Uma das principais máximas da administração empresarial se resume à obtenção de melhores resultados por meio de poucos recursos. Essa linha de pensamento dialoga diretamente com o chamado gerenciamento de custos.

Esse gerenciamento lida, portanto, com todos os elementos necessários para a geração de um serviço ou produto. Quanto mais abrangente for a política de gerenciamento de custos de uma empresa, mais efetiva ela será.

Em outras palavras, nada deve ficar de fora dessa gestão. Ela tem a função básica de equilibrar os gastos fixos (como os salários) com os gastos variáveis (como as comissões de vendas). É por meio desse equilíbrio que a organização conquistará uma série de benefícios.

Que tal diminuir o risco de operação atrelado ao negócio, ter uma visão mais dimensionada do próprio negócio e precificar produtos ou serviços de forma mais coerente com o mercado?

Tudo isso é proporcionado pela implantação de um excelente gerenciamento de custos. Ao término do processo, você não pode esperar outra coisa que não seja a ampliação da margem de lucro da sua empresa.

Mas para chegar lá, é necessário seguir algumas dicas. Nós separamos todas elas para que você aprenda a gerenciar os custos do seu negócio de uma maneira realmente profissional. Acompanhe!

Faça uma ampla análise interna

Para diminuir os custos da sua empresa, nada mais óbvio do que começar o processo via análise da realidade atual dela. Então, você precisa saber exatamente qual tem sido o direcionamento do dinheiro disponível.

A partir dessa análise interna, é possível descobrir quais são os maiores gastos do negócio no momento. Em meio a esse mapeamento, talvez você descubra que os computadores de um dado setor costumam consumir muitos recursos devido à manutenção frequente.

Se for esse o caso, a atualização do hardware pode solucionar a questão. No entanto, o problema pode derivar de outras fontes, como o uso de softwares inadequados. Conforme você aprofunda e detalha a análise, certamente alcançará as raízes do problema.

Os computadores são apenas um exemplo de custos que poderiam ser amenizados ou, porventura, evitados. Outro gasto excessivo recorrente é aquele relacionado à sobra de determinadas matérias-primas.

Nesse ponto, a análise ajudará a especificar quais delas estão gerando custos extras por conta do desperdício ou aproveitamento inadequado. Afinal, gerenciar custos também é uma forma de gerir outros recursos usados pela empresa, e não apenas os financeiros.

De uma forma geral, é vital elencar os gastos com:

• salários de funcionários;

• compra e espaço necessário para armazenamento de matéria-prima;

• carga tributária incidente nas operações do negócio;

• comissões das equipes de vendas;

• entregas de produtos.

Crie um planejamento financeiro

Esse planejamento é crucial para que as ideias desenvolvidas para o negócio possa se materializar e, assim, proporcionar a lucratividade almejada.

O planejamento financeiro, então, é o documento que indica o caminho a ser trilhado para alcançar a rentabilidade. Para tanto, ele deve conter uma série de diretrizes, as quais precisam ser seguidas à risca.

Todo esse rigor, entretanto, só se justifica se a empresa tiver em mãos um planejamento minucioso. Entre outras coisas, isso significa que ele deve ser condizente com a realidade do negócio e, substancialmente, do nicho no qual ele estiver inserido.

Em termos práticos, o planejamento financeiro deve apresentar metas coesas entre si. Elas precisam ser criadas com o fim de se atingir todos os objetivos de curto a longo prazo.

Em meio a isso, o planejamento das finanças também deve incorporar ferramentas de monitoramento. Afinal, uma das intenções vinculadas à gestão dos custos da empresa é justamente a manutenção de uma fluxo de caixa saudável.

Ao planejar o redirecionamento dos recursos disponíveis, a empresa terá uma estimativa mais clara da porcentagem que poderá ser usada nos reinvestimentos do negócio.

Desse modo, o planejamento interfere na própria sobrevivência e crescimento da empresa. Planejar a utilização dos recursos de maneira estratégica é fundamental para uma administração organizada. De fato, improviso e gerenciamento de custos são itens que não combinam.

Além disso, você deve observar que um planejamento financeiro eficaz também precisa ser reavaliado de tempos em tempos. Afinal, é possível que alguns pontos do plano não surtam os efeitos esperados.

O ideal é haja um bom mecanismo de checagem das metas elaboradas para a conquista dos objetivos da empresa. Se o lucro desenhado anteriormente simplesmente não veio, é preciso saber como identificar as origens do problema.

A revisão do planejamento financeiro facilita a detecção dos locais das falhas. Em se tratando de um lucro previsto que não se concretizou, o problema pode residir nos prazos de recebimentos dos clientes.

Um dos segredos de uma boa administração de um negócio consiste no equilíbrio entre os prazos de pagamento e recebimento. Se o intervalo entre o pagamento dos fornecedores e o recebimento dos clientes for muito extenso, o risco de prejuízo é considerável.

Por conta disso, um bom planejamento também compreende uma política de recebimento minimamente viável e alinhada às projeções de crescimento da empresa. De nada adianta vender muito, se o período para que as vendas se transformem em dinheiro estiver muito distante.

Implante um sistema para gestão contábil na empresa

Finalmente, nada do que foi dito até aqui faz muito sentido sem a adoção de um sistema de gestão contábil completo. Na verdade, uma solução completa é aquela que já incorpora em si um conjunto de sistemas.

Para que a solução seja apropriada e alinhada à estratégia do seu negócio, ela deve ser capaz de maximizar a produtividade. Quando se fala em aumento da produção, deve-se pensar imediatamente em sustentabilidade — financeira e de outros recursos.

Com um sistema de gerenciamento contábil, os custos relacionados ao setor tendem a diminuir consideravelmente. Afinal, a clareza dos dados facilita todo o processo de gestão e tomada de decisão.

Simultaneamente, a precisão das informações disponibilizadas diminui de modo sensível a probabilidade de riscos. Isso significa que nenhum cliente ficará vulnerável a possíveis falhas humanas.

Além de garantir uma gestão contábil mais ágil e eficaz, esse sistema fornece os subsídios necessários para uma avaliação detalhada dos contadores da empresa.

Trata-se de mais um importante benefício associado ao gerenciamento de custos. Vale lembrar que os salários bem pagos são aqueles destinados aos funcionários que realmente contribuem para o sucesso da organização.

Depois de todas essas dicas, você só precisa aprender a fazer o planejamento fiscal e contábil da sua empresa. Para isso, leia o nosso manual completo sobre o assunto e aprimore ainda mais o gerenciamento de custos do seu negócio!