Essencial em qualquer negócio, o departamento pessoal é responsável por assegurar que a empresa se mantenha em dia com a legislação trabalhista vigente. Isso indica que, diferentemente do RH, o setor cuida de processos que, em princípio, são mais burocráticos. Em princípio porque os procedimentos ganham fluidez e dinamismo depois que você aprende a como aumentar a produtividade desse departamento.

A partir de algumas medidas pontuais, é possível destravar o ritmo de conclusão de praticamente todas as tarefas desempenhadas pelo departamento pessoal. Com isso, toda a organização só tem a ganhar.

Quer saber como aumentar a produtividade do departamento pessoal do seu negócio, deixando-o muito mais objetivo e eficaz? Continue a leitura e veja algumas dicas indispensáveis!

Padronize os arquivos

O departamento pessoal é uma daquelas partes da empresa que trabalham muito com gestão documental. Para não se perder em meio à papelada (física ou digital), uma das primeiras ações a serem tomadas consiste na padronização dos arquivos. Para tanto, organização é a palavra-chave, impedindo que a empresa sofra alguma ação trabalhista motivada pelo descumprimento de alguma obrigação, como o recolhimento de INSS.

A padronização dos documentos também facilita a localização de qualquer arquivo, o que é fundamental para agilizar a rotina de trabalho. Afinal, nada melhor do que saber exatamente onde algo está quando se precisa dele. Além disso, a probabilidade de perda de informações diminui consideravelmente. Em suma, a padronização faz com que você elimine a bagunça.

Adote uma ferramenta de gestão

Difícil encontrar alguma empresa de vanguarda atualmente que não utilize alguma ferramenta de gestão. A automatização de processos está ligada à crescente necessidade de as companhias aprimorarem sua eficiência operacional.

Esse, por sinal, é o caminho para que seu negócio mantenha uma posição de destaque no mercado perante as concorrentes. Com uma solução tecnológica completa, as tarefas excessivamente mecânicas passam a ser efetuadas automaticamente.

Isso não só melhora bastante a qualidade do clima organizacional como eleva a dose de credibilidade perante os clientes. No primeiro caso, os colaboradores se sentem menos pressionados a cometer erros que, algumas vezes, podem custar fortunas às empresas. Como consequência, a carga de estresse que recai sobre eles é reduzida. Concomitantemente, os funcionários também se livram de atividades repetitivas e exaustivas. A partir daí o nível de produtividade de cada funcionário aumenta.

Na segunda situação, o público consumidor tende a ser fidelizado, já que a empresa se apresenta plenamente capaz de entregar serviços à prova de falhas humanas. Vale lembrar que a conquista das metas e objetivos previstos no planejamento estratégico da empresa depende desse grau de confiança dos clientes.

Alguns gestores deixam de investir em ferramentas tecnológicas de gestão e vivenciam grandes dificuldades devido à perda de clientes. Por essas e outras razões, você deve se certificar de criar uma reserva financeira voltada a reinvestimentos contínuos no negócio. Essa é a forma mais segura de manter sua empresa em sintonia com as inovações tecnológicas que proporcionam vantagem competitiva.

Faça o controle de ponto eletrônico

Outro aspecto decisivo na melhora da produtividade do departamento pessoal reside na eficácia do monitoramento do fluxo diário de entradas e saídas dos funcionários. Se há alguns anos esse controle era bem complicado, hoje ele é facilitado pela utilização de um sistema de gestão de ponto.

Um fato a ser observado, entretanto, é que não basta introduzir o ponto eletrônico na empresa: é preciso gerenciá-lo da maneira possível. Novamente, a solução do problema se baseia na implantação de um software de gestão, o qual fica integrado ao dispositivo de ponto em si. Desse modo, você garante que a contabilização exata da carga horária de cada funcionário ao longo do mês. A importância disso se reflete no pagamento dos salários e de eventuais horas extras ou criação de um banco de horas.

Portanto, a automatização do controle de ponto eletrônico é igualmente determinante para que a empresa cumpra todas as obrigações trabalhistas. Além disso, o gestor pode acompanhar relatórios detalhados, que facilitam a identificação de anormalidades, como os atrasos frequentes de funcionários.

Importante notar que o controle recai não só no horário de entrada e saída, mas igualmente nos intervalos da jornada de trabalho. Na prática, isso possibilita verificar desvios relacionados às pausas de descanso e almoço com máxima precisão. Com todo o precioso volume de dados gerados pelo programa, basta traçar uma estratégia para amenizar os índices de absenteísmo da empresa.

Atualize as metodologias

Anteriormente, falamos sobre a relevância de se informar a respeito das novas soluções disponíveis no mercado. Tal busca pela inovação de processos deve se tornar um hábito, a ponto de se transformar em uma cultura. No mundo corporativo atual, os gestores sempre devem estar abertos a formas diferentes de se realizar determinada tarefa. Naturalmente, o ideal é que eles instruam os funcionários a fazer o mesmo.

Uma das formas de incentivo para que funcionários procurem atualizações é criar os meios necessários para que eles participem de congressos. Internamente, vale a pena desenvolver um cronograma de palestras e oficinas que contribuam para o aprimoramento operacional.

Esse olhar conectado ao futuro acelera a descoberta de metodologias interessantes relacionadas ao departamento pessoal, como o lançamento de um novo sistema de gestão.

Melhore a comunicação interna

Por fim, faz-se igualmente necessário aperfeiçoar a comunicação interna adotada pela empresa. Nesse aspecto, um dos segredos consiste em priorizar a máxima transparência e objetividade das informações que circulam entre os setores da organização.

Desse modo, todos os colaboradores ficarão cientes das metas e objetivos organizacionais, além do tempo esperado para que isso aconteça. Para que os funcionários ajudem a empresa a eliminar os obstáculos que impedem um crescimento consistente, eles precisam ser atualizados constantemente sobre os resultados do negócio.

No entanto, só isso não basta. É aconselhável que você, como gestor, mantenha um canal direto de comunicação para receber o feedback dos colaboradores da equipe. Muitas vezes, um dos funcionários sabe como resolver um problema aparentemente complicado por meio de uma medida simples. Se não houver autonomia para efetuar o procedimento, ele necessitará de um caminho aberto para conversar com seu superior.

Além dessas dicas sobre como aumentar a produtividade do departamento pessoal da sua empresa, você também precisa atentar às melhores práticas de RH. Uma delas se refere ao processo de atração e contratação de novos talentos para o negócio.

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