A tecnologia é uma grande aliada das organizações e existem diversas ferramentas desenvolvidas para atender aos diferentes anseios de uma empresa. Entre elas, uma das mais essenciais é o software de RH. Há empresários que entendem que a utilização desses softwares personalizados consiste em um mero luxo e deixam de adquiri-los, mas dificilmente a empresa conseguirá se manter competitiva no mercado sem implementá-los.

O uso desse sistema fornece benefícios como redução de custos, aprimora a segurança do negócio, contribui na condução de processos, aumento da qualidade de produtos e serviços, otimiza tempo operacional e possibilita uma análise antecipada e estratégica dos dados gerados.

Quer saber mais sobre o software de RH? Nesta leitura, abordaremos seu conceito, funções, benefícios, e mostraremos como sua implementação contribuirá para a criação de um diferencial competitivo para o seu negócio. Confira!

O que é e qual a função do software de RH?

Se trata de um software que automatiza os processos da empresa. Com ele, as atividades repetitivas e operacionais são efetuadas de forma mecânica por meio de um computador. É de vital importância não confundir esses sistemas com planilhas do Microsoft Excel, pois, apesar de esse programa ser útil, suas funções são básicas e limitadas. Por outro lado, os softwares para RH são completamente customizados para atender às necessidades do negócio.

Bons desenvolvedores se preocupam com a economia, criam painéis de controle intuitivos, implantam constantemente novas funcionalidades e permitem a integração com outros sistemas.

Por exemplo, um sistema RH possibilita realizar a integração com outro sistema, capaz de adequar a empresa ao eSocial e automatizar a folha de pagamento dos colaboradores. Isso faz com que a comunicação entre os departamentos de DH e Pessoal flua de forma ágil e precisa, acelerando os processos e proporcionando produtividade para a organização.

Qual a sua importância para a empresa?

Conforme uma empresa cresce, maiores e mais complexos se tornam os relatórios, cadastros e planilhas que devem ser trabalhados pelos colaboradores.

Com o transcorrer do tempo, as atividades se tornam extensas ao ponto de ser necessário contratar vários funcionários para executá-las, além de que eles se sobrecarregarão com operações estressantes e detalhadas, o que aumenta a probabilidade de erros.

É nesse cenário que os softwares de RH se tornam essenciais para o desenvolvimento de uma empresa, pois a aquisição de uma ferramenta adequada a realidade da empresa, propõe diversos benefícios para o DH, otimiza as atividades e deixa mais eficientes e eficazes, agregando mais resultados para a organização.

Quais são os benefícios do sistema de gestão de RH?

Evita erros

O primeiro benefício da tecnologia consiste na minimização dos erros cometidos por funcionários. É inevitável que pessoas cometam erros de cálculos ou atrasem algumas entregas, principalmente, em trabalhos estressantes e que precisam de muito cuidado.

Pequenos erros podem causar onerosos problemas legais, acarretar pagamentos abaixo ou acima dos valores, entre outros, mas não é qualquer tecnologia que resolverá esse contratempo. As planilhas de Excel não são à prova de falha — o usuário pode montar alguma fórmula, célula ou conta de forma equivocada, o que pode até mesmo causar erros em cascata.

O software de RH elimina as chances de erros ao entregar todas as fórmulas montadas na ferramenta. Com isso, o usuário deverá apenas incluir os dados que deseja calcular. Além disso, também realiza entregas de forma automática ou emitirá alertas sobre prazo, se necessário.

Agiliza e otimiza processos

Como várias operações serão mecanizadas, a velocidade dos processos da companhia será multiplicada, o que aumenta a eficiência e produtividade do setor. A automação das operações também permite que os colaboradores se concentrem nas suas atividades principais, o que aumenta a produtividade e qualidade do trabalho.

Além de otimizar os processos organizacionais, o programa agrega valor às práticas de captação, identificação e retenção dos talentos e perfis mais adequados ao negócio, sempre objetivando aliar as políticas de Recursos Humanos da empresa à sua estratégia de crescimento.

Promove a segurança de dados

A segurança é fornecida de diversas formas. Uma delas consiste no sistema robusto de segurança fornecido junto ao software, o que impede que terceiros ajam de má-fé e subtraiam, deletem ou alterem dados da empresa.

Outra forma de garantir a segurança consiste na organização e centralização das informações. Quando uma organização utiliza somente planilhas Excel para controlar os dados, é possível que dados sejam perdidos ou extraviados, como também que ocorram erros no momento de salvar o documento no computador. Ou simplesmente sejam levados quando o colaborador que operacionaliza é desligado da empresa, sem deixar nenhum histórico registrado e passível de poder ser auditado.

Com o software de RH especializado, esse tipo de risco desaparece ao realizar cópias de segurança e salvamentos automáticos, além de centralizar e organizar automaticamente os documentos, o que torna mais fácil a sua procura e acesso.

Aprimora a tomada de decisões

O sistema tem o objetivo de auxiliar na tomada de decisão de forma rápida e segura. Nele, os dados são coletados, processados e transformados em diversos relatórios e indicadores, os quais possibilitam medir e acompanhar os resultados.

De acordo com as informações levantadas, a empresa terá como realizar um plano de ação que permita demonstrar o impacto do desempenho dos talentos profissionais no resultado geral da organização. Além disso, as informações são atualizadas em tempo real, o que permite que o gestor altere rapidamente as suas decisões caso os resultados alcançados não sejam os desejados.

Possibilita que haja um People Analytics

Não se trata de uma realidade de grandes empresas ter alguém que faça a análise dos dados gerados por esses softwares. A necessidade de se antecipar na compreensão dos motivos para os principais problemas das organizações tem tornado cada vez mais vitais. Sem um software de RH não será possível o reconhecimento desses colaboradores de forma assertiva e muito menos a mensuração dos resultados para entender o que os torna engajados, produtivos e felizes no ambiente de trabalho.

Apresenta recursos customizados

É plenamente possível customizar planilhas de Excel e utilizá-las na empresa, entretanto, elas não são capazes de apresentar os recursos adequados para realizar atividades típicas de um departamento. Por exemplo, ferramentas básicas conseguem gerar alertas de férias a vencer, como também gerenciar férias coletivas, controlar afastamentos, entre outras funcionalidades mais complexas.

Os softwares de gestão de RH já são implementados com todas as funções necessárias. Alguns exemplos de recursos e ferramentas garantidos por um bom software são:

• pagamentos: geram a folha de pagamento, férias individuais e coletivas, rescisões de contrato, 13º salário e outros pagamentos de forma prática e simples;
• gerenciamentos: permitem controle fácil de descontos de planos de saúde, de afastamentos, de vale-transporte e refeição, e conferem automaticamente o SEFIP;
• processamento em grupo: geram adiantamento e folha de pagamento para diversas empresas ou setor simultaneamente;
• movimentação em lote: possibilitam transferir seus empregados a empresas distintas, reajustando os salários também em lote;
• obrigações legais: calculam e emitem o GPS no prazo ou atraso, PIS sobre a folha de pagamento e outros arquivos SEFIP, RAIS, DIRF, CAGED, GRFF etc;
• importação: fazem o cadastro e movimentos da RAIS e MANAD de forma simplificada;
• Indicadores de Turnover por cargo e área e gestor, dessa forma a atuação do people analytic ou do próprio gestor de pessoas torna-se mais fácil;
• Custo Per capta de treinamentos por colaborador, para identificar quais colaboradores participam e acompanhar a performance destes;
• Percentual de colaboradores por geração (Baby Boomer, X, Y) para as ações sejam mais assertivas;
• Absenteísmo, Motivos de desligamento, Resultados de Pesquisa de Clima, Elaboração de Plano de Desenvolvimento Individual, são alguns dos indicadores que pode ser acompanhado com um software.

Além do mais, eles cruzam as informações necessárias, mantêm um histórico inteligente de dados e agregam os dados em uma plataforma.

Implementar o software de RH é essencial para qualquer empresa que deseja se destacar no mercado perante os concorrentes, pois seus benefícios garantem a produtividade, segurança e agilidade de diversas operações, além de auxiliar a tomada de decisões pelo gestor.

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