A tecnologia trouxe inúmeros benefícios para os contadores, entre eles, a possibilidade de utilização de um sistema de gestão financeira.

Com esses benefícios é possível agilizar as tarefas, reduzir o número de erros e agregar valor ao trabalho, o que reflete na satisfação do cliente e na melhoria dos resultados.

No texto de hoje, falaremos sobre o assunto para que você entenda bem com funcionam esses sistemas, quais as vantagens que eles oferecem e por que você precisa adquirir um para o seu escritório. Confira!

O que é um sistema de gestão financeira?

Os sistemas ou softwares de gestão financeira são programas que permitem que você organize todas as contas da empresa em um só lugar, o que facilita o controle e torna a execução das tarefas mais rápida e menos burocrática.

Neles você consegue registrar todas as contas a pagar e a receber, consegue controlar o fluxo de caixa, a emissão de nota fiscal, o estoque e muito mais. Eles substituem as antigas planilhas do Excel e, ainda, permitem que todas as informações fiquem concentradas de forma organizada e clara.

Quais as vantagens?

Esses sistemas são modernos e atualizados com frequência, então você conseguirá ter uma visão completa da situação financeira da empresa e não dependerá de HD externo, pendrive ou relatório impresso.

Isso porque, como o armazenamento ocorre na nuvem, as informações ficam seguras e podem ser acessadas de qualquer computador, desde que você informe o usuário e a senha.

Isso beneficia tanto a mobilidade quanto o trabalho em equipe, já que todas as atualizações ficam disponíveis em tempo real para todos que tiverem acesso ao sistema.

Além disso, entre as vantagens desses sistemas podemos citar:

Facilidade de organização

Como tudo o que estiver relacionado à situação financeira da empresa estará em um único local, não será necessário fazer a busca em arquivos antigos ou em pastas e envelopes arquivados no armário.

Você terá acesso rápido a tudo e, como o sistema é inteligente, com poucos cliques todos os dados necessários vão aparecer na tela do computador.

Além disso, se você quiser, é possível registrar todas as obrigações e compromissos. Isso facilita a sua rotina e reduz o risco de esquecimentos em relação às contas a pagar e às datas exatas para o pagamento.

Exatidão das informações

Com esses sistemas as informações também ficam mais exatas e mais completas. Isso porque, como tudo estará em um único local, ficará mais simples gerar relatórios completos e você terá menos chances de pular alguma informação importante ou de perder algum documento.

Agilidade

Logo de cara você vai perceber essa vantagem! Ao registrar os dados uma vez no sistema, eles estarão disponíveis sempre que você precisar, então não será necessário digitar tudo novamente e perder tempo conferindo todas as informações.

Além disso, como todas as informações estarão integradas e todos os setores também, o acesso aos dados e às operações financeiras ficará mais rápido e mais eficiente.

Um funcionário não precisará ligar para o outro ou enviar e-mails longos pedindo cópias de relatórios, resumo de transações financeiras, dados de clientes etc.

Melhor controle do estoque

Em vez de ficar atualizando inúmeras planilhas e conferindo com frequência se os materiais que você precisa ainda estão disponíveis, você poderá registrar tudo em um único espaço dentro do sistema e pedir notificações em períodos de tempo previamente estabelecidos.

Com isso, a conferência do estoque ficará mais rápida e estará disponível em uma única tela, o que te dará uma visão global e tornará a análise mais rápida.

Convém ressaltar, ainda, que caso você adquira novos produtos, o acréscimo deles na tabela será automático em razão do controle integrado das notas fiscais.

Maior acessibilidade e relatórios mais completos

Os relatórios sobre vendas e faturamentos, por exemplo, estarão disponíveis a qualquer momento e para qualquer funcionário.

Isso permite que o trabalho flua mais rapidamente e aumenta a eficiência dos seus colaboradores, que terão muito mais prazer em realizar as atividades designadas.

Se não bastasse a questão da acessibilidade, os relatórios estarão sempre completos, afinal, como as atualizações são automáticas, as movimentações registradas por qualquer funcionário estarão disponíveis para todos em questão de segundos.

Segurança na gestão financeira

Com todas as informações financeiras em ordem, os riscos de pagamentos em atraso e de esquecimento em relação ao cumprimento das obrigações tributárias acessórias ficarão muito menores.

Consequentemente, você pagará menos juros e terá poucas chances de problemas com a fiscalização.

Além disso, com conhecimento integral das suas contas e noção precisa da realidade financeira da empresa, você terá mais segurança para pensar em investimentos e para planejar ações voltadas para o crescimento da empresa e para a captação de novos clientes.

Segurança no controle da documentação

Esses sistemas, conforme já mencionamos, utilizam a nuvem para o backup dos dados e dos documentos.

Então, em caso de falhas, de tentativas de invasões por terceiros mal-intencionados, ou de exclusão de arquivos por engano, eles poderão ser recuperados, já que existem cópias de segurança.

Isso é muito importante porque como você sabe, alguns relatórios e documentos financeiros precisam ser arquivados por 5, 10 e até 20 anos. Sem contar aqueles que você precisa ter durante todo o tempo de existência da empresa.

Com o software tudo isso ficará seguro e o melhor: não ocupará espaço em armários.

Economia

Como esses softwares agilizam as tarefas e demandam menos tempo dos seus colaboradores, com a ajuda deles você poderá reduzir a quantidade de empregados ou até mesmo aproveitá-los em funções mais estratégicas.

De uma forma ou de outra, isso significa economia. Concorda?

Além disso, o apoio desses sistemas vai permitir que você conheça todos os gastos da empresa e descubra setores com os quais você pode economizar, contas que você pode tentar reduzir e muito mais.

Com toda certeza um sistema de gestão financeira vai mudar a rotina do escritório, deixar o ambiente mais calmo e os funcionários mais satisfeitos. Consequentemente, os clientes terão um atendimento melhor e, com certeza, vão fidelizar os contratos.