Existem 3 dicas básicas para acompanhar o planejamento estratégico na prática, e é sobre elas que eu abordo neste conteúdo.

Para executar o planejamentos estratégico, existem muitas ferramentas e uma infinidade de passo a passos. Por isso, é importante estar antenado e saber qual melhor se aplica para sua empresa.

O planejamento estratégico é o momento de repensar como serão atingidas as metas para se alcançar os resultados de um modo geral. Portanto, o objetivo é “traçar um plano”.

Entretanto, é muito comum a execução deste plano ficar a desejar no decorrer do ano, comprometendo todo o trabalho e o que é pior, o resultado da empresa.

Isso acontece porque muitas empresas fazem o planejamento, mas acabam deixando na gaveta ao longo dos anos e não acompanham os resultados. Isso compromete totalmente o alcance dos objetivos.

Como fazer um planejamento estratégico na prática?

A seguir, vamos falar um pouco sobre o que é necessário para não perder o “time” (tempo), assim como o que é preciso para conseguir colocar em prática todas as metas traçadas para conquistar os objetivos do planejamento estratégico.

Primeiramente, são definidas as metas globais da empresa, depois partindo para as metas das áreas, e enfim departamentos e unidades de negócio.

Para fazer um planejamento estratégico, é necessário levar em consideração uma gama de informações e análises. Porem, mais importante que isso, é ter o cuidado de acompanhar frequentemente.

Para ajudar os gestores de empresas a entenderem o que é esse acompanhamento, eu separei algumas dicas e metodologias simples que de fato ajudam na execução do que foi proposto no planejamento estratégico.

Para saber quais são essas dicas, continue lendo!

1) O que não se mede não se acompanha

Com uma das frases mais populares nas áreas de gestão e administração, podemos ver que os indicadores devem seguir uma cadência no tocante ao acompanhamento das metas.

Então, se você tem uma meta e não sabe claramente como acompanhá-la para ter a certeza de que está próximo ou mesmo muito longe de conseguir, está mais do que na hora de acompanhar os indicadores em reuniões setoriais e o resultado destas metas em reuniões gerenciais.

Durante as reuniões, dê preferência a visualização de forma objetiva como um painel, onde os faróis e as cores indicam se a meta está dentro ou fora do esperado.

2) Aplique a metodologia Fato, Causa, Ação (FCA)

Para execução das metas e avaliação do que está fora do esperado, torna- se imprescindível aplicar o conceito de FCA. 

Trata-se de uma metodologia para resolução de problemas que trabalha em cima de três pilares: Fato, Causa, Ação (Metodologia FCA).

Conhecida também como a técnica dos 5 porquês, é ela que irá ajudá-lo a saber exatamente o que está ocorrendo com seus indicadores e assim direcionar de forma assertiva a equipe de operação.

Analise bem as causas

Naturalmente, muitas causas são identificadas para um mesmo fato, inclusive há o risco de nem todas serem verdadeiras. Por isso, a lista de razões para existência de um problema deve ser submetida a um experimento mental de eliminação: supõe-se que aquela causa descrita não existe mais e verifica-se quanto à permanência do problema.

Vejamos um exemplo bem comum!

Se a falta de tempo for atribuída como causa para a não execução de uma tarefa, o gerente precisa elaborar uma pergunta simples, como: com mais tempo disponível, a tarefa realmente seria entregue?

Se a resposta para essa pergunta for negativa, provavelmente algo mais contribuiu para a ineficiência alegada.

Pode ser que o profissional simplesmente não tenha a qualificação necessária e, portanto, não cumpriria o prometido nem mesmo com todo tempo do mundo.

Alguns exemplos de perguntas

Para se ter uma noção melhor sobre a importância destas perguntas, veja alguns exemplos delas e tente imagina a resposta. Assim que conseguir responder, vai perceber a importância de se perguntar:

• Por que a participação de mercado do produto XYZ está abaixo da expectativa?
• Qual motivo fez a filial Rio de Janeiro não alcançar a meta?
• O que fez com que a regional Sudeste não conseguisse atingir a meta do produto XYZ?
• Por que não houve estoque suficiente do produto na filial?
• O ressuprimento não foi solicitado, por quê?
• Por que ninguém percebeu que o ressuprimento não foi acionado?

De acordo com a metodologia FCA, passamos agora para a identificar alternativas de ação que seja fundamentais para mitigar o problema (fato).

A ação precisa ser analisada de acordo com dois aspectos principais:

• se é uma ação que eliminará de vez a causa da anormalidade (causa raiz), ou seja, algo mais a fundo, ou se;
• apenas corrigirá o efeito imediato (antibiótico).

Tipos de solução

Antes de buscar uma conduta que solucione o problema, é preciso entender muito bem o que se entende por “solução”, para que seja possível identificar as ações como certas ou erradas.

Eliminar de vez a causa raiz

As soluções desse tipo são adequadas às situações em que o problema e suas causas são atuais, de modo que a extinção daquele exige a remoção desta. É como um antibiótico, que mata as bactérias e, assim, restaura a saúde do corpo.

Um exemplo prático é a falta de treinamento da equipe de vendas. Esta causa influencia, principalmente, nas taxas de sucesso ou conversão do setor, e cuja remoção (capacitação adequada) leva à extinção do problema.

Redução dos efeitos

Uma grave crise econômica no país ou a queda generalizada dos preços em um setor, por exemplo, é uma causa em que a remoção não está ao alcance da empresa. Logo, nem sempre é possível chegar ao foco do incêndio.

Em tais casos, a conduta escolhida pelo gestor tentará diminuir ou eliminar os efeitos, como buscar por inovações no produto, redução de custos, ferramentas de marketing e etc.

Ações que solucionam o problema

O primeiro passo para encontrar soluções é reunir as informações disponíveis até o momento, além da identificação do tipo de solução necessária a qual será tomada como finalidade ou objetivo da ação, por exemplo, agir para remover as causas, agir para reduzir os efeitos e etc.

Esses dados devem ser apresentados à equipe, de modo que seja possível o compartilhamento de ideias e a obtenção de sugestões. Pois, é um processo que fica bastante rico quando feito em conjunto.

Definida a ação ou ações adequadas, é hora de priorizá-las, estabelecendo quem se responsabilizará pelo cumprimento de cada uma delas.

Tudo isso é registrado no documento de FCA e cobrado pelos gestores às pessoas responsáveis.

3) Correlacione os resultados dos indicadores aos desempenhos das equipes.

Não é incomum grandes empresas atrelarem os resultados dos colaboradores às metas que eles buscam dentro de suas equipes.

Com isso, entendendo que seja um incentivo muito forte, pode-se pensar inclusive em bonificar resultados que alcancem ou ultrapassem as metas propostas. Afinal, bonificações são consideradas uma forma de motivação.

As pessoas, geralmente se veem ligadas de uma forma mais palpável aos resultados, uma vez que além da satisfação de exercer um bom trabalho, ao ultrapassar as expectativas também ganhariam um bônus.

Gostou da abordagem de como fazer o planejamento estratégico na prática? Como esse processo ocorre na sua empresa?

Conta pra gente nos comentários e aproveite para ler agora este artigo que fala de missão, visão e valores nas organizações.