O eSocial está revolucionando processos burocráticos relacionados à gestão de recursos humanos nas empresas. Como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), ele já está dinamizando as rotinas de entrega de informações para órgãos públicos. Apesar disso, os desafios enfrentados pelas organizações ainda são muitos. O principal deles é encontrar um solução eSocial adequada às necessidades da empresa.

A utilização de softwares é indispensável para a adesão ao eSocial, mas eles precisam ser compatíveis tanto com os sistemas internos da empresa quanto com o SPED. Esse alinhamento nem sempre é fácil de conseguir.

Muitas organizações estão se adaptando ao ambiente digital por força das novas regras, deixando de observar detalhes importantes, ignorando, inclusive, que a transição também é uma oportunidade para aprimorar processos e rotinas da área. É sobre isso que vamos falar neste artigo. Continue a leitura e saiba como escolher a melhor solução eSocial para o seu negócio!

Quais são as vantagens do eSocial?

Toda transição é difícil, mas, muitas vezes, elas trazem mais vantagens do que problemas. O eSocial é um bom exemplo disso. Instituído em 2014 como um sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, ele previa uma série de mudanças que, inicialmente, não foram bem recebidas pela classe empresarial.

Mudar procedimentos burocráticos tão arraigados requer investimento em treinamento e investimento em sistemas de gestão. Por outro lado, a transmissão das informações seria simplificada. Com o tempo, é fácil perceber que, apesar dos desafios, a mudança traz mais vantagens do que problemas. Entre os benefícios, destacamos os principais

• aumento no controle de processos e informações;

• diminuição de custos para a empresa no longo prazo;

• redução de erros na realização de tarefas e cumprimento das obrigações;

• otimização do tempo dedicado aos processos burocráticos;

• gestão eletrônica de documentos.

Todas essas vantagens só são possíveis por conta da adoção de sistemas de gestão, que são necessários para fazer a transmissão de dados da empresa para a plataforma digital pública.

A solução eSocial precisa ser capaz de facilitar o preenchimento de dados diversos relacionados às rotinas de gestão de pessoas, como informações cadastrais e comunicados de acidente de trabalho, entre outros. Além disso, o sistema deve reunir todos esses dados, processá-los e transmiti-los para o ambiente do eSocial com segurança.

Como escolher a melhor solução eSocial?

O eSocial será mais vantajoso para sua empresa se o sistema adotado facilitar ao máximo as rotinas da gestão de pessoas. Separamos 5 dicas para ajudá-lo a fazer essa escolha. Confira!

Entenda as necessidades da sua empresa

A exigência de adesão ao eSocial atingiu todas as empresas e o setor público sem distinção: a obrigação virá para todos. Nesse amplo conjunto de organizações, existem aquelas que já estavam mais avançadas na implantação desse projeto, enquanto outras ainda nem se programavam para essas mudanças. Para estas, a transição é um pouco mais complexa.

É por isso que cada empresa deve avaliar, primeiro, quais são suas necessidades para escolher a melhor solução eSocial possível. A primeira preocupação dos gestores deve ser analisar todas as exigências previstas no eSocial e verificar aquelas que a empresa ainda não consegue cumprir satisfatoriamente.

Identificando as lacunas, é possível pensar em ferramentas que facilitem o controle e a gestão da informação. É importante lembrar que essa é uma excelente oportunidade para rever e aprimorar processos para aumentar a eficiência do setor. Por isso, fique atento, também, às oportunidades.

Conheça as ferramentas e funcionalidades incluídas no software

Todo sistema oferecerá um conjunto de ferramentas que, obrigatoriamente, devem prever o envio dos dados para o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). A questão é entender quais são as ferramentas oferecidas e se elas fazem sentido para a sua empresa.

Como estamos falando em uma solução eSocial, é importante destacar que um sistema inteligente deve oferecer não só uma interface compatível com os campos de informações exigidos pelo eSocial, mas também mecanismos de alerta para indicar possíveis falhas. É o caso, por exemplo, de cadastros incompletos, que podem gerar multas.

Outros pontos a observar é se o software emite relatórios gerenciais, realiza controles de rotinas do setor e processa informações complexas, como a folha de pagamento. Essas funções podem simplificar as rotinas do setor.

Avalie a integração entre sistemas

A solução eSocial tem um ponto fundamental: a integração entre sistemas. O ideal é que o software seja compatível não só com a plataforma SPED como, também, permita que integrar outros programas já usados pela empresa ou que possam ser, futuramente, adotados. Isso vai simplificar o processo de cadastramento dos dados e transmissão das informações entre processos internos, facilitando as entregas via SPED.

Saiba como funciona o suporte técnico

Por mais intuitivo que seja o sistema escolhido, é natural que a empresa enfrente dificuldades no processo de adaptação. Muitas organizações têm dúvidas nessa fase inicial. A forma como essas questões serão resolvidas é outro aspecto a ser considerado. Procure saber como funciona o suporte da provedora da solução eSocial antes de fechar negócio.

Avalie se a equipe de atendimento está capacitada não só para esclarecer dúvidas sobre o sistema mas, também, se está familiarizada com as regras do eSocial.

Confira a credibilidade do fornecedor

Todos os pontos apresentados anteriormente podem ser comprometidos se a solução eSocial não vier de um fornecedor confiável. A empresa que vai prover um serviço tão essencial precisa ter credibilidade no mercado, concorda? Afinal de contas, a transmissão de dados em ambiente digital depende de rígidos protocolos de segurança.

Então, pesquise bem a reputação da empresa e procure depoimentos de organizações que já adotaram a solução para saber quais são os pontos fortes do programa e de que forma eles podem contribuir para a gestão do seu negócio.

Uma dica adicional antes de escolher a solução eSocial para sua empresa: conheça a interface do sistema e avalie se ela é amigável e intuitiva. Esse é um detalhe que fará toda diferença na adaptação das equipes.

Depois de escolher a solução eSocial, é hora de promover mudanças nos processos internos. Fique no nosso blog e confira os nossos conteúdos sobre eSocial.