Se você gerencia um escritório de contabilidade, com certeza entende como a implementação de novas tecnologias é importante para o sucesso do negócio de forma geral. Uma das tendências mais modernas aplicadas no escritório é o chatbot.

Essa é uma tecnologia no mercado contábil capaz de constituir diferenciais competitivos aos escritórios do ramo, já que traz vantagens aos clientes internos (colaboradores) e externos (consumidores).

Para informar você sobre o assunto, trazemos neste post o conceito e o funcionamento do chatbot, instruímos como usar essa ferramenta em um escritório contábil e explicamos quais os seus reflexos para o negócio. Confira!

O que é o chatbot e como ele funciona?

Chatbot é um termo em inglês que significa robô (bot) de conversa (chat) e, como seu nome indica, é uma tecnologia que troca mensagens com os usuários autonomamente, ou seja, somente uma das partes da conversa é humano (o cliente).

Na prática, a empresa cria mensagens prontas que responderão às perguntas feitas pelos usuários, além de desenvolver funcionalidades que permitam que ele interaja bem com o site por meio do chatbot. Isso traz inúmeras possibilidades, já que o cliente pode:

• consultar honorários, promoções, planos e horário de atendimento;
• fazer agendamentos;
• obter informações sobre o escritório e os seus serviços;
• redirecionar-se à parte do site mais adequada;
• pesquisar pagamentos e registros;
• entre diversas outras funcionalidades.

A ferramenta pode ser implementada em diferentes tipos de chats, como o WhatsApp Business, Facebook Messenger ou o sistema chat oficial da empresa, que geralmente se encontra na página principal do site do escritório.

Essa ideia se tornou mais popular depois que o Facebook anunciou que as organizações poderiam usar chatbot nas janelas de conversa de suas páginas oficiais. A inovação foi um sucesso e contribuiu para o atendimento das empresas.

É possível usar a inteligência artificial para que, conforme interage com os clientes, o computador aprenda a gerar novas mensagens de forma automática. Porém, essa técnica é excepcionalmente avançada e ainda precisa de mais desenvolvimento.

Também é viável dar uma personalidade ao chatbot, podendo ter uma linguagem mais formal ou descontraída. Assim, se o escritório tem uma forma específica de se comunicar com o cliente, basta formular as respostas de forma que elas se adequem melhor ao seu público-alvo.

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Como usar o chatbot no seu escritório contábil?

Em um escritório contábil, essa é uma tecnologia bastante útil para manter um contato contínuo com seu público. Uma de suas funções é a solução de dúvidas sobre temas contábeis. Como esses últimos podem ser complexos e extensos, as pessoas têm constantes dúvidas sobre prazos, conceitos, terminologias etc.

Para aumentar a agilidade na solução dos problemas do cliente, você poderá deixar respostas prontas para eventuais perguntas que sejam feitas. Isso também ajuda os contadores e os colaboradores a encontrar soluções mais rapidamente.

Por exemplo, quando o usuário pergunta ao chatbot qual é o prazo para enviar determinado documento fiscal, o robô dará a resposta clara e correta imediatamente. 

Outra utilidade que auxilia na rotina contábil consiste nos agendamentos. Muitas vezes, o cliente deseja falar ou agendar um horário no qual o contador esteja livre para solucionar algum problema. Como o chatbot está disponível durante 24 horas na plataforma ou domínio do escritório, isso se torna plenamente possível, bastando que o robô esteja sincronizado com a agenda dos contadores.

Também é possível solicitar opiniões, feedbacks, reclamações ou sugestões pelo chatbot, o que torna a tecnologia uma poderosa aliada para medir o nível de satisfação dos seus clientes.

Para aproveitar essa tecnologia, o escritório pode contratar uma ferramenta de conversação ou implementar um sistema de gestão que inclua o chatbot. Mas, para que ele consiga satisfazer as necessidades do seu negócio, é importante analisar determinados aspectos da tecnologia antes de fazer a contratação. Os elementos que devem ser analisados são:

• tempo que ele fica disponível para os usuários;
• facilidade de programação;
• flexibilidade na execução de campanhas — permitir diversas funções;
• qualidade no suporte da fornecedora — velocidade e qualidade no atendimento se você tiver algum problema com a ferramenta;
• prazo para implementação do sistema.

Por que usar o chatbot na contabilidade?

Ressalta-se que o chatbot não substitui completamente o atendimento humano, e é possível que o usuário seja redirecionado a um atendente, caso seja necessário. Entretanto, ainda se trata de um instrumento que pode trazer muitas vantagens ao negócio. Saiba quais são elas nos tópicos abaixo.

Redução de custos

A redução de custos é obtida quando você reduz os custos administrativos — capital humano — para realizar o atendimento. A economia ocorre pelo fato de que muitas dúvidas e problemas serão resolvidos autonomamente pelo chatbot.

Esse benefício permite que você necessite de menos pessoal no setor de atendimento e os aloque em funções mais estratégicas nos processos de um escritório contábil.

Maior engajamento

Diferentemente do que muitos pensam, o chatbot não deixa a conversa robotizada ou prejudicada. A tecnologia consulta seu banco de dados para obter informações como pagamentos, nível de satisfação e histórico de contratações, além de personalizar o diálogo para melhor agradar cada cliente.

Tudo isso é feito de acordo com a linguagem adotada pelo escritório, o que reforça a identidade de marca, melhora o relacionamento dos compradores com a empresa e potencializa as campanhas de marketing.

Melhora na qualidade do atendimento

Um computador trabalha um grande volume de dados instantaneamente. Diante desse fato, o chatbot consegue tornar o atendimento mais ágil, já que ele buscará e fornecerá as informações de forma imediata.

A qualidade também é aumentada quando o escritório disponibiliza serviços durante tempo integral, tratando-se de um serviço que está sempre à disposição para solucionar os problemas dos seus clientes.

Escalabilidade

Um problema geral dos escritórios consiste no fato de que, conforme ele cresce, maior será a carteira de clientes a serem atendidos. Mas como um grande volume dos atendimentos é feito automaticamente pelo chatbot, o escritório consegue expandir seus serviços e seus clientes sem aumentar os custos na mesma proporção.

O chatbot é uma tendência bastante útil para os escritórios de contabilidade, já que reduz custos e contribui para a satisfação de seus clientes simultaneamente. Entretanto, é necessário contratar um sistema de gestão completo e que disponibilize a funcionalidade de chatbot.

Conheça ainda mais sobre as tecnologias no ramo participando do nosso webinar sobre contabilidade digital! Nele explicamos como usar a tecnologia de forma inteligente a favor do seu escritório.