Empresa de transportes rodoviários com abrangência em 12 estados brasileiros e no Distrito Federal, a Expresso Guanabara não teve dúvidas quando precisou encarar a implementação do eSocial. Convocou a equipe de soluções da Fortes Tecnologia que já participou dos projetos de implementação do SPED e das Notas Fiscais Eletrônicas.

Com a confiança construída em mais de 25 anos de parceria, as duas empresas conseguiram organizar o cadastro de mais de 2.300 colaboradores espalhados pelo Brasil e modernizar com sucesso a contabilidade trabalhista da companhia.

Vale a pena conhecer um pouco mais dessa história de sucesso, que demonstra como um trabalho bem-feito pode ser transformador para um negócio. Continue lendo e confira!

Enfrentando os desafios da implementação do eSocial

Desenvolvido pelo governo para substituir 15 declarações, unificando todas as informações trabalhistas em um único sistema, o eSocial está em vigor desde janeiro de 2018 para grandes empresas, com faturamento acima de R$ 78 milhões, em 2016. Simplificando a burocracia envolvendo obrigações principais e acessórias, tanto para os times de contabilidade como para o governo.

Para as demais empresas, o prazo de implementação do eSocial foi maior: a obrigatoriedade de parte das informações começou em julho de 2018 e termina em novembro do mesmo ano. Já os órgãos públicos têm até maio de 2019 para estarem totalmente regularizados.

A importância de um software de gestão

Com o eSocial, dados que antes podiam ser registrados até mesmo no papel tem agora um caminho único para chegar ao governo. Por isso, é essencial que as empresas se adequem à plataforma com um software de gestão de pessoas próprio para isso. A única exceção é para o empregador doméstico, que pode fazer a gestão dos dados apenas com o site do eSocial.

Apesar de ter sido criado para facilitar a contabilidade dos negócios, a implementação do eSocial não é uma tarefa simples: não é à toa que os prazos de efetivação da novidade foram adiados mais de uma vez.

“O eSocial, quando surgiu, veio como um desafio. E, claro, como todo produto novo, requer um bom planejamento. Em cima disso, foram feitas várias reuniões pra gente conhecer o produto”, conta Flávio Bandeira, Gestor de Tecnologia da Expresso Guanabara.

Expresso Guanabara e a adesão aos projetos pilotos

Não foi a primeira vez que a Expresso Guanabara foi pioneira em um projeto piloto do governo. Mas, assim como nas ocasiões anteriores, a empresa contou com o apoio de um parceiro que domina tanto as dificuldades técnicas envolvidas nesse tipo de solução como os contratempos distintivos da própria contabilidade.

“A Expresso Guanabara costuma participar dos projetos pilotos do governo. Assim foi nos SPEDs e também nas notas eletrônicas. E a Fortes sempre está ao nosso lado nas parcerias de piloto”, explica Angélica Lopes, Controller da Expresso Guanabara.

Os desafios do projeto eSocial

Entre os múltiplos desafios técnicos e organizacionais que envolvem um projeto desse porte, destaca-se a dificuldade de reunir dados confiáveis e atualizados sobre uma grande quantidade de trabalhadores que não estão em uma mesma sede, mas, sim, espalhados em cidades de 12 estados brasileiros e do Distrito Federal.

“Nosso grande desafio na implementação do eSocial foi conseguir manter todo o cadastro de 2.300 funcionários atualizado. Então, o grande sucesso foi essa parceria entre a Fortes, a Guanabara e todos os setores querendo fazer com que o projeto desse certo”, considera Angélica.

Integrando os diferentes setores da empresa

Por ser uma solução tecnológica, o eSocial demanda um forte alinhamento entre os setores de tecnologia, recursos humanos e a gestão do negócio. É essencial compreender o que está sendo feito e como as decisões tomadas no processo de implementação podem impactar o trabalho de todos.

Qualquer divergência ou informação mal compreendida pode resultar em uma imprecisão no sistema e o fracasso na entrega do eSocial, o que resulta não apenas em multas, mas, também, em uma percepção distorcida da realidade trabalhista da empresa. Por essa razão, a Expresso Guanabara desenvolveu um verdadeiro comitê para lidar com o processo.

“Em cima dos desafios, toda a equipe reunida, semanalmente, elencava quais eram as dificuldades, distribuía essas atividades, que eram comentadas por grupos criados em redes sociais e até de e-mail. Nessa participação, sempre havia alguém ou uma equipe inteira da Fortes Tecnologia”, relembra Flávio Bandeira, com gratidão pela parceria.

Uma boa parceria é feita de trocas e conversas abertas, em que os dois lados se envolvem e conseguem trabalhar de forma coordenada visando um mesmo objetivo. E para que isso seja feito da melhor forma possível, Flávio deixa um recado:

“Nunca deixe de envolver o seu parceiro, no caso a Fortes Tecnologia. Toda e qualquer ação deve ser partilhada, conduzida e, se for o caso, até permissionada por ela”, aconselha o diretor de tecnologia, completando: “eu indicaria fortemente a Fortes Tecnologia”.

Construindo valor juntos

Não é só o time de tecnologia que reconhece e agradece a participação da Fortes Tecnologia no desafio de implementação do eSocial na Expresso Guanabara. Para a equipe de RH, a ajuda da Fortes foi crucial para o sucesso que colocou a empresa na vanguarda da tecnologia de contabilidade no país.

“Nosso grupo é muito grande, praticamente todo o Brasil, e a Guanabara dando esse salto mostrou sua competência. Lógico que, sem a presença da Fortes aqui, nada seria possível”, agradece Edvan Barbosa, gerente de Recursos Humanos da Expresso Guanabara.

O desafio das informações de mais de 2300 colaboradores

E, de fato, contar com todas as informações trabalhistas de 2.300 pessoas, espalhadas pelo Brasil, em um único sistema centralizado, é uma grande conquista, que gera valor verdadeiro para o RH. Representa um sucesso em uma tarefa desafiadora, que ainda é um obstáculo para muitas empresas brasileiras.

Essa vitória não é só da empresa que implementa o sistema e nem daquela que contrata o serviço, mas, sim, de uma parceria forte em que cada um participa com sua especialidade e juntos entregam um resultado com excelência em todos os aspectos.

“A parceria com a Fortes veio para ficar. Realmente, consolidar nosso trabalho. A Fortes está disponível a nos ajudar e isso tem feito valer a pena nossa relação”, conclui Edvan.

E a sua empresa, já está entregando o eSocial corretamente? Entre em contato com a gente e descubra como essa responsabilidade pode ser muito mais simples e prática com o suporte da Fortes Tecnologia!

Veja o depoimento completo no vídeo.