obrigações tributárias, trabalhistas e legais são entregues de forma virtual, sem ter a necessidade de levar qualquer tipo de documento à repartição pública.
Isso denota claramente a tendência a qual vem sendo submetida o setor, pois o próprio sistema público já adotou há algum tempo os sistemas informatizados. Participar dessa transformação digital não é mais uma opção, e sim uma obrigação para aqueles que querem continuar com suas atividades no mercado. Os clientes sempre procuram os melhores serviços.
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Aplicação de business intelligence
Esse conceito não é novo. No entanto, vem sendo mais utilizado ultimamente por conta do volume de dados que nossa sociedade tem sido capaz de gerar. O BI (abreviação do termo referente a inteligência de negócios) trata, portanto de fazer com que se extraia alguma informação útil dessa grande carga de dados.
Ora, quem melhor do que um escritório contábil para gerar um volume grande de números e informações. No entanto, de forma não combinada esses números acabam não significando absolutamente nada. É aí que entra a aplicação da inteligência nos negócios. Ao agregar essas informações, você pode extrair “insights” que vão alavancar um negócio.
Isso ocorre por meio da geração de relatórios nos quais pode-se visualizar o que esse grande conjunto de dados tem a dizer. Existem ferramentas no mercado como o Power BI e o Qlik Sense que tratam de organizar essa massa de dados e produzir uma ótica mais humana. Isso faz com que o escritório contábil auxilie seu cliente na tomada de decisões estratégicas ao negócio.
Uso de big data
Juntamente ao business intelligence, deve existir a aplicação e uso de um outro conceito que permitirá todo o exposto anteriormente. Trata-se do big data, que são grandes conjuntos de dados que serão responsáveis por dar vida ao BI.
A primeira vista pode-se pensar que se trata da mesma coisa, mas não é bem assim. O big data é um tipo de tecnologia que permite inicialmente gerar esse massivo banco de dados que será usado posteriormente para gerar os insights valiosos para o negócio do cliente. Existem diversas formas de implementar essa tecnologia, e o contador deve indicar a melhor ao seu cliente.
A segurança dos dados deve ser garantida, assim como uma coleta que permita obter informações valiosas. A forma de organização do banco de dados também é importante, se relacional ou dimensional. Será a partir daí que terão origem os famosos “cubos” para que sejam feitas as análises sobre um empreendimento.
Mais clientes “millennials”
Essa parte da clientela é referente àquelas pessoas que nasceram majoritariamente na década de 90 em diante. Eles são os adultos jovens de hoje e logo mais serão a grande força produtiva da sociedade.
Os escritórios precisam se adaptar a realidade na qual vivem esses novos clientes, pois o mundo virtual é muito natural para todos eles. São pessoas que nasceram e cresceram em meio à transformações tecnológicas profundas.
Outro grande aspecto a levar em consideração é a relação dessas pessoas com a mobilidade. Sempre que possível, eles querem resolver suas necessidades via mobile. Portanto, um escritório contábil deve se adaptar a essa nova realidade para garantir aderência desse público aos seus serviços. Logo mais, a sociedade será deles!
Como se preparar para a contabilidade digital?
Se você pretende oferecer um serviço de qualidade no escritório, está na hora de se preparar para as mudanças do mercado. Confira, nos tópicos abaixo, as estratégias que podem ser adotadas.
Melhore a atuação digital no escritório
Você ainda faz com que a equipe realize processos manuais? Quanto tempo os profissionais perdem com questões simples do dia a dia? O escritório contábil que não se adaptar às mudanças corre sérios riscos de perder clientes.
Por quê? Até pouco tempo, as empresas emitiam notas em blocos, sem muito controle. Hoje, a maioria dos estados utiliza a nota fiscal eletrônica para dar mais agilidade à fiscalização. Esse é apenas um exemplo de como o digital está se sobrepondo ao “manual”.
Sendo assim, se você não se adaptar, os colaboradores não conseguirão desempenhar todas as tarefas com agilidade e eficiência. A consequência será vista na qualidade dos trabalhos.
Portanto, você precisa iniciar quanto antes a adaptação do digital no seu escritório. Alguns softwares, por exemplo, permitem a integração do sistema do cliente com o do contador. Isso contribui para reduzir o lançamento de notas, o envio de arquivos em papel e os riscos de perdas de documentos.
Transfira rotinas do offline para o online
A tecnologia pode oferecer muitos benefícios para você e seus colaboradores. Quer conhecer alguns exemplos? No meio offline, você não consegue controlar efetivamente a produtividade dos colaboradores, correto? Já com as ferramentas atuais é possível monitorar o que cada funcionário está fazendo e o tempo que ele utiliza em cada tarefa.
O Toggl é uma ferramenta que identifica a produtividade de cada colaborador e o tempo utilizado em cada demanda. Já o Trello permite direcionar as atividades para cada funcionário, avaliar o estágio de produção e saber quando o serviço foi finalizado.
Um software contábil digital oferece uma automação completa para facilitar as análises contábeis. Dessa forma, ele ajuda a maximizar a produtividade da equipe porque faz a importação de arquivos eletrônicos rapidamente e permite o controle das informações cadastrais, contratuais e de pagamentos.
Outra grande vantagem é a possibilidade de personalizar os demonstrativos de resultados para os clientes. Uma maneira prática de contribuir para a compreensão fácil das informações
Faça a gestão de documentos na nuvem
Como você recebe, armazena e compartilha os documentos com clientes e funcionários? Ainda utiliza papel ou e-mail? Já existem ferramentas no mercado que permitem o envio de arquivos para a nuvem.
Qual é a vantagem disso? Esses sistemas dão mais segurança para as informações dos clientes, pois oferecem backups automáticos. Além disso, você ou um colaborador da equipe pode viajar para congressos ou reuniões e ter acesso aos dados para continuar trabalhando de qualquer lugar.
Se você pensar mais adiante, uma solução em nuvem permite a redução dos custos do escritório contábil. Como? Na hora em que você tiver todos os serviços integrados, poderá fechar o espaço físico e deixar seus colaboradores trabalhando no modelo home office — isso sem diminuir a produtividade ou a eficiência da equipe.
Amplie os canais de atendimento ao cliente
Os clientes mais antigos podem até preferir um contato mais próximo e pessoal, mas os mais jovens valorizam o relacionamento online. Empresários de cidades de grande e médio porte também não têm tempo de sobra para enfrentar o trânsito e longos congestionamentos. O ambiente virtual resolve esse problema.
Por esse motivo, oferecer canais de atendimento online pode ser uma solução estratégica para seu negócio. O WhatsApp, por exemplo, permite o envio de perguntas de forma escrita ou em áudio. Ele ainda faz a criptografia dos dados, logo, o cliente não precisa ter receio ao enviar informações financeiras.
O Skype e o Appear.in são soluções que possibilitam a realização de conferências com áudio e vídeo e o compartilhamento de arquivos e da tela. Assim, se você precisa explicar um dado para o cliente, é só mostrá-lo e fazer os comentários necessários. Com isso, você consegue ampliar os meios de contato com ele, ser mais ágil na resolução de dúvidas e deixá-lo mais satisfeito.
Invista em um software de gestão
Para prestar serviços de contabilidade digital, é necessário utilizar um software de gestão desenvolvido para satisfazer as necessidades do seu escritório contábil. As informações devem transitar livremente entre escritório contábil e empresa. Antes de contratar o sistema, é importante que ele traga, no mínimo, as seguintes funções:
- cumprir as obrigações acessórias, como SPED contábil, SPED ECF, entre outros;
- encerrar o exercício automaticamente e dar a opção de individualizar por centro de resultado ou estabelecimento;
- analisar os lançamentos contábeis de diferentes formas;
- realizar a importação do extrato bancário e a geração de lançamentos automáticos;
- disponibilizar modelos de planos de contas adequados para diferentes segmentos do mercado, permitindo que você atenda às necessidades de vários tipos de negócios;
- importar planilhas CSV sem a necessidade de digitar manualmente;
- importar automaticamente os dados dos clientes e alertar o contador sempre que for incluído um novo arquivo;
- realizar os lançamentos contábeis sob as regras contábeis, evitando inconsistência de dados;
- efetuar planejamento orçamentário e previsão de custos.
Por que vale a pena investir na contabilidade digital?
O profissional conquista um grande número de vantagens ao migrar para a contabilidade digital, possibilitando que ele crie diferenciais competitivos e se destaque no mercado. Entenda as principais vantagens a seguir.
Otimização de processos
Não será preciso aguardar horas, dias ou semanas para transmitir ou receber informações dos clientes, já que a integração dos sistemas faz com que dados sejam compartilhados automaticamente. O contador será capaz de acompanhar em tempo real todos os movimentos da empresa e gerar relatórios sempre que necessário.
Há muitas atividades que o software pode realizar automaticamente, como organização e armazenamento de arquivos, preenchimento e emissão de guias ou documentos fiscais, realização de cálculos, criação de planilhas e relatórios etc. Isso reduz a quantidade de tempo necessário para realização dos procedimentos.
Aumento na produtividade
O contador aumenta sua produtividade ao não precisar mais despender muito tempo em tarefas burocráticas. Ele poderá concentrar seus esforços em atividades mais estratégicas, como a elaboração de planejamentos, relatórios gerenciais, serviços de consultoria, entre outras.
Além disso, ao eliminar operações maçantes e estressantes, o profissional consegue prestar um serviço de maior qualidade, agregar mais valor aos seus serviços e melhorar sua imagem perante os clientes.
Redução de falhas
Falhas são inevitáveis e até os melhores profissionais do mercado as cometem. Elas ocorrem principalmente nos serviços contábeis, que são bastante complexos e exigem muita atenção.
Mas esses problemas são minimizados quando você adota um sistema de gestão contábil, já que os computadores são capazes de trabalhar uma enorme quantidade de informações sem incorrer em qualquer falha matemática, atrasos, confusões, esquecimentos etc. Isso contribui para a satisfação do cliente e a melhoria da imagem da empresa contábil.
Melhor atendimento
A qualidade do atendimento é um dos principais fatores analisados pelos clientes antes de contratar um serviço, principalmente quando se trata do ramo contábil, pois existirão muitos momentos em que eles precisarão entrar em contato com o profissional para solucionar dúvidas, receber consultorias etc.
Graças a um software de gestão contábil, vários canais de comunicação — como chat, e-mail, vídeo, áudios — são unificados em um único ambiente, o que melhora o relacionamento com o cliente e faz com que ele se sinta valorizado. Dessa forma, as chances de retenção aumentam consideravelmente.
Diminuição de custos
Os custos são minimizados de diferentes formas na empresa contábil, como:
- materiais físicos: graças à tecnologia, são reduzidos os gastos com armazenamento, equipamentos e materiais físicos, como papéis, impressões, tintas, canetas etc.;
- encaminhamentos: as informações são enviadas e recebidas automaticamente, eliminando a necessidade de enviar ou receber documentos impressos;
- custos administrativos: a automação diminui a quantidade de pessoal necessário para realizar as atividades;
- despesas: são minimizadas as despesas com servidores para armazenamento de dados, bem como serviço de Tecnologia da Informação (TI).
Escalabilidade
A contabilidade digital permite que você aumente a quantidade de tarefas a serem realizadas sem elevar os custos na mesma proporção. Ou seja, o escritório pode expandir sua carteira de clientes, seus serviços e área de atuação sem precisar contatar uma grande quantidade de pessoal.
Como praticamente todas as tarefas passam a ser automatizadas, o número de clientes atendidos com a mesma equipe pode ser muito maior. Isso representa otimização da força de trabalho e direcionamento dos esforços do time. Um trabalho de melhor qualidade e com maior foco aumenta a carteira de clientes consideravelmente.
Mais segurança
De forma geral, os arquivos digitais são mais seguros que os documentos físicos, que podem ser perdidos por desgaste do tempo, desorganização, acidentes (como incêndios) e ações da natureza, como enchentes.
Especificamente no ramo contábil, o profissional lida com uma série de dados importantes e até mesmo sigilosos de seus clientes, sendo fundamental que ele tome todos os cuidados que garantam a proteção dessas informações.
E uma boa plataforma vem acompanhada de um robusto sistema de segurança para impedir que os dados sejam subtraídos por terceiros e utilizados de forma indevida, como antivírus, criptografia de dados, firewalls etc. O sistema também realiza backups (cópias de segurança) que recuperam os dados caso eles sejam perdidos.
Depois de entender mais sobre a contabilidade digital, o que é e suas funções, você será capaz de impulsionar o desenvolvimento do seu escritório ou empresa contábil ao investir nessa nova categoria de serviços. Mas é crucial ter a seu lado um bom sistema de gestão que forneça todos os recursos necessários para satisfazer suas necessidades.
Tem alguma dúvida sobre o funcionamento desse serviço no campo prático? Então, se informe mais e leia nosso artigo que explica a robotização na contabilidade!
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