Realizar com precisão a análise das entradas e saídas dos produtos armazenados é imprescindível para o controle do estoque. Contudo, é comum nos depararmos com empresas que não realizam essa gestão de forma eficaz, apresentando divergências de informações que podem comprometer a saúde financeira de um negócio.

Outro deslize bastante comum entre os empreendedores é não criar padrões para o cadastramento de produtos. Esse erro acontece, sobretudo, quando a unidade de medida da entrada for diferente da unidade de medida da saída, gerando informações equivocadas e que podem comprometer a gestão das empresas.

Para reduzir essa margem de erro, é imprescindível realizar monitoramentos constantes, além de investir em soluções tecnológicas, capazes de gerenciar em tempo real tudo o que acontece no estoque de uma empresa.

Neste artigo, explicaremos o que é o controle de estoque de empresas e quais são os erros mais cometidos. Além disso, compartilharemos algumas das vantagens do uso de software para essa gestão. Acompanhe!

O que é controle do estoque?

A gestão de estoque é uma função administrativa essencial para que as empresas operem de maneira eficiente e rentável. De maneira resumida, trata-se do controle de todas as entradas e saídas de produtos.

O que nem todos sabem é que controlar um estoque de forma eficaz pode aumentar o faturamento das empresas. Isso acontece, pois a ferramenta permite diagnosticar quais são os itens mais vendidos e quais ficam “encalhados”.

Além disso, com uma boa gestão, é possível reduzir erros cotidianos, como a compra duplicada de insumos e até mesmo o desabastecimento de um negócio.

Quais são os erros mais comuns desse processo?

A seguir, listamos alguns dos equívocos mais cometidos pelos gestores quando o assunto é controle do estoque.

Não realizar o inventário de produtos

Já não é de hoje que os inventários de estoque são uma realidade para esse gerenciamento. Contudo, agora é preciso realizar o monitoramento com mais frequência, preferencialmente em tempo real.

A visão detalhada permite às equipes saberem, a qualquer momento, qual é a real situação do estoque das empresas.

Não criar padrões para o armazenamento

É mais comum do que se imagina encontrarmos empresas que não registram as entradas de mercadorias de forma padronizada, ou seja, um mesmo produto pode ser cadastrado várias vezes e com códigos ou descrições diferentes.

Não encontrar produtos em estoque está entre os problemas que esse erro pode ocasionar. Além disso, ao registrar de formas diferentes um mesmo item, você raramente saberá o que exatamente tem ou não em seu estoque.

Portanto, é fundamental criar um padrão de código e descrição para cada produto. Dessa maneira, será mais simples gerenciar o armazenamento e melhorar os resultados financeiros da empresa.

Não usar softwares de gestão

Muitos empresários ainda optam por fazer controles manuais das entradas e saídas de produtos. Contudo, além de demandarem muito tempo, controles manuais estão mais sujeitos a erros — isso pode prejudicar bastante a gestão de um negócio.

Diante disso, a utilização de softwares voltados para o controle de estoque é ideal para garantir precisão e agilidade nesse processo. Hoje, o mercado dispõe de inúmeras soluções que se adequam de acordo com as necessidades de cada empresa.

Com elas, podemos ter acesso a informações como os índices de produtos mais e menos vendidos, quais são períodos de pico de vendas, entre outras informações valiosas.

É o caso do Fortes Compra e Estoque, que reúne funcionalidades que permitem a gestão de custos, fornecedores, entradas e saídas, entre outros mecanismos — como você entenderá melhor mais à frente.

Não abastecer de forma correta a empresa

O processo de abastecimento é extremamente importante para a gestão do estoque e pode ser decisivo para o sucesso de um negócio. Se o setor de compras adquirir itens em excesso, faltará espaço para o armazenamento e, consequentemente, terá investido em vão nessa compra. Caso a compra seja menor do que o necessário, a empresa ficará desabastecida e poderá perder vendas por conta desse erro.

Para contornar essa situação, é importante que o setor de compras esteja alinhado com o gestor de estoque e também com o departamento de vendas, para ter uma visão ampla das necessidades da empresa naquele momento.

Manter em estoque produtos com baixa procura

Um produto que não vende é dinheiro parado em uma empresa. É por isso que manter itens com baixa procura estocados é um dos erros mais comuns cometidos pelos empresários.

Entretanto, com uma boa gestão de estoque, é possível identificar todas as entradas e saídas de produtos, entendendo quais itens estão encalhados e como criar formas de estimular sua venda. Com esses levantamentos podemos, inclusive, diagnosticar se é ou não vantajoso manter determinados itens no mix de produtos da empresa.

Como um sistema de controle de estoque pode auxiliar nessa tarefa?

Para melhorar o controle na sua empresa, a Fortes Tecnologia possui o Fortes Compra e Estoque, um sistema que permite o controle de estoque e gerenciamento de fornecedores com facilidade e precisão.

Entre seus recursos, o software dispõe de um cadastro de unidade de medida com fator de conversão, que pode, por exemplo, ser usado para calcular a quantidade de itens no momento da saída do estoque.

Saiba como utilizar esse recurso no sistema:

• marque a configuração desejada;

• descreva as unidades de medida no cadastro de itens;

• informe o valor de conversão para cada unidade;

• selecione, no momento da saída dos produtos, a forma que determinado item sairá do estoque (peça, quilos, caixa, entre outros);

• por fim, com o valor de conversão informado, o sistema identificará qual a quantidade exata de produtos que estão saindo do estoque.

Além de dinamizar o processo de gestão, essa funcionalidade permite aos gestores terem acesso à real situação do estoque com a precisão necessária para aumentar a lucratividade da empresa.

Com a concorrência cada dia mais acirrada, é fundamental que os empreendedores invistam em diferentes soluções para melhorar aspectos operacionais e se tornarem mais competitivos no mercado. Como é o caso do controle do estoque que, com um bom gerenciamento, pode reduzir gastos desnecessários e aumentar a rentabilidade das empresas.

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