Neste momento, entidades empresariais, que são as empresas com faturamento com faturamento inferior a 78 milhões em 2016, que estão dentro do Grupo 2 do eSocial, têm a obrigação de enviar a folha de pagamento a partir de janeiro de 2019. Essas empresas deverão enviar eventos relacionados aos pagamentos de seus trabalhadores. 

O o prazo para o envio da folha se encerra nesta quinta-feira (07/02) e sua empresa deve tomar todos os cuidados. As empresa do Grupo 2 entram na obrigatoriedade a partir de julho de 2018 com o envio das informações da empresa e suas tabelas.

Pensando em ajudar você a não perder o prazo de envio, vai aqui algumas dicas sobre a folha de pagamento, inclusive para você que utiliza em nosso sistema Fortes Pessoal. 

Entenda o envio dos dados da folha de pagamento para o eSocial

Para o eSocial, folha de pagamento é, em regra, todo pagamento realizado aos trabalhadores mensalmente. Nesse sentido, podemos dizer que além do pagamento da folha, devem ser informados, o pagamento de férias, participação nos lucros, adiantamento de folha, pagamentos complementares, entre outros.

Vale lembrar que a folha de pagamento é considerada como evento período, ou seja, é um acontecimento que normalmente aconteceu de forma periódica. No caso da folha, todo mês. Já os eventos não periódicos, são acontecimentos que podem ocorrer ou não durante determinado período, como admissão, afastamentos, entre outros.

Esses pagamentos devem ser enviados de forma separada?

Não. O eSocial determina que seja informado um arquivo para cada trabalhador onde deve ser discriminado todos os pagamentos, ou seja, em um único arquivo teremos o demonstrativo de cada pagamento. Vejamos um exemplo:

Suponha que determinado trabalhador receba o pagamento da folha sempre dia 30 de cada mês.

No mês de janeiro de 2019 ele tirou férias a partir do 20 de janeiro. Isso significa que ele teve dois pagamentos na competência de janeiro, ou seja, as férias de 20 dias que foram pagas 18 de janeiro e também a folha de pagamento de 10 dias, referente aos dias trabalhados e que foram pagos no dia 30 de janeiro.

Nesse exemplo, os dois pagamentos devem ser informados em um mesmo arquivo que é representado pelo código S-1200.

Perceba, que por mais que as férias tenham sido pagas no dia 18 de janeiro, esse pagamento só será declarado no final do mês junto com outros possíveis pagamentos.

Qual o prazo de envio da folha de pagamento?

Para as empresas do 2° grupo obrigadas ao eSocial, a folha de pagamento de janeiro deve ser enviada até o dia 07/02/2019.

No exemplo anterior, vimos que o pagamento de férias e folha devem ser informados num só arquivo que deve ser enviado ao eSocial até o dia 07/02/2019.

O que mais preciso saber sobre o pagamento das férias?

Como já vimos anteriormente, as férias também são consideradas como folha de pagamento para o eSocial e, por isso, deve ser informada até o dia 07 do mês subsequente.

Entretanto, a informação das férias não se restringe ao pagamento. Além do pagamento em si, temos a informação do afastamento. Se “trabalhar” é diretamente proporcional a “gozar férias” significa que ele vai ficar afastado da empresa por determinado período.

Logo, além de informar o pagamento, você deve informar também o afastamento. Se você é cliente da Fortes Tecnologia e utiliza o Fortes Pessoal, você não precisa se preocupar, pois no ato em que você cria as férias do trabalhador, o próprio sistema trata de enviar o afastamento de férias de forma automática.  

A folha de 12/2018 também deve ser enviada?

A obrigatoriedade começou, na verdade, em 10 de janeiro de 2019.

No entanto, se a folha de dezembro de 2018 foi paga dentro da competência de janeiro, até o 5° dia útil essa folha também deve ser declarada ao eSocial – visto que o pagamento ocorra dentro do primeiro mês de obrigatoriedade.

Cronograma de implantação do Grupo 3

Não custa lembrar que o comitê diretivo do eSocial determinou os empregadores do Grupo 3 como, por exemplo, micro e pequenas empresas que são aquelas com faturamento de até R$ 4,8 milhões. Inclusive, o empregador pessoa física também deve enviar as informações da primeira fase até 09 de abril de 2019. Veja o cronograma completo em nosso artigo sobre o novo cronograma do eSocial e as principais mudança nas datas de entrega da obrigação.

As  informações exigidas na segunda fase do eSocial como, por exemplo, os dados dos trabalhadores e seus vínculos devem ser transmitidas a partir do dia 10 de abril.  E folha de pagamento passa a ser comunicada obrigatoriamente ao eSocial, a partir de 10 de julho de 2019.

Qual a diferença entre informar remuneração e pagamento?

Esse é um dos pontos mais importantes dessa etapa. Lembra das obrigações exigidas antes do eSocial? Vamos lá!

Vou me concentrar nas duas que tem total relação com nosso assunto.

Mensalmente, você informa a GFIP para o devido recolhimento da contribuição previdenciária e FGTS e, anualmente, declara DIRF com os rendimentos do trabalhador referente ao ano anterior. Bom, isso é basicamente o que você vai continuar informando, mas de um modo um pouco diferente.

O INSS e FGTS você vai continuar informando mensalmente, mas o que você declara na DIRF, passa a ser declarado todo mês e não mais anualmente.

O eSocial quer saber qual foi a remuneração gerada na competência e quando ocorreu o seu pagamento. Vejamos um exemplo:

Suponhamos que na competência de janeiro, o empregado trabalhou normalmente e também fez horas extras. A remuneração do mês de janeiro é a soma do seu salário+ as horas extras.

O total da remuneração será utilizada como base de cálculo para o devido desconto da contribuição previdenciária, popularmente conhecida como desconto de INSS, além do cálculo do FGTS.

Remuneração do trabalhador

Essa remuneração, denominada como Remuneração de trabalhador representada pelo código 1200, deve ser declarada ao eSocial na competência em que ocorreu o trabalho, no nosso exemplo, na competência de janeiro.

Para ficar mais claro na sua cabeça, pense na Remuneração de trabalhador como se fosse GFIP, pois na GFIP você informa a remuneração do empregado para o devido recolhimento da contribuição previdenciária e FGTS. Acredito que assim ficou mais claro, não foi?

A DIRF no eSocial

Agora, imagine que o pagamento dessa folha de janeiro, aconteceu na verdade no quinto dia útil de fevereiro, já que a lei permite tal situação.

Nesse caso, o eSocial quer saber não somente o que foi pago, mas também em que data essa folha foi paga. Para enviar essa informação o eSocial determinou a utilização de outro arquivo.

Esse arquivo é denominado como Pagamentos de Rendimentos do Trabalho representado pelo código 1210 e deve ser enviado no mês em que de fato ocorreu o pagamento.

Perceba que estamos falando aqui sobre o pagamento (rendimento) para o possível desconto de IRRF. Digo possível, porque mesmo que não haja desconto, o eSocial quer saber qual foi o valor do rendimento e em que momento foi pago, ou seja, as informações declaradas na DIRF, passam a ser exigidas mensalmente.

Em regra, todo mês o trabalhador terá dois arquivos enviados ao eSocial. Um com a remuneração e outro com o rendimento e devida data de pagamento.

É possível o envio apenas um dos arquivos ao eSocial?

Totalmente possível! Imagine que determinado trabalhador recebeu o pagamento da folha ainda dentro do mesmo mês. Por exemplo, folha de janeiro paga em 31 de janeiro de 2019.

Agora imagine que no mês de fevereiro esse mesmo empregado vai gozar férias o mês inteiro, mas como você sabe o pagamento deve ocorrer até dois dias antes, então, o pagamento ocorreu no dia 30 de janeiro.

Logo, na competência de janeiro, teremos o envio dos dois arquivos, ou seja, do 1200-Remuneração com a informação somente da folha de janeiro e o arquivo 1210-Rendimentos, com o pagamento da folha e das férias.

Já no mês de fevereiro que foi o gozo das férias deverá ser informado apenas o 1200-Remuneração onde serão informados o valor referente as férias, para o devido recolhimento da contribuição previdenciária e FGTS.

Como são informados esses dois arquivos no Fortes Pessoal?

Mais simples do que você! O primeiro passo é encerrar os pagamentos, por exemplo, o encerramento da folha, que fica em movimentos>folha de pagamento>encerrar. Já no caso das férias, fica em movimentos>férias>encerrar.

Após o encerramento vem o segundo passo. O controle de competência, que fica em Movimentos > eSocial > Controle de Competência.

Nessa tela, após clicar em novo, você deve ter visto as opções de Remuneração e Pagamento. É exatamente nesses dois campos onde acontece tudo que comentei até aqui.

Ou seja, em remuneração serão informados os valores que servirão para a contribuição previdenciária e FGTS, como se fosse a GFIP. Já o campo de Pagamento para os valores de rendimentos, onde indica a data do pagamento da folha, como se fosse a DIRF.

Quando você clicar em ok o sistema faz o envio de tudo, e após envio vem o ponto crucial de todo esse processo, o fechamento.

Enviei a folha de pagamento até o dia 7. Consegui cumpri obrigação?

Sinto te dizer, mas não. A obrigação só estará de fato cumprida, quando você realizar o fechamento da competência. Para você que é usuário do Fortes Pessoal, o procedimento é bem simples.

Após o envio dos empregados através da ferramenta de Controle de Competência, basta clicar no botão encerrar.

E não esquece, você tem que fazer isso até o dia 07 do mês subsequente.

Como enviar as rescisões no Fortes Pessoal?

Sim. Perceba que o controle de competência não é utilizado somente no final do mês, quando você tem folha de pagamento para enviar.

Logo, caso ocorra desligamentos do decorrer do mês, você precisar enviar essas rescisões pelo controle de competência. Isso ocorro porque as rescisões têm um prazo especifico que é de 10 dias contados a partir do desligamento.

Então, ocorrendo a primeira rescisão você precisa encerrá-la em movimentos>rescisão>encerrar. Em seguida deve incluir a competência da rescisão no controle de competência. Ao dar OK a rescisão será enviada.

O detalhe importante é que no caso das rescisões, não há necessidade imediata do encerramento.

Entenda também como funciona os desligamentos no eSocial e saiba como informar corretamente.

Não tenho folha de pagamento. Preciso enviar alguma coisa?

Com certeza. O eSocial precisa saber que sua empresa não teve nenhuma movimentação. No Fortes Pessoal, lá no controle de competência, basta indicar que não houve movimentação e em seguida fazer o encerramento da competência.

Bom, aqui foram apenas algumas dicas sobre essa etapa não importante exigida pelo eSocial. Obviamente que existem muitos outros detalhes importantes que merecem sua atenção.

Para você que é contador, é de suma importância a nota orientativa 2019.14, onde você encontra vários esclarecimentos sobre a utilização do certificado digital de forma correta de modo a evitar possíveis problemas jurídicos em relação às informações de seus clientes.

Por isso, é fundamental a leitura do Manual de Orientação do eSocial, além das nossas matérias, webinars, vídeos, entre outros fortes de informação. Assim, você vai dominar tudo sobre o eSocial e ficar livre de possíveis multas e penalidades. Não esqueça que além desses conteúdos você ainda ainda tem disponível o suporte do próprio eSocial por meio da central de atendimento 0800 730 0888