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A rotina contábil é repleta de processos internos burocráticos que envolvem muitos documentos importantes. Para que um escritório funcione de forma eficiente, é preciso saber como controlar todos esses processos. Neste artigo, você verá 6 ferramentas que vão lhe ajudar a agilizar as rotinas contábeis.
Se você quer se livrar do excesso de papéis, planilhas, documentos, checklists, rascunhos e anotações aleatórias e deseja ter uma empresa reconhecida pela sua eficiência, pode contar com o auxílio de softwares específicos. Atualmente, o mercado oferece diversas opções para agilizar rotinas contábeis.
Neste post vamos apresentar 6 dessas ferramentas para que você conheça as funcionalidades de cada uma e como elas podem ser úteis para o seu trabalho e, assim, ser capaz de agilizar as rotinas contábeis.
Qual a importância de usar um software?
Todo contador sabe da necessidade de um esforço diário para não esquecer nenhuma informação importante. Entretanto, a maioria deles ainda insiste em usar processos manuais e manter as informações em planilhas e arquivos desconectados uns dos outros.
Isso acaba trazendo prejuízos para a empresa, ao gerar um excesso de trabalho e desperdício de tempo, organizando e procurando documentos. Para evitar esse tipo de problema, é essencial contar com o apoio de um software de gestão. Selecionamos apenas alguns dos benefícios gerados pelo uso desses sistemas:
- melhoria na organização de dados do seu escritório;
- automatização de processos operacionais;
- visão geral dos procedimentos e tarefas;
- controle de prazos e tarefas;
- priorização de trabalhos;
- melhoria na comunicação entre a equipe;
- mensuração de resultados;
- relatórios que auxiliam e baseiam a tomada de decisão.
Vamos apresentar, a seguir, 6 opções de ferramentas que você pode utilizar para agilizar a sua rotina e usufruir dos benefícios elencados acima.
1. Runrun.it
O Runrun.it é uma ferramenta especializada em gestão de projetos para grandes organizações e empresas de serviços. É gratuito por 14 dias e auxilia no controle de tarefas, fluxos de trabalho e projetos em geral.
Conta com um painel que pode ser customizado. É baseado na filosofia: fazer, medir e saber, oferecendo funcionalidades tanto operacionais quanto táticas e estratégicas.
2. Trello
O Trello também é um software de gerenciamento de projetos. É conhecido por sua flexibilidade, pois pode ser customizado de acordo com as necessidades do usuário. É ideal para organizar tarefas diversas. Além disso, pode ser utilizado por mais usuários ao mesmo tempo, possibilitando assim o trabalho em equipe.
Não precisa ser instalado no equipamento utilizado. O Trello tem compatibilidade com os navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Internet Explorer e pode ser acessado por meio de aplicativos, como o iTunes, Google Play, Windows 8 e Kindle Fire, em qualquer dispositivo.
Apesar de apresentar uma versão apenas em inglês, é uma ferramenta gratuita — também oferece possibilidades de alguns recursos pagos. O Trello apresenta um dashboard composto por quadros. Dentro deles, o usuário pode adicionar várias informações, como anexos, comentários, listas, imagens, entre outros.
Para o segmento de contabilidade, ele pode ser útil por fazer a gestão de documentos e processos internos, além de fazer cálculos de impostos.
3. Teamwork
A terceira ferramenta que separamos para você é o Teamwork. Também funciona como um gerenciador de projetos. Não é gratuito, mas possui um custo-benefício acessível se comparado a outras opções pagas do mercado — oferece uma avaliação gratuita de 30 dias.
Apresenta a versão em português e outros idiomas, e possibilita o trabalho em equipe. Conta com recursos como Chat e bloco de notas integrados, para facilitar a interação entre os integrantes do projeto.
Aplica-se a empresas de variados portes que precisam de níveis mais robustos de segurança, treinamento e suporte.
4. Todoist
O Todoist é outra ferramenta de sincronização e gerenciamento de tarefas. Oferece uma versão gratuita por 14 dias, para teste. Tem funções muito semelhantes às outras ferramentas já apresentadas.
É hospedado em nuvem e por isso tem alta compatibilidade com outras plataformas, podendo ser acessado de qualquer dispositivo móvel.
5. KanbanFlow
A quinta ferramenta é baseada na metodologia japonesa de produção. O KanbanFlow tem como diferencial um cronômetro para aumentar a produtividade das tarefas.
É uma ferramenta bastante flexível e que pode ser utilizada para gerir as tarefas individuais e da equipe. Funciona com um sistema de cartões que representam as atividades. Oferece uma versão grátis e outra paga. Também não possui versão em português.
6. Omie Finanças
Nossa última ferramenta foi preparada especialmente para você, contador, que precisa agilizar as rotinas contábeis. O Omie Finanças tem foco na gestão financeira e contábil de empresas e apresenta com clareza todas as informações necessárias para que você desempenhe o seu trabalho da melhor forma possível.
Com ele, é possível controlar o fluxo de caixa, realizar o faturamento automático, entre outras atividades. Com isso, você ganha tempo para realizar outras tarefas mais estratégicas dentro da empresa.
Além disso, o Omie Finanças emite relatórios gerenciais, balancetes, oferece um emissor gratuito de NF-e e conta ainda com a importação do extrato bancário. Assim, você ganha mais agilidade e eficiência no controle das movimentações financeiras diárias.
Os usuários contam que os principais benefícios em utilizar esse sistema parceiro da Fortes é a facilidade e a simplicidade da ferramenta. Os relatórios emitidos ajudam a controlar o fluxo de caixa e trazem eficiência para a rotina, já que agora não é necessário perder tempo com inúmeras planilhas. Além disso, os clientes elogiam a qualidade do suporte que recebem sempre que necessário.
O Omie Finanças é uma das ferramentas parceiras da Fortes Tecnologia, uma empresa que oferece uma solução completa para os contadores com foco em operação, gestão e relacionamento com o cliente.
Agora que você já conheceu 6 ferramentas que podem ser utilizadas para agilizar as suas rotinas contábeis, não perca mais tempo! Dê adeus às inúmeras planilhas e comece a usufruir de mais tempo para administrar o seu negócio de forma estratégica e organizada.
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