Gerenciar as tarefas e otimizar o tempo para alcançar uma maior produtividade e um melhor desempenho é um grande desafio para muitos empreendedores. O dia a dia é cheio de inúmeras responsabilidades que, em muitos casos, não são gerenciadas de forma adequada. Por isso, no post de hoje, vamos falar sobre gestão do tempo.

São relatórios para elaborar, e-mails para responder, processos para acompanhar e uma infinidade de obrigações que sobrecarregam o gestor, que acaba não conseguindo ser produtivo nessa rotina.

Uma gestão do tempo no trabalho ineficaz impossibilita que os profissionais identifiquem os maus hábitos que prejudicam sua performance, já que não conseguem classificar entre as atividades que desempenham o que é importante e o que é urgente, além de não ter objetivos de longo prazo que os estimulem e motivem.

Isso faz com que muitos empreendedores cometam erros prejudicando o cumprimento das tarefas diárias e, consequentemente, o alcance de melhores resultados. Pensando nisso, levantamos os principais equívocos que impactam numa gestão do tempo eficiente. Fique de olho!

Erros que prejudicam sua gestão do tempo no trabalho

Listamos aqui os 5 principais erros que comprometem a produtividade da sua equipe. Identifique quais deles o seu time comete e mude este cenário o quanto antes.

1) Não delegar tarefas

“Deixe que eu faço. Vai ser muito mais rápido”. Muitos empreendedores não conseguem delegar tarefas e ficam sobrecarregados, deixando de assumir responsabilidades maiores e, por vezes, mais urgentes. Isso faz com que os gestores acumulem funções, maus resultados e estresse.

Cada um, inclusive os líderes, deve saber gerenciar o seu tempo e pegar para si o número de tarefas e compromissos que conseguirá entregar — é essencial que as atividades sejam partilhadas entre os funcionários. Mais que isso, é preciso entender que, para que a empresa cresça, o gestor precisa delegar e ensinar a equipe a pensar — e não apenas a receber ordens.

Saber monitorar a tarefa delegada é outro ponto fundamental para a gestão do tempo. A comunicação entre o gestor e seus colaboradores deve ser clara e objetiva durante todo o processo — não se deve ordenar algo sem que o subordinado entenda exatamente o porquê.

• Diferença entre custo e despesa: entenda a importância de cada um
• Fiscalização tributária: 7 dicas que vão te ajudar no momento da inspeção
• Ativos e passivos financeiros: o que são e qual a diferença entre os dois?
• Como organizar o financeiro de uma empresa?
• Principais cargos do setor financeiro: veja quais são e a média salarial

2) Não estabelecer prioridades na gestão de tempo no trabalho

Inúmeras responsabilidades e obrigações preenchem a agenda de gestores e nem sempre é simples definir aquelas que dependem de uma decisão imediata e que, portanto, são prioritárias.

Não é fácil saber priorizar, especialmente quando o dia a dia contém uma enxurrada de tarefas urgentes. No entanto, para manter o controle e a organização dos processos é essencial aprender a hierarquizar tarefas de forma eficaz para gerenciar melhor o tempo disponível.

Para administrar melhor o tempo, o gestor pode identificar aquelas tarefas prioritárias e separá-las entre importantes e urgentes, ou seja:

• Tarefas que precisam de atenção imediata e, portanto, devem ser priorizadas;
• Tarefas urgentes, mas que não são importantes;
• Tarefas que não são urgentes e nem importantes, porém, devem ter um prazo para serem realizadas.

3) Usar metodologias e ferramentas arcaicas

Organizar melhor o tempo pode ser mais fácil quando o empreendedor passa a utilizar ferramentas e metodologias que auxiliam este processo. Atualmente existem inúmeros aplicativos disponíveis que facilitam o planejamento da rotina organizacional, além de modelos de metodologias simples de aplicar.

Mudar hábitos e inserir um processo de planejamento do tempo na rotina da empresa não é algo simples. Os resultados costumam aparecer após algumas semanas e é preciso uma revisão periódica para conseguir mensurar todo o sucesso da implementação.

 Entre alguns aplicativos e ferramentas se destacam:

Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência)

Prioriza problemas e estabelece planos de ação, que podem ser divididos em três graus — G (gravidades) U (urgências) e T (tendências). Para cada descrição do problema é estabelecida uma nota que quantifica as informações de acordo com o grau de prioridade.

Gráfico de Impacto x Esforço

Ajuda o gestor a priorizar as ações urgentes. Este tipo de método é ideal para quem deseja programar tarefas, já que divide aquelas de baixo esforço (fácil) e alto esforço (difícil) em relação ao alto impacto e baixo impacto.

GTD (Getting Things Done) ou “Fazer Acontecer”

É voltado para o planejamento. Esta metodologia leva em consideração o estabelecimento das ações e o que levará a atingir o objetivo final.

A GTD se divide em 5 estágios:

• Recolher: tarefas, ideias, recursos;
• Processar: analisar os inputs e estabelecer compromissos;
• Organizar: facilitar o acesso às informações;
• Executar: realizar as tarefas estabelecidas;
• Revisar periodicamente: rever, monitorar e revisar continuamente.

4) Ter a caixa de e-mail desorganizada

Diariamente são centenas de e-mails recebidos e enviados para clientes, fornecedores, equipe de projetos e tantos outros usuários. Na falta de organização a caixa de entrada acaba ficando bagunçada e o gestor passa a não ter mais controle do que foi respondido, ignorado ou até mesmo excluído.

A situação se complica ainda mais quando dados e informações importantes precisam ser encontradas e o gestor perde tempo para encontrá-las. Organizar a caixa de entrada é, portanto, essencial para ter todos os compromissos sob controle e para evitar que algum deles seja esquecido.

Reserve uma parte do dia para ler os e-mails e criar mecanismos que possam evitar que as mensagens se acumulem, como o uso de pastas e utilitários que facilitam a organização.

Uma boa dica de gestão do tempo para tornar a caixa de entrada mais eficiente é criar grupos de assuntos — contas a pagar, financeiro, cliente X e cliente Y, por exemplo. Sempre que encontrar algum e-mail que precisa ser arquivado, faça isso de imediato, além de excluir aqueles que são inúteis.

5) Não fazer uso de plataformas integradas

Monitorar cada setor da empresa individualmente, analisando relatórios gerados de forma isolada e sem a devida integração com outras informações de outros departamentos é um grande erro de muitos empreendedores.

Para que um planejamento seja assertivo e os recursos aplicados de forma adequada, seguindo as metas determinadas, é fundamental que a empresa passe a aderir à automatização dos processos através de plataformas integradas.

Por muito tempo, empreendedores adotaram controles físicos feitos a partir de livros de anotações ou de planilhas eletrônicas. Tais métodos não são mais suficientes para tomar decisões e se mostram deficitárias conforme o negócio cresce.

Sem um sistema integrado muitas empresas ligam o “alerta vermelho” e o resultado não é nada positivo: demora no tempo de resposta, insatisfação dos clientes, perdas financeiras em processos que poderiam ser mais ágeis, entre outros.

 Um sistema ERP proporciona:

• Padronização de processos: as informações geradas por todos os departamentos passam a integrar um único sistema, economizando tempo, aumentando a produtividade e eliminando erros e falhas manuais;
• Gestão unificada: possibilita que o gestor visualize os resultados consolidados e individuais de diferentes departamentos e, em alguns casos, até mesmo de diferentes filiais para uma gestão unificada;
• Reduz erros: facilita o fluxo de processos dentro da empresa e mantém um histórico das ocorrências. Com isso, o gestor pode identificar as falhas que ocorreram e estabelecer ações a serem tomadas para não aconteçam novamente, assim como planejar melhor os recursos necessários para seu cumprimento.

 Entre outros benefícios do uso de uma plataforma integrada estão:

• Eliminação do retrabalho e das tarefas manuais;
• Otimização do fluxo de informação;
• Redução dos custos e riscos;
• Automatização dos processos;
• Otimização do tempo;
• Maior controle sobre todas as operações da empresa.

E então? Nosso post foi útil para você? Que tal compartilhar suas experiências de gestão do tempo no trabalho? Somos referência no mercado e se precisar de ajuda para otimizar os resultados na sua empresa, você pode contar com a gente.